Permalink

1

HowTo: Metadaten organisieren mit SharePoint Content Types

Enterprise Metadaten Management Funktionen in MOSS 2007

Office SharePoint Server 2007 hat mehrere Funktionen, die einem erlauben, eine Metadatenstrategie umzusetzen. Das wichtigste Ziel der Definition von Metadaten ist die Verbesserung der Speicherung und der Abfrage von wertvollen Ressourcen einer Organisation. Office SharePoint Server 2007 bietet Tools um Container für die Metadaten (Inhalt) und Werkzeuge für die Integration dieser Metadaten (Spalten) in die Suchfunktion zu definieren.

Die grundlegenden Schlüssel zu einer Content Management Strategie ist die Entwicklung eines Verständnisses für die Arten von Dokumenten und deren Nutzung innerhalb der Organisation. Zu den Typen von Dokumenten gehören Formulare, Verträge, und jede Art von Papier oder elektronischen Dokumenten, die Aktivitäten zwischen den Abteilungen dokumentieren oder die Interaktion mit den Kunden übernehmen.

Inhalts Typen (Content Types) in Office SharePoint Server 2007 kapseln einzelne Metadaten Felder, Workflow Zuweisungen und Information Management Richtlinien. Als Ergebnis, schaffen die Content Types eine Infrastruktur, die Informationen in einem Dokument eines Content Types anders verarbeiten lassen als ein Dokument mit einer anderen Art Content Type. Unterschiedliche Content Types können unterschiedliche Workflows oder andere Prozess anstossen.

Site Columns

Das Aufzeichnen von spezifischen, strukturierten Daten über ein Dokument ist für ein DMS von wesentlicher Bedeutung. Dies hilft einem, bei der Erstellung von Metadaten. Dadurch können die Dokumente besser gefunden werden, da die Volltext Suche in der Regel, durch die fehlende Relevanz, zu unpräzise Such Resultate liefert. Unsere Kunden sind der Meinung, die Volltextsuche befreit uns von der Notwendigkeit, Dokumente zu beschreiben die wir speichern. Fakt ist, Leider befreit es uns nicht von der Verantwortung, sondern bietet nur eine Alternative.
In Office SharePoint Server 2007 werden Metadaten in den Spalten, und im Kontext von Content Types, in site columns gespeichert. Site columns sind wie Spalten, die in jeder Liste und in jeder Dokument Bibliothek innerhalb MOSS vorhanden sind. Ihr Gültigkeitsgereich limitiert sich auf die Sites. Dieses Site Collection Scoping hilft bei der Verbesserung der Konsistenz bei der Benennung der Spalten in Listen, Dokumentbibliotheken, und der Content Types.

Workflows

Workflows sind von Bedeutung für die Daten, die in einem Content Type enthalten sind. MOSS bietet die Möglichkeit, mehrere Workflows automatisch zu beginnen für die unterschiedlichen Arten der Inhalte, wenn Dokumente von eines bestimmten Typs hinzugefügt oder geändert werden. Workflows transformieren die statischen Daten, die in einem Content (der Inhalt des Dokuments selbst), und die Site Columns zu der sie gehören in ein lebendiges Dokument, das automatisch Aktionen ausführt. Dies können Arbeitsabläufe zu regulatorischen Zwecken sein, oder das Auslösen von Bestellungen.

Die Tatsache, dass Inhalte an Workflows gebunden werden können, ermöglicht praktisch grenzenlose Möglichkeiten für das Informationsmanagement.

Information Management Policies

Information Management Policies lassen keinen Raum für Flexibilität ausser für Workflows. Richtlinien für das automatische Zuweisen von Labels oder Barcodes helfen regulatorischen Richtlinien einzuhalten. Auch für diese Zwecke werden Content Types für die Kategorisierung eingesetzt.

Implementieren von Metadaten mit MOSS 2007 Content Types

1. Für das Beispiel erstellt man zuerst eine Word Vorlage für eine Bestellung und speichert diese auf dem Rechner als Word Vorlage ab.

