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HowTo: SharePoint Meeting Workspaces in Outlook konfigurieren

Ein perfektes Feature: aus dem Outlook Kalender gleich einen SharePoint Team Workspace einzurichten. Diese tiefe Office Integration ist ja ein Grund, der deutlich für den Einsatz von Microsoft Office SharePoint Server 2007 spricht. Aus Benutzersicht ist dies aber nicht trivial. Outlook fragt den Benutzer, auf welchen Server, mit welchem Site Template und mit welcher Sprache man den Team Workspace einrichten möchte. Dies ist in einer grösseren Umgebung natürlich nicht der Weg den die IT einschlagen möchte. Deswegen würde man gerne die Konfiguration vordefinieren.

Hier ein Weg wie man es anstellen kann, dass dem Benutzer alle Einstellung abgenommen werden und alle Meeting Workspaces nur unter einem Pfad abgespeichert sind.

Als erstes definiert man in MOSS einen „managed path“. Wie zum Beispiel https://servername/meetings. Unter dieser URL erstellt man lediglich eine leere Seite. Das Erstellen mindestens einer Seite ist jedoch notwendig, da sonst Outlook die „Site Templates“ nicht beziehen kann.

Nun wird über GPO einen Registry-Eintrag an den entsprechenden Benutzer verteilt. Die nötigen Anpassungen befinden sich unter:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Meetings\Profile\MRUInternal

Unter diesem Eintrag befindet sich ein „policy string“ dessen Syntax so aussieht:

http://Server1 |Friendly name for server 1|TemplateLCID|TemplateID|TemplateName|OrganizerName|

Ein aktueller String sieht aus:

http://collab.firma.com/meetings|Firma Meeting Workspaces|1031|MPS#1|Leerer Besprechungsarbeitsbereich||

Der String enthält also sechs Felder, die jeweils mit einen | voneinander getrennt werden. Ingesamt müssen es sechs pipes „|“ sein. Die sechs Felder des Registry Eintrages enthalten folgend Informationen:

– Feld 1: URL des Servers
– Feld 2: “Friendly name” des Servers
– Feld 3 TemplateLCID
– Feld 4: TemplateID
– Feld 5: TemplateName
– Feld 6: OrganizerName

Beim Feld 1 trägt man nun die URL „managed path“ ein, in dem man beabsichtig hat, die Meeting Workspaces abzulegen. Also zum Beispiel  https://servername/meetings.

Feld 3 (TemplateLCID ) enthält die Template ID: Hier die Liste mit den Standard Templates Nummern:

Mps#0 – Basic Meeting Workspace
Mps#1 – Blank Meeting Workspace
Mps#2 – Decision Meeting Workspace
Mps#3- Social Meeting Workspace
Mps#4- Multipage Meeting Workspace

Mit dieser Vorkonfiguration kann der Benutzer nun loslegen und zu seinen Meetings gleich einen MOSS Meeting Workspace einrichten.

Autor: Christoph Müller

Christoph Müller ist Consultant, Blogger und Podcaster rund ums Thema SharePoint, Digital Transformation, Cloud, Mobile und Netzpolitik.

1 Kommentar

  1. Die ganzen hier beschrieben Funktionen gabes 1:1 auch schon in Office 2003 und Sharepoint 2003.

    Die Microsoft hat es leider verabsäumt hier wirklich Neuerungen zu entwickeln in dem Umfeld.

    Trotzdem net zusammengefaßt fals jemand noch gar nicht mit Meeting Workspaces in berührung gekommen ist.