Nun, da ich jetzt auch einer von denen bin die Outlook 2010 Beta bei der täglichen Arbeit einsetzen, stolpere ich immer wieder über Rätsel. Eines dieser Rätsel war wie man die SharePoint Meeting Workspace Site in Outlook 2010 Beta einrichtet.
Hier meine Erkenntnisse.

In den Outlook Optionen gibt es den Punkt Menüband anpassen.

Wenn man in der ersten Spalte „Alle Befehle“ auswählt findet man den Befehl „Besprechungsarbeitsbereich“. Es ist aber nicht möglich diesen Befehl einem bestehenden Ribboneintrag hinzuzufügen (so wie es in Outlook 2007 möglich war). Neu muss man sich einen eigenen Reiter erstellen. Im rechten unteren Bereich kann man sich dann eine neue Registerkarte erstellen. Innerhalb dieser Registerkarte muss dann der Befehl in einer Gruppe untergebracht werden.  Diese Gruppe kann ebenfalls hier erstellt werden. Sobald diese Vorbereitungen gemacht worden sind, kann man sich endlich den Befehl hinzufügen.

Falls jemand einen besseren Weg kennt, lasst es mich wissen.

Wer heise.de verfolgt, hat es heute gelesen. Thawte stellt Web of Trust für kostenlose SSL-Zertifikate ein. Als ich diesen Artikel gelesen habe, erinnerte ich mich an eine andere Nachricht die ich vor ein paar Wochen gelesen hatte. Dort ging es um ein Update des „Windows Root Certificate Program“. Dieses Update wurde im September 2009 ausgeliefert und installierte eine neue „root certificate authority“. Konkret ging es um die Firma „StartCom Ltd“. Die Firma StartCom Ldt. so wurde in dieser Nachricht geschrieben, gehört zu einer Gruppe von Zertifikat-Providern die Gratis SSL Zertifikate ausstellen.

In der Praxis bedeutet das nun, dass die Betriebssysteme Windows 7, Vista und XP (nach Installation eines Patches) sowie alle Applikationen die gratis verfügbaren Zertifikate von StartCom als gültig betrachten.

Bis jetzt wurde dieser Markt von grossen Anbietern beherrscht. Die wollten für diese Zertifikate für meist eher mehr, als weniger Geld sehen. Firefox und Safari hatten solche Anbieter zwar in ihrem eigenen Zertifikat-Store mit drin, so dass SSL-Zertifikate von solchen Gratisanbietern beim Surfen ohne Meldung akzeptiert wurden. Andere Betriebssysteme wie etwa Mac OS X oder Linux bringen Gratisanbietern von Zertifikaten „out oft he box“ mit.

Ab heute hat Microsoft also den ersten solchen Gratisanbieter mit an Bord. Das heisst ab heute kann jeder seine Webseite mit einem gratis SSL-Zertifikat von StartCom Ldt. sichern. Nun also auch ohne Warnung des Browser, dass dieses Zertifikat von einer nicht bekannten Stammzertifizierung kommt.

Ich hatte letztes Jahr ein Artikel über die frei verfügbaren Thawte Zertifikate und Outlook 2007 geschrieben.  Da es diese also bald nicht mehr gibt, schaute ich mir also diesen neuen Provider einmal an. Dieser bietet neben freien SSL-Zertifikaten auch freie S/MIME-Zertifikat an. Also habe ich mich schnell registriert und ein S/MIME-Zertifikat bezogen. Um es vorweg zu nehmen, es funktionierte einwandfrei. Ein kleiner Trick besteht darin, dass man den IE im Administrator Modus startet und erst danach mit dem Zertifizierungsvorgang beginnt. Während dem Vorgang werden die Zertifikate in den Zertifikatsspeichern von Windows gespeichert. Das S/MIME-Zertifikat ist dann auch gleich für den Einsatz in Outlook 2007 verfügbar.

