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HowTo: Optimieren der „Word in Webseiten“ Konvertierung

Das Konvertieren von Office Dokumenten in Webseiten wird wohl nicht in jeder Umgebung gebraucht. Trotzdem ein nettes Feature welches man vielleicht gerne seinen Benutzern zur Verfügung stellen würde. Denn wenn jemand, zum Beispiel Artikel auf der Intranet Seite, erfassen muss, ist es für ihn einfacher in Word zu arbeiten als auf der SharePoint Seite den Text abzufüllen. Das Problem mit Word ist aber, dass nach der Konvertierung in SharePoint die resultierende Webseite aber anders aussieht als das Word Dokument. Fonts, Grössen und so weiter stimmen nicht mehr. Zuständig für das Styling der konvertierten Word Datei ist rca.css. Diese Datei findet man unter der Style Library. Wie passt man nun aber am besten Word an, so dass CSS und Word zusammen passen?

In diesem Beispiel wollen wir eine Formatvorlage zur Verfügung stellen, in der es nur „Standard“ Text und eine „Überschrift“ gibt.
Dazu erstellen wir eine Word Vorlage, in denen es nur diese beiden Formatvorlagen gibt. Dazu benutzt man „Formatvorlagen verwalten“ im Fenster „Formatvorlagen“.

In diesem Menü schränkt man alle Vorlagen ein, ausser den beiden gewünschten. Diese führt dazu, dass die Vorlage nun mit einem Passwort versehen wird.

Anschliessend hat man im MS Word nur noch die beiden Formatvorlagen zur Auswahl. Diese Datei speichert man als neue Wordvorlage ab. Diese Wordvorlage braucht man später als neue Dateivorlage innerhalb eines Content Typs.

Nun passen wir die Styles in rca.css entsprechend unseren Anforderungen an. Wenn man die rca.css Datei anschaut fällt einem auf, dass die Benennung der Styles genau den Formatvorlagen von Word entsprechen. Dies macht die Zuweisung einfach. Im Beispiel hätten wir gerne die Schrift „Calibri“ wie in den Word Formatvorlagen ebenfalls auf der Webseite.

Nun wird die Konvertierung auf dem SharePoint Server konfiguriert (Ich gehe davon aus, dass alle Einstellungen in der Zentral Administration bereits gemacht wurden). Die Einstellungen für die Konvertierung von Word zu Webseite werden über Content Types eingestellt. Dazu erstellt man zuerst eine neue Dokumenten Bibliothek. In dieser werden dann die Word Dokumente gespeichert die Konvertiert werden sollen. Danach erstellt man für diese Dokumenten Bibliothek einen neuen Content Type. Am einfachsten, basierend auf dem Dokumenteninhaltstypen.

Wenn der Content Type erstellt ist, kann man in Einstellung des soeben erstellten Content Typs die Konvertierungseinstellungen konfigurieren. Damit rca.css auch verwendet wird, wählt man im Seitenlayout die „Artikelseite nur mit Text“ aus. Bei den CSS-Format Einstellungen lässt man die Styles in die Formatdefinitionen speichern.

Ganz zum Schluss lädt man noch die vorhin erstellte Wordvorlage als Dokumentvorlage zu dem Content Type hinzu und deaktiviert die standardmässige Worddatei.

Danach sollte unter dem Tab „Neu“ nur noch die Word Vorlage mit den limitierten Word Formatvorlagen zu sehen sein.

Wenn man sich nun über „Neu“ ein Word Dokument öffnet kann man keine Fonts auswählen und kann auch sonst keine weiteren Stile anwenden.

Sobald die fertig gestellte Worddatei auf den SharePoint Server zurück gespeichert ist, kann man sich die Datei in eine HTML Webseite konvertieren lassen.

Hier das Resultat: Die Überschrift und der Lauftext werden mit den korrekten Farben und der korrekten Schrift angezeigt. Auch das Bild wird mit angezeigt, obwohl im Seitenlayout „Artikelseite nur mit Text“ ausgewählt war.

Autor: Christoph Müller

Christoph Müller ist Consultant, Blogger und Podcaster rund ums Thema SharePoint, Digital Transformation, Cloud, Mobile und Netzpolitik.

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