2. Danach erstellt man auf dem MOSS eine neue Site. Ich habe im Beispiel eine Site mit dem Namen „Verkauf“ erstellt.

3. Nun erstellt man einen ersten Content Type. „Site Action“ und dann „Site Settings“. Wenn man ein Publishing Template verwendet hat, geht man auf „Modify All Site Settings“ Dort navigiert man zu der „Galleries“ Spalte und dort auf „Site content types“. Mit „Create“ erstellt man einen neuen „Content Type“.

ct1.JPG

4. Für das Beispiel habe ich den Namen „Bestellungen“ verwendet. Wichtig ist, das hier nun für „Select parent content type from“ „Document content types“ verwendet wird. Ebenso bei „Parent content type“ muss auf „Document“ umgestellt werden. Ebenso erstellt man in diesem Schritt auch eine eigene neue Gruppe. In dem Beispiel habe ich sie „Scolab“ genannt. Mit „ok“ erstellt man den Content Type“.

ct2.jpg

5. Nach dem „o.k.“ kommt man auf die die Seite „Site Content Type“. Dort fügt man nun mit „add from new site column“ eine weitere Spalte hinzu.

ct3.jpg

6. Im Beispiel benennen wir sie „Kundennummer“. Der Name darf hier keine Leerschläge haben. Bei „Group“ erstellen wir ebenfalls eine neue Gruppe und nennen sie „Verkauf“. Mit „ok“ bestätigen.

ct4.jpg

7. Nun wiederholt man Schritt 5 bis 6 um eine weiter Spalte zu erstellen. Diese heisst nun „VersandID“. Sie gehört ebenfalls zu der Gruppe „Verkauf“. Die Gruppe kann nun aus aus den „existing group“ ausgewählt werden.

ct5.jpg

8. Zurück auf der Seite „Site Content Type“ klickt man nun auf den „Advanced settings“ link.

9. In den „Site Content Type Advanced Settings“ in der „Document Template“ Sektion klickt man nun auf „Upload a new document template“ und sucht mit „browse“ die im ersten Schritt erstellte Vorlage für den Verkauf.

ct6.jpg

Wir haben nun eine Content Type namens „Bestellung“ erstellt welcher zwei spezifische Spalten namens „Kundennummer“ und „VersandID“ sowie eine eigene Word Vorlage hat. Die beiden Spalten „Kundennummer“ und „VersandID“ werden nun in jeder Dokument Bibliothek, in der Dokumente die zu diesem Content Type gehören gespeichert sind, erscheinen.

Es braucht aber noch ein paar Schritte um die Fertigstellung des Content Type abzuschliessen und ihn für die Metadaten Suche zu aktivieren. Die nächsten Schritte erstellen den Content Type indem man ihn einer Dokumente Bibliothek zuweisen. Danach müssen wir das Word Template modifizieren, so dass es ebenfalls von von „Kundennummer“ und „VersandID“ weiss.

Implementierung der Content Types auf eine Liste

10. Nun wechselt man in die Dokument Bibliothek der Seite und geht dort in die Einstellung der Liste „Settings“ und dann „Document Library Settings“. Dort klickt man auf den Link „Advances settings“. Hier wird nun mit dem Radio Button „Yes“ bei „Allow management of content types“ die Veränderung von Content Types für die Liste zugelassen.

ct7.jpg

11. Zurück auf der „Customize Documents“ Seite, in der Content Types Sektion, clickt man auf den „Add from existing site content types“ link. Hier kann man nun aus der Gruppe „Scolab“ den Content Type „Bestellungen“ auswählen.

ct8.jpg

12. Wieder zurück auf der „Customize Documents“ Seite, clickt man nun auf den „Change new button order and default content type“ Link. Dort setzt man das Word Template auf die Position 1 und blendet das Default Dokument aus.

ct9.jpg

Der Content Type ist nun mit der Dokument Bibliothek assoziiert.

ct10.jpg

Nun müssen wir noch die Wordvorlage darauf vorbereiten mit dem neuen Content Type zusammen zu arbeiten.

Aktualisieren des Word Templates

13. Von der Dokument Bibliothek klickt man dazu auf „New“. Nun öffnet sich Word mit dem zugewiesenen Dokument Template. Nun gibt man Werte bei „Kundennummer“ und „VersandID“ ein. Danach speichert man das Dokument. Sobald das Dokument gespeichert ist, kann man nun diese Inhalte auch im Dokument selber benutzen. Über die Schnellbausteine (Quick Parts) kann man nun die Inhalte in die Vorlage einbauen. Danach kann man den Inhalt wieder löschen. So bleibt der Textbaustein bestehen.

ct11.jpg

Nun speichert man dieses geänderte Dokument wieder als Word Vorlage. Im nächsten Schritt werden wir die erste Vorlage mit dieser Neuen ersetzen.

