Die E-Mail Flut, die uns allen kostbare Zeit raubt ist heutzutage immer noch ein leidiges Thema. Trotz den schlauen e-Mail Clients mit vielen verschiedenen Filtern und Archivierungsfunktionen, sind wir immer noch nicht im Stande die Flut zu bändigen. Das Problem ist nicht bei der Software, das Problem liegt schlicht und einfach bei uns selbst.
Ich habe hier einige Tipps parat, die vielleicht helfen können, ihre E-Mails besser zu verwalten um so mehr Zeit für anderes zu bekommen.
Da dieser Artikel doch umfangreich werden soll, werde ich den Artikel in mehreren Teilen veröffentlichen.

Tipp Nr. 1: Nicht von E-Mails ablenken lassen.
Haben Sie sich nicht auch schon selbst dabei ertappt, ständig ihre Inbox zu überprüfen, ob ein Mail angekommen ist? Diese Art von E-Mail Überwachung lenkt Sie stark vom ihrer aktuellen Tätigkeit ab. Mit diesem Verhalten stören sie ihre Konzentration und der Fokus an der aktuellen Tätigkeit. Das Ergebnis, die Produktivität sinkt.
Gewöhnen Sie sich dieses Verhalten ab. Am besten deaktivieren Sie jegliche Notifikationen und Alerts, die Sie auf neue Mails aufmerksam machen. Dies soll jetzt nicht bedeuten, dass Sie aufhören sollen Mails zu beantworten oder gar das e-Mail Medium zu benutzen.
Setzen Sie sich 2 bis 3 Termine am Tag, wo Sie in aller Ruhe ihre Mails abarbeiten. In der Zwischenzeit ist der Mailclient für Sie tabu.
Mit dieser Methode werden Sie im Endeffekt schneller mit dem abarbeiten der e-Mails und der Inhalt der Mails gewinnt an Qualität.
Diese Methode gilt natürlich nur für Infoworker, die Zeitunabhängig ihre Mails beantworten können. Für z. B. Supportmitarbeiter wäre diese Methode nicht zu empfehlen.

Tipp Nr. 2: Die Inbox freihalten
Dies erspart Ihnen unangenehme Telefonate mit der IT-Abteilung oder noch schlimmer, mit Kunden wenn die Inbox die Speicherbegrenzung überschritten hat. Zum anderen steigert es die Übersicht ihrer Inbox enorm. Wie soll das gehen, wenn innerhalb von einer Stunde 60 Mails in die Inbox fliessen?
Definieren Sie e-Mail Kategorien. Definieren Sie Regeln, die einkommende Mails in die entsprechenden Ordner verschiebt. Abonnieren Sie wirklich nur jene Newsletter oder RSS Feeds, die Sie auch wirklich interessieren. Archivieren Sie ihre Inbox regelmässig. Natürlich soll die Archivierung automatisch angestossen werden. Die aktuellen E-Mail Clients bieten meist eine solche Funktion an.
Ziel ist es, dass Ihre Inbox am Ende des Tages leer ist. Nehmen Sie sich 2 bis 3 Mal am Tag Zeit dazu ihre Inbox zu leeren und die Mails zu verwalten. Entwickeln Sie ihr eigenes E-Mail Archivierungssystem, so dass es für Sie am wohlsten ist damit zu arbeiten.

Soviel mal zum E-Mail Management 1. Teil. Die Tipps entspringen zum Teil aus meinen eigenen Erfahrungen und zum anderen von Leuten, die sich mit dem gleichen Problem auseinander gesetzt haben. Dieser Blog soll lediglich wiedereinmal die Wichtigkeit von persönlichem E-Mail Management aufzeigen.