Heute spreche ich über ein sehr nützliches und simples Feature von SharePoint Dokumentenbibliotheken. Nämlich wie man Inhalte von SharePoint Dokumentenbibliotheken mit MS Word verlinkt. Mit einer SharePoint Dokumentenbibliothek ist es möglich, Metainformationen von Dokumenten innerhalb des Dokumentes anzuzeigen und zu verändern. Werden Metainformationen innerhalb der Dokumentenbibliothek im Data-Sheet Modus verändert, werden die Werte innerhalb des Word-Dokumentes automatisch angepasst. Werden die Werte im Word-Dokument verändert, passen sich die Werte in der Dokumentenbibliothek an.
Dieses Feature ist sehr nützlich, wenn mann Inhalte von Word-Dokumenten direkt in einer Dokumentenbibliothek anzeigen möchte, ohne MS Word starten zu müssen.
Wie das geht zeige ich hier, Schritt für Schritt:
1. Erstellen einer neuen Dokumentenbibliothek in Ihrer SharePoint SiteCollection.
2. Hinzufügen von weiteren Spalten, dessen Inhalte mit dem Word-Dokument verlinkt werden sollen.
Added columns to document library
3. Über das Menu “Insert” und “Quick Parts” können nun die neu hinzugefügten Spalten der Dokumentenbibliothek in das Word-Dokument eingefügt werden.
Quick parts in MS Word
Speichert man nun das Word-Template ab, wird das Template der Dokumentenbibliothek automatisch überschrieben.
Jetzt können wir unser neues Word-Template mit den verbundenen Metadaten aus der Dokumentenbibliothek bereits verwenden. Wählt man nun über das Menu “Neu” ein “Neues Dokument” aus, wird das entsprechende Word-Template geöffnet und man kann die Metadaten dazu eingeben.
Metainformationen in MS Word
Die eingegebenen Metadaten werden nach dem Abspeichern des Dokumentes in der Dokementenbibliothek angezeigt.
Document library with metadata
Und voilà, somit haben wir ein Word-Dokument erstellt, welches mit den Spalten einer Dokumentenbibliothek verlinkt ist. Die Metainformationen können, wie oben schon erwähnt, direkt in der Liste verändert werden. Word übernimmt die Änderungen automatisch.
Viel Spass beim ausprobieren.