Das Document mit den Content Type Metadata verbinden

14. Zurück auf der MOSS Seite klickt man „Site Actions“ und dann auf „Site Settings“. In der Galleries Liste klickt man auf „Site Content Types“. Dort sucht man die Gruppe „Scolab“ dort klickt man auf den Content Type „Bestellung“. Wenn sich die „Site Content Type: Bestellung“ Seite geöffnet hat. navigiert man zu den „Advanced settings“. Dort kann man unter „Upload a new document template“ die neue Word Vorlage hochladen.

ct12.jpg

Mit Metadaten die Suche verbessern

Damit in diesem Schritt alles klappt muss der Indexer die Modifikationen bereits erfasst haben. Am einfachsten startet man (in der Testumgebung) einen vollen Indexierungslauf. Ansonsten werden die Managed Propertys in Schritt 16 nicht gefunden.

15. Nun wechselt man in die Zentral Administration. Hier wird nun im SharedService in der die Webseite enthalten ist die Such Einstellungen angepasst. Dazu klickt man auf den SharedService dort auf „Search Settings“. Danach klickt man auf den „Metadata property mappings“ Link. Hier erstellt man eine „New Managed Property“.

16. Auf der „New Managed Property“ Seite gibt man nun einen Namen ein. Für unser Beispiel nennen wir sie „Kundennummer“. Wichtig ist nur noch, dass man die Werte auch in die Managed Property einlesen lässt. Dies geschieht in dem man „Include values from all crawled properties mapped“ aktiviert. Bei „Mappings to crawled properties“ klickt man auf „Add Mapping“. Bei „Crawled property name“ kann man alle Property durchsuchen. Die Suche nach „Kundennummer“ zeigt das Resultat als „ows_Kundennummer(Text)“ an. Diese Property ist die richtige.

ct13.jpg ct14.jpg

17. Schritt 16 wird nun auch für „VersandID“ gemacht.

18. Nun wechselt man als administrativer Benutzer in die Suchseite der SharePoint Seite. Dort klickt man „Advanced Search“ . Danach klickt man auf „Site Action“ um die Seite zu editierten. (Wenn kein „Advanced Search“ angezeigt wird, sucht man einfach nach was. Wenn die Resulat Seite angezeigt wird, erscheint der Link zur „Advanced Search“.) Nun modifiziert man das Web Part „„Advanced Search Box“.

ct15.jpg

19. In der Leiste die nun erscheint expandiert man die Gruppe „Properties“. Danach klickt man in den Text in „Properties“. Erst dann erscheint ein Edit Icon und ein Editor in dem ein XML File angezeigt wird erscheint.

ct16.jpg

In dem Editor scrollt man nun nach oben und sucht den <PropertyDef> Tag. Für unser Beispiel addiert man nur die beiden Tags:

<PropertyDef Name=“Kundennummer“ DataType=“text“
DisplayName=“Kundennummer“/>
<PropertyDef Name=“VersandID“ DataType=“text“
DisplayName=“VersandID“/>

Nun scrollt man weiter nach unten bis man den <ResultType> gefunden hat. Dort stellt man sicher das „DisplayName attribute“ auf „All Results“ gesetzt ist.

Nun müssen noch die entsprechenden „PropertyRef“ Elemente in dem <ResultType> Knoten gesetzt werden:

<PropertyRef Name=“CustomerID“/>
<PropertyRef Name=“ShipToID“/>

Danach beendet man den Editiermodus der Suchseite. Nun kann über die „Property Restrictions“ in der Erweiterten Suche über das Popup Menü die Suche eingeschränkt oder erweitert werden.

ct17.jpg

Und das war erst der Anfang. Mehr zu diesem Thema folgt in Kürze.

Autor: Christoph Müller

Christoph Müller ist Consultant, Blogger und Podcaster rund ums Thema SharePoint, Digital Transformation, Cloud, Mobile und Netzpolitik.

1 Kommentar

  1. Eine andere Möglichkeit bietet die Taxonomy Extension über die Kategorisierung von SharePoint Inhalten, unabhängig vom Contenttype, Liste oder Site. Die Kategorisierung kann manuelle (unterstützt durch Vorschläge) oder automatisch (regelbasiert) erfolgen. Einmal kategorisiert werden die Inhalte über Content Discovery Componenten leicht wiedergefunden, u.a. A-Z Index, Kategoriebaum, Verwandte Inhalte-Links usw.

    http://www.sharepartxxl.com/products/taxonomy/default.aspx