Das „I need to…“ Web Part ist irgendwie ein praktisches Ding. Es vereinfacht für den Benutzer den Zugriff auf viel benötigte Ressourcen. Wie gerne würde man das für eine eigene Site Collection einsetzen. Die Konfiguration des Web Parts stellt einem aber vor ein Rätsel. Woher kommen die Filter und was für Werte werden gebraucht und wo werden die Links hinterlegt?

Hier eine kleine Anleitung wie man sich sein eigenes „I need to…“ Web Part konfiguriert. In diesem Beispiel gehen wir davon aus, das wir eine Taskliste haben und den Benutzern auf der Frontseite über das Web Part ermöglichen möchten, direkt einen neuen Task zu eröffnen ohne dabei in die Taskliste zu navigieren.
Das Web Part benötigt eine eigene Liste aus der die Informationen für das PopUp Menü bezogen werden. Als erstes müssen wir also eine solche Liste erstellen. Am besten nimmt man als Vorlage die „custom list“. Diese enthält keine Spalten Einträge. In diesem Beispiel nenne ich die Liste „Action“.

Wenn man eine Liste erstellt ist immer eine Defaultspalte vorhanden. Diese heisst „Titel“. Wir benutzen diese Spalte gleich um den Namen der später im PopUp des Web Part erscheinen soll anzuzeigen. Trotzdem braucht es zwei weitere Spalten. Der Filter und der Wert sowie eine URL für den Link. Um die zwei weiteren Spalten zu erstellen, navigiert man zu den Listen Einstellungen und dort die neuen Spalten.

Die erste Spalte enthält die URL für den Link: Diese Spalte muss „URL“ heissen und vom Typ „Hyperlink or Picture“ sein.

Die zweite Spalte ist der Filter. (Im Beispiel heisst sie „Sichtbar“) Jeder Eintrag in die „Action“-Liste wird dann mit einem Wert versehen. Um die Spalte zu erstellen wählt man eine Spalte vom Typ „Choice“ und gibt eine Auswahl wie etwa Ja/Nein an.

Wenn die Spalten erstellt sind, kann man nun in die Liste (Action) die Einträge machen die später als Einträge des PopUp Menüs erscheinen werden. Im Feld „Titel“ wird der Text eingegeben der später erscheinen soll (Neuer Task).

Bei URL müssen wir ein paar Schritte unternehmen: Wir wollen ja einen direkten Link zu einem neuen Task und nicht einen Link zu der Taskliste. Deswegen müssen wir die URL haben mit der ein neuer Task erstellt wird. Dazu erstellen wir in der gewünschten Taskliste einen neuen Task. Wenn wir einen neuen Task erstellen wird in der URL Leiste des Browsers die URL angezeigt mit der ein neuer Task angelegt wird. Diese URL kopiert man sich bis zu dem „?“ und kopiert diese in das URL Feld.

Bei Filterwerte (Sichtbar) setzt man noch den Wert auf „Ja“ und der erste Eintrag für das Web Part ist fertig.
Nun fügt man das Web Part „I need to…“ an der gewünschten Stelle ein. Bei „List Name“ wählt man seine soeben erstellte Liste aus (Action). Das Filter Feld wird auf „Sichtbar“ gestellt und als Wert wird „Ja“ definiert. Danach funktioniert das Web Part.

Weitere Einträge kann man sich nun über die Liste Action hinzufügen.