SharePoint Workspace 2010 zeigt diese jeweils mit einem Art-Dokument-Icon an. Wenn man auf dieses Icon klickt, wird der Status angezeigt. Dieser verrät dann auch, dass der Inhalt „veraltet“ ist.

Ich habe hier bereits einen Artikel über das Aufräumen der Kommunikation im SharePoint Workspace 2010 geschrieben. Allerdings nützt dies in diesem Fall nichts, da die Kommunikation nicht hängt, sondern SharePoint Workspace 2010 von einem Konflikt ausgeht. Dokumente die den Status „veraltet“ haben, können dementsprechend nur noch im Lese-Modus geöffnet werden.

Microsoft hat sich bezüglich den Synchronisationskonflikten bei der aktuellen Version einiges überlegt und auch ein Werkzeug für das Bearbeiten von Konflikten bereitgestellt. Diese Werkzeuge funktionieren bestens bei den neuen SharePoint Arbeitsbereichen. Allerdings erkennt SharePoint Workspace 2010 diese Fehler bei Groove Arbeitsbereichen nicht auf den ersten Blick als Synchronisationskonflikt. Aus diesem Grund kann man auch nicht auf diese Werkzeuge zugreifen.

Hier der Workaround der bei uns eingesetzt wird: In der betreffenden Groove Arbeitsbereich-Hierarchie muss der Autor eine zweite Datei (kann leer sein) ablegen. Diese zweite Datei wird in diesem Fall ebenfalls nicht ganz richtig synchronisiert. Sobald aber zwei Dateien in einem Groove Arbeitsbereich den Status „veraltet“ haben, erkennt SharePoint Workspace 2010 den Konflikt und zeigt ein zusätzliches Ribbon-Tab an. Dort hat man dann den Zugang um die Synchronisation zu erzwingen.

Bei der Groove 2007 Version gab es das Tool grooveclean.exe. In der aktuellen Beta-Version ist dieses Tool direkt in der Groove.exe untergebracht. Um das 2010 Pendant von grooveclean.exe zu haben geht man folgendermassen vor:

1: In der cmd-Box navigiert man zu C:\program files\microsoft office\office14

2: groove.exe /clean

Der frühere Befehl “grooveclean –all” heisst nun neu „groove.exe /clean /all“. Aber Achtung, dieser Befehl löscht nebenbei das eigene Konto wie auch alle Workspaces komplett!!!

PS: In der Groove 2007 liegt das Tool unter: C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE12\GrooveClean\

Microsoft SharePoint Workspace 2010 bietet einen „neuen Workspace” an, der eben „Microsoft SharePoint Workspace 2010” heisst.  Dieser hat eine tiefe Integration in SharePoint 2010, aber nur mit SharePoint Server 2010 und SharePoint Foundation 2010 (So heisst der WSS in der neuen Version). Da dieser neue Workspace ein eigener Worksapce ist, funktioniert natürlich auch die Freigabe an andere Benutzer nicht mehr. Bisher konnte ja ein Benutzer der Zugang zu einem SharePoint Server hatte, eine Dokumenten Bibliothek synchronisieren und dann an die anderen Benutzer des Workspace freigeben ohne das diese eigentlich Zugang auf den SharePoint Server hatten. Dieser Vorgang geht nun nicht mehr.

Da also der neue Workspace nur die 2010-Version von SharePoint unterstützt, werden die 2007 Version Dateien noch mit dem alten Groove 2007 Tool „SharePoint Dateien“ synchronisiert. Dort hat sich aber nichts geändert, so dass die Zugriffsproblematik hier noch besteht.
Das heisst Microsoft SharePoint Workspace 2010 bietet zwei Modi: Offline Client zu SharePoint 2010 und alle bisherigen Workspaces (Workspaces und Folder Share). Passend nennt Microsoft diese Funktionen auch „Classic Mode“.
Bisher lagen die Daten von Groove 2007 verschlüsselt auf der Festplatte des Clients. Aus diesem Grund ergab sich auch die Grössenlimitation von 2GB. Nun das hat sich geändert. Die Kapazität der Festplatte ist das Limit. Ebenso können nun Workspaces durchsucht werden.

Es kann nun direkt aus den Office Applikationen in den Groove Workspace geschrieben werden. Also keinen Umweg mehr, bei dem man schnell in den Groove Workspace klicken und das Speichern bestätigen muss.
Klingt alles gut, oder? Nun wie haben sie das gemacht. Ganz einfach der Trick für all diese Funktionen liegt darin, dass man die Dateien nicht mehr verschlüsselt in einem DB-File ablegt, sondern direkt im Benutzerordner des Benutzers. Microsoft verweisst da ganz lapidar auf Bitlocker um diese Daten zu sichern. Nun Jussi, mit dem ich da an der TechEd bin, meint auf diese Ankündigung das SharePoint Workspace 2010 ja eigentlich damit ein neues Interface für „Offline Folder“ ist. Das trifft den Nagel auf den Kopf. Denn wirklich wird zu SharePoint Workspace 2010 ein Tool installiert, dass die Synchronisation mit SharePoint sicherstellt. Diese wird zusätzlich im Infobereich von Windows angezeigt und bedient.

Alles in allem sind es zwar nette Funktion die SharePoint Workspace 2010 mit sich bringt. Die Funktionen werden aber durch aufteilen in unterschiedliche Arten von Workspaces, weiteren Tools und Rückkehr zu einfachsten Synchronsierungsmechanismen  erreicht. Bezeichnend für diesen „Weg des geringsten Widerstandes“ ist auch der Fakt, dass an dem Groove-Server (die weiterhin so heissen) fast nichts geändert worden ist.

Und ja, es wird „vermutlich“ eine SharePoint Workspace 2010 Mac OS X Version geben. Und es wird einen SharePoint Workspace 2010 Mobile Client für Windows Mobile 6.5 ausgeliefert. Bezeichnend zu diesem Thema war die erste Frage aus dem Publikum: „Wird es eine iPhone Version geben“?

SharePoint 2010

Auf der offiziellen Produkteseite von SharePoint2010 wurden erste Videos aufgeschaltet.
So richtig informieren will Microsoft ja erst auf der SharePoint Konferenz 2009 in Las Vegas.
So ist auf der Office 2010 Backstage Seite noch nicht viel zu sehen (lediglich drei Filme sind online).
Trotzdem findet man so einiges, wenn auch ein bisschen versteckt. Der Film der vermutlich am meisten von SharePoint 2010 und SharePoint Workspace 2010 zeigt, ist die Live Demo von Paul Cannon (Office Product Manager)

Mittlerweile erscheinen ja für alle SharePoint-Versionen regelmässig Updates. Über diese Updates informiert nun das SharePoint Server TechCenter auch Technet. Dies sowohl für MOSS wie auch für WSS.

Expression 3

Zum gleichen Zeitpunkt wie Silverlight 3 ist auch die Expression Suite 3 veröffentlich worden. Hier ist sicher Expression Blend 3 interessant. Aktuell ist die Suite aber nur in Englisch verfügbar.

Ebenfalls einen Download wert scheint SketchFlow zu sein. Ein neues Programm innerhalb der Expression Suite. Damit können schnelle visuelle Prototypen erstellt und animiert werden.

Live Videos und eine perfekte Linksammlung zu allen Funktionen der aktuellen Expression Programme finden sich im Team Blog von Expression Blend und Design.

In diesem Zusammenhang wurden aber auch andere Silverlight Tools aktualisiert. Der DeepZoom Composer ist nun in der Version 1 verfügbar. Allerdings sind auch schon erste Fehler aufgetaucht. Die aktuellste Version kann unter diesem Link heruntergeladen werden.

FAST ESP
Ich werde immer wieder angefragt, wie das nun mit FAST ESP und SharePoint aussieht. Die Fragen drehen sich um Lizenzmodelle bis hin zur Integration. Ein guter Start um sich mit Hintergrundwissen zu versorgen ist der Blog von Vedant Kulshreshtha.

Ein weiterer guter Beitrag, wie die Integration technisch aussieht, ist auf Channel 9 zu sehen.  Das Video zeigt eine PDC 2008 Session zum Thema „FAST: Building Search-Driven Portals with Microsoft Office SharePoint Server 2007 and Microsoft Silverlight“

BASTA 2009
Parallel zur BASTA 2009 findet die ShareConnect 2009 statt. Eine Konferenz für SharePoint Entwicklung und Management. Auf dieser werde ich zwei Sessions halten. Wer also Lust hat soll vorbeikommen und mir Hallo sagen.

Initial entscheidet man sich, welche Dokument Bibliotheken oder SharePoint Seiten mit dem Laptop synchronisiert werden sollen. Colligo Contributor bietet für diese Prozedur einen richtigen 2-way sync, ganz im Gegensatz etwa zu Outlook 2007, das hier nur halbherzig Unterstützung bietet. Die Daten werden dabei lokal gespeichert und beim Start des Rechners, beim Start der Applikation und nach einem frei wählbaren Zeitzyklus synchronisiert. Es besteht aber auch die Möglichkeit einen 1-way sync einzurichten, so dass man einen read-only Zugriff einrichten kann. Wenn man nur diese Funktion braucht, könnte man sich theoretisch auch mit Outlook 2007 behelfen, denn der read-only Modus funktioniert in Outlook 2007 zuverlässig.

Dokumente werden über den Colligo Contributor per drag-and-drop zu SharePoint-Bibliotheken hinzugefügt. Zu diesem Zeitpunkt kann der Benutzer sofort Metadaten, die von der SharePoint-Seite übernommen wurden, dem Dokument anhängen. Der umgekehrte Weg funktioniert auch. Neue Dokumente können aus Colligo Contributor direkt auf den Desktop erstellt werden. Dabei werden die Forms und Content Types verwendet die auf der SharePoint-Seite vorhanden sind. Drag-and-drop wird auch bei E-Mails unterstützt. Existierende Dokumente können per Doppelklick geöffnet, editiert und wieder zurückgespeichert werden. Ähnlich wie bei dem aktuelle SharePoint Groove Workspace.

Im Gegensatz zum SharePoint Groove Workspace werden aber deutlich mehr Funktionen aus SharePoint unterstützt. Colligo Contributor unterstützt viele Standardlisten wie etwa Kalender, Events, Issues, Kontakte, Ankündigungen, Tasks. Auch SharePoint-Listen können modifiziert werden. So kann man etwa offline weitere Spalten hinzufügen und diese später dann auf die SharePoint Liste zurücksynchronisieren. Check-In und Check-Out wird zwar unterstützt. Jedoch nur wenn man online ist.

Die Colligo Contributor Pro bringt, im Gegensatz zu der Colligo Contributor Version, noch eine Integration in Outlook 2003 oder 2007.

Colligo Contributor Pro bindet zu diesem Zweck die SharePoint Seite an einen Outlook Ordner und synchronisiert den Inhalt in den Colligo Contributor Datenspeicher. Im Prinzip also nur eine etwas andere Sicht als die eigentliche Colligo Contributor Rich Client Applikation. Wer Outlook als seine Hauptapplikation braucht wird dies sicherlich einer parallel gestarteten Applikation vorziehen.

Der Colligo Contributor Client unterstützt fast alle Produkte bei denen irgendwie SharePoint im Namen vorkommt (WSS 3.0, WSS 2.0, MOSS 2007, SPS 2003). Der Client belegt etwa 5 MB auf der lokalen Laptop Festplatte und braucht keine zusätzliche Installation auf dem Server. Auf der Anwenderseite braucht es wenig bis kein Training.

Ich habe mich schnell an Colligo Contributor gewöhnt und die Outlook 2007 SharePoint-Synchronisation ausgeschaltet. Insbesondere weil Colligo Contributor flexibler mit Metadaten umgeht. Und weil die Synchronisation in beide Richtungen auch wirklich funktioniert. Etwas, das mir immer wieder Kopfzerbrechen und Unsicherheiten verursachte.

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Colligo Networks hat uns kostenlos eine Pro-Lizenz für diesen Test zur Verfügung gestellt. Dafür möchten wir uns bedanken. Gleichzeitig möchten wir aber unsere Unabhängigkeit behalten. Aus diesem Grund ist der Artikel nicht wertend sondern lediglich beschreibend.

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Trotzdem, die Integration in das OS ist fast nahtlos gelungen und wird auf Ordner Ebene gesteuert. Ähnlich wie „Groove Folder Share”.

Ebenfalls ähnlich wie „Groove Folder Share” ist die Möglichkeit Kurznachrichten zu hinterlassen. Im Gegensatz zu Groove ist es aber nicht als Chat gedacht, sondern mehr als Ergänzung zum Live Mesh Sharing Logfile. Diese Nachrichten werden dann auch zusammen mit dem Logfile über die Vorgänge im Ordner dargestellt. Was ein bisschen den Eindruck von Twitter hinterlässt.

Nun, mit diesen Möglichkeiten hat Microsoft uns eine Dokumente basierte Collaborations Plattform gegeben. Im Unterschied zu Twitter oder Facebook ist es aber nicht zentral gesteuert, sondern ein „Peer to Peer” Netzwerk. Nun kann also jeder sein eigens Facebook werden.

Wer sich das „Look and Feel” von Live Mesh einmal live anschauen möchte, kann sich unseren ausführlichen Screencast zu Gemüte führen.

Live Mesh startet mit der Idee das der Benutzer in das Zentrum seiner Computer und Geräte Umgebung kommt. In der aktuellen Betaversion können nach der Anmeldung für den Service PCs, auf denen Windows Vista oder XP läuft, ins persönliche so genannte Mesh eingebunden werden. Danach kann man auf den Geräten befindliche Ordner im Mesh freigeben, wodurch sie automatisch jederzeit zwischen allen Geräten und auch dem “Live Desktop” im Internet synchronisert werden. Diese Ordner können zudem für weitere Meshes anderer Nutzer freigegeben werden. So kann man Live Mesh zusätzlich als simples Kollaborationstool verwenden. Ausserdem bietet Live Mesh über den „Live Remote Desktop“ Fernzugriff auf alle eingebundenen PCs. So kann der User nicht nur die Daten sondern auch die darauf befindlichen Programme nutzen. Im Live Mesh enthalten ist auch der “Live Desktop”. Über diesen kann man sich auch von fremden Geräten aus in sein eigenes Live Mesh einklinken.

Die Parallelen zu Groove sind an vielen Ecken und Kanten zu erkennen. So ändert sich das Icon eines im Mesh freigegebener Ordner wie in Groove. Ebenso habe ich eine ähnliche Benutzer Steuerung an einem freigegeben Ordner wie in Groove. Auch die Funktionalität des Synchronisierens von Dateien ähnelt sehr der Funktionsweise von Groove und auch Lotus Notes. Es scheint, dass alle Technologie in der Ray Ozzie in seiner Karriere beteiligt gewesen ist sich im Live Mesh wieder finden. Warum das so ist schildert Ray Ozzie in einem Interview auf Channel 9.

Live Mesh soll letztendlich, gemäss General Manager Amit Mital in einem Blogeintrag schildert die Standard-Drehscheibe sein, über die Anwender von überall her ihre persönliche “digitale Welt” Geräte, Daten und Applikationen verwalten und nutzen können. Dies soll für möglichst alle gebräuchlichen Endgeräte, vom Handy bis zum Desktop, unabhängig vom Betriebssystem möglich werden. Eine Version für Mac OS X ist bereits auf der Webseite angekündigt. Gemäss Noah Edelstein (in einem Interview auf Channel 10) soll Live Mesh auch eine Plattform sein, auf der andere Softwareentwickler Zusatzanwendungen schreiben können.

Das alles klingt noch nicht sehr aufregend: Es gibt schon viele Tools für Fernzugriff, File-Synchronisation sowie das Speichern und Teilen von Daten übers Internet. Dass Microsoft diese in einem Service zusammenfasst, scheint nützlich aber nicht revolutionär. Mit Live Mesh verfolgt Microsoft aber trotzdem ehrgeizige Ziele: Der Service soll vermutlich ein Eckstein der “Software + Services”-Strategie werden. Dadurch hofft der Softwareriese, auch im Internet der Zukunft eine Schlüsselrolle zu behalten. Konkurrenten wie Google, IBM, Sun und Co. tendieren zu einer Zukunftsvision, in der immer mehr PC-Applikationen in die “Cloud”, die Internet-Wolke, abwandern, während die Endgeräte mehrheitlich zu reinen Zugangs- und Eingabegeräten werden, deren Betriebssystem keine Rolle spielt. Microsoft hingegen möchte die Applikationen selbst so weit wie möglich auf den Endgeräten halten. Die aus dem Internet gelieferten Services, wie eben Live Mesh, sollen es ermöglichen, dass auch so die gleichen Vorteile und der Komfort – unter anderem Zugriff von überall und einfache Zusammenarbeit – geboten werden können wie durch reine Internet-Services.

Toucan File Finder sucht nach Begriffen über alle oder einzelne Workspaces. Dabei lässt es einem Filter setzen in Bezug auf die Art der Dokumente und/oder die Speicher- oder Änderungsdaten. Leider ist es halt eine weitere Applikation die installiert werden muss. Aber die Gerüchte sagen uns ja, dass die Daten der nächsten Groove Version von der Windows Desktop Suche durchsucht werden können. In der Zwischenzeit werden wir einfach mit dieser Applikation leben. Was immerhin besser ist als gar nicht suchen zu können!

(Danke an Agent Kuper für den Tipp. IOU2)

Doch diese Lösung ist für kleine Arbeitsgruppen oder für einzelne Personen eher überdimensioniert und teuer. So blieb einem in der Regel nichts anderes, als dass man sich die Dateien von Hand aus dem Groove Workspace auf den eigenen Rechner kopierte.

Doch Dicodemy bietet mit GForce.Backup hier eine kleine Lösung welche für dieses Problem Hand bietet. GForce.Backup ist eine Applikation, ganz im Office 2007 Look gehalten, die Groove Workspaces backupen und wieder zurück spielen kann. Der ganz grosse Vorteil dabei ist, dass im Gegensatz zur Lösung der lokalen Kopie aller Dateien, auch Informationen aus Workspaces mit Listen gesichert werden können. Die einzelnen Workspaces können von Hand gebackup oder zurückgespielt werden. Ganz im Stile einer Backuplösung aber können die Backups, mit diversen Optionen versehen, geplant und ausgeführt werden.

Eine einzelne Lizenz von GForce.Backup kostet rund 70 Dollar. Was definitiv billiger als der Groove Administrations Server ist.

Ein bisschen unschön ist die Tatsache, dass bei Antworten auf Diskussions-Topics ein neuer RSS Eintrag erstellt wird. Dies entsteht durch die unterschiedlichen Konzepte von Groove Diskussionslisten und einem RSS-Feed. RSS unterstützt nicht die Möglichkeit auf einen Feed Antwort zu geben oder Feeds zu kapseln.

Trotzdem, wenn die Groove Diskussionslisten in einem Workspace benutzt werden und man darin Informationen suchen muss, lohnt es sich einen solchen Workspace als RSS Feed bereit zu stellen um so die Datenmengen darin gezielt durchsuchen zu können.