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HowTo: Publishing von Outlook Kalender über Office Online

Bei uns im Betrieb tauchte die Frage auf, wie wir in unserem Exchange 2007 und SharePoint 2007 Umfeld mit unseren externen Partnern im Bereich Meeting und Termin Management besser zusammen arbeiten können. In diesem Zusammenhang taucht die Anforderung der Benutzer auf, dass ihre Partner auch auf die Kalender von unseren Mitarbeiter sehen können. Wir haben kurz über ein Benutzer Provisionierungssystem über eine MOSS Seite nachgedacht. Aber schon ein paar Tage später haben wir eine viel einfachere Lösung gefunden.

Outlook 2007 kann seine Kalender im .ics Format freigeben und aktualisieren. Dabei können diese Kalender auf einem beliebigen WebDAV Share liegen. Microsoft selber bietet aber einen solchen Service, ohne das wir auf unserem Webserver WebDAV aktivieren. Dieser Dienst kann gratis über Office Online, direkt aus Outlook 2007 heraus bezogen werden. Natürlich können in diesem Falle nur Benutzer mit einem Live Konto sich dann auch identifzieren.

Mit Rechtsklick auf einen Kalender kann die Freigabeart eines Kalenders bestimmt werden. Dieser kann per E-Mail versendet oder eben im „Internet veröffentlicht werden. Der Vorteil einer Veröffentlichung im Internet ist, dass jedesmal, wenn Outlook ein „Senden und Empfangen“ Vorgang auslöst, der Kalender im Internet (WebDAV) aktualisiert wird.

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Entsprechend der gewählten Option muss nun entweder ein Live Konto (Office Online) oder das Passwort des entsprechenden WebDAV Shares angegeben werden.
Im Anschluss daran wählt man die entsprechenden Berechtigungen wie auch den Detailierungsgrad der veröffentlichten Informationen.

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Nach diesem Schritt öffnet Outlook ein neues E-Mail mit den passenden Links für die Einladung.

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Diese können nun von dem Mail Empfänger abonniert werden. Die eingeladenen Benutzer figurieren gleichzeitig als berechtige Benutzer des freigegeben Kalenders. Die Berechtigungen für den Zugriff auf den freigegeben Kalender können sowohl auf der Webseite wie auch im Outlook weiter konfiguriert werden. Das heisst, es können Benutzer entfernt und neue hinzugefügt werden.
Natürlich muss der Kalender nicht zwingend in eine Applikation die mit dem .ics Format umgehen kann importiert werden. Der freigegebene Kalender kann auch im Web betrachtet werden.

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.ics kompatible Programme sind unter anderem der Windows Kalender von Vista, iCal von Apple, oder Mozillas Sunbird.

Autor: Christoph Müller

Christoph Müller ist Consultant, Blogger und Podcaster rund ums Thema SharePoint, Digital Transformation, Cloud, Mobile und Netzpolitik.

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