Während einem Workshop zum Thema Intranetportal habe ich, mit einem ebenfalls externen Consultant, über Stolpersteine in der Unternehmensportalpolitik gesprochen. Das hat mich veranlasst, einmal die Top 5 der von mir beobachteten Fehler zusammenzustellen. Inklusive Lösungsansatz natürlich!

Tipp 1: Einwegkommunikation vermeiden
Eigentlich wissen wir es alle. Eine Strenge Kontrolle über das “Wer, Was und Wie” auf einem Intranet macht einfach keinen Sinn. Wenn man es den Benutzern einfach macht wird das Intranet auch genutzt. Aber wenn man im Intranet ausschliesslich Informationen lesen kann, hat es die Attraktivität einer Wetterprognose. Die liegt erstens immer falsch und zweitens möchte man dies den Herren Kachelmann und Bucheli auch einfach einmal sagen.
Und wenn wir schon dabei sind: Fragt die Leute nach ihrer Meinung! Stellt Q&A Seiten und Umfragen ins Intranet! Nutzt diese Inputs um das Intranet zu verbessern! Denn das Intranet ist immer ein „ongoing“ Projekt das nie aufhört. Wer etwa anderes behauptet liegt einfach nur falsch. Denn das Intranet spiegelt das Unternehmen und dessen Kultur. Wenn man die Benutzer “auf seiner Seite” hat ist eine erfolgreiches Intranet garantiert.

Tipp 2: Individualisierung
Eine typische Anforderung eines Portal Steering Komitees ist die einheitliche Homepage für alle. Eine einzige Homepage auf der alle Informationen des ganzen Unternehmens gleich sichtbar sind. Gleichzeitig kann man von dieser Seite nach überallhin navigieren. Die Idee ist zwar nicht schlecht, aber einfach gesagt: es funktioniert nicht. Gewisse Inhalte sind relevant für viele, aber nicht für alle. Zwingt dem Benutzer nicht eine unternehmensweite Webseite auf die er jedesmal wegklicken muss! Gebt dem Benutzer lieber eine Seite die er sich selber zusammen stellen kann. So ist er fokussiert auf das was ihn interessiert und nicht auf das was alle interessieren sollte.

Tipp 3: Businessapplikationen integrieren
Was nützt eine perfekte Intranet Plattform, wenn ich jeden Task, den ich während meiner Arbeit erledige, in einer anderen Applikation ausführen muss. Heute ist es möglich, mit einer robusten SOA Schicht gewisse Komponenten auf einem Portal zu integrieren. Stellt also sicher, dass die Intranet-Plattform mit dem Kern der Businessanwendungen integriert werden kann. Eine gut integrierte Businessapplikation erzeugt fast für alle Benutzergruppen einen Mehrwert. Sei es, dass die meisten Tasks gleich auf dem Intranet erledigt werden, oder dass dem Management in einer Dashboard Ansicht Daten zur Verfügung stehen. Nur so lässt sich die Vision einer 360 Grad Ansicht auf das Unternehmen verwirklichen.

Tipp 4: Verständnis für die Rolle des Web 2.0 im Unternehmen fördern
Bedenken, welche Unternehmen in diesem Zusammenhang hegen, gehen immer in die gleiche Richtung: Verlust der Produktivität. Das Web ist voll mit gegenteiligen Artikeln zu diesem Thema. Trotzdem diskutiere ich meist genau diese Themen während meiner Arbeit.
Hier noch einmal in der Kurzform: Arbeit und Geschäftserfolg hat etwas mit Vernetzung von Menschen zu tun. Ausser bei Henry Ford und dem Taylorismus. Aber wer Infoworker im Betrieb hat und an den Taylorismus glaubt hat auch kein Intranet. O.K. das dachte ich zumindest!

Tipp 5: Suche optimieren
Das Schlimmste was einem Benutzer passieren kann ist, dass er auf dem Intranet seine benötigte Information nicht findet. Ich weiss es aus eigener Erfahrung: eine gute Suche zu haben ist eine technische Herausforderung. Gewichtung der Resultate, Best Bets und so weiter. Es ist aber nicht nur eine Herausforderung für die Technik. Nein, auch die Autoren müssen mitarbeiten in dem sie ihre Artikel richtig schreiben, mit Metainformationen versehen und so weiter. Meistens sträubt sich aber dann ausgerechnet der Manager dieser Autoren gegen diesen Mehraufwand, weil er den Produktivitästverlust fürchtet (siehe Fehler bzw. Tipp 4). Somit sind wir in einem Kreis der Argumente angelangt. Und jedesmal, wirklich jedesmal, sagt dann einer der versammelten Manager plötzlich: “Hey bei Google geht es doch auch”. Und sofort beginnt der Portal Admin Gegenbeweise zu erbringen und so weiter. Nur: während dieser Zeit ist die Suche kein bisschen besser geworden.