Perfekt also das Thawte seinen Dienst einstellt. Denn sonst wäre ich nicht auf StartCom Ldt. aufmerksam geworden die neben den S/MIME auch die sonst kostenpflichtigen SSL-Zertifikate frei ausstellen.

Ein häufiges Problem bei E-Mail-Suche in Outlook 2007 ist, dass zu viele Ergebnisse zurückgeben werden. Zum Beispiel die Suchabfrage nach einem Namen hat in Outlook 2007 zur Folge, dass die Resultate alle Elemente enthalten, in denen zum Beispiel der Name Teil der Nachricht ist. Obwohl man eigentlich Nachrichten sucht, die von dieser Person an einem gesendet wurden.

Man kann zwar mit einer Art „search query syntax“ mit gewissen Kriterien die Suche einzugrenzen. Dies sind die Begriffe der Syntax aus Windows Search 4.0. Also etwa:

• From
• Has:attachment
• Is: attachment

Aber ob eine bestimmte Kategorie angewandt wurde geht nicht. Ich habe mich so daran gewöhnt, dass die Outlook-Suche nicht richtig durchgängig funktioniert, dass ich dazu auf ein anderes Produkt umgestiegen bin (Xobni). Dies bietet zwar auch nicht alle Funktionen, die ich mir wünschen würde. Trotzdem bietet es mehr komfort als die „search syntax“ von Windows Search 4.0.

Mit Outlook 2010 wird die Suche in der eigenen Mailbox mit zwei neuen Features deutlich effizienter:

• Suchfilter nach Kontext
• Vorschlagliste (typeahead Suggestion)

Der „Search Context Tab“ erscheint im Outlook 2010 Ribbon, sobald  man im Suchfeld beginnt einen Suchbegriff zu tippen. Dabei stehen folgende Kontextfilter zur Verfügung:

• Absender Namen
• Betreff
• Anwesenheit von Attachtments
• Kategorien
• Sende Datum
• „Flagged“ Nachricht
• Empfänger Namen im an-, oder CC-Feld
• Wichtigkeit (niedrig, normal, Hoch)
• Gelesen/ungelesen Status
• und weitere

Im Gegensatz zu Outlook 2007 kann man nun alle möglichen Filter über Ribbon-Funktionen steuern. Zusätzlich werden mögliche Kombinationen über eine Vorschlagliste direkt im Suchfeld angeboten.

Alle Filter wirken addierend, so dass man sich, wie bei den Navigatoren von FAST, schnell einen Weg durch die immer kürzer werdenden Suchresultatsliste filtern kann.

Und wie immer bei Office 2010 Applikationen unter Windows 7 geht auch das Suchen und Filtern deutlich schneller als unter Vista und Outlook 2007.

Colligo Contributor Pro ist eine .NET Applikation welche einige der SharePoint-Möglichkeiten auf Laptopbenutzer erweitert die oft offline sind. Die Idee hinter Colligo Contributor Pro ist es, dem Benutzer die Möglichkeit zu geben, in seiner gewohnten Umgebung den sicheren Zugang auf Dokumente zu haben, diese zu modifizieren und neuen Inhalt zu erstellen. Dies alles durch ein Rich Client Interface das lokal auf dem Laptop installiert ist.

Initial entscheidet man sich, welche Dokument Bibliotheken oder SharePoint Seiten mit dem Laptop synchronisiert werden sollen. Colligo Contributor bietet für diese Prozedur einen richtigen 2-way sync, ganz im Gegensatz etwa zu Outlook 2007, das hier nur halbherzig Unterstützung bietet. Die Daten werden dabei lokal gespeichert und beim Start des Rechners, beim Start der Applikation und nach einem frei wählbaren Zeitzyklus synchronisiert. Es besteht aber auch die Möglichkeit einen 1-way sync einzurichten, so dass man einen read-only Zugriff einrichten kann. Wenn man nur diese Funktion braucht, könnte man sich theoretisch auch mit Outlook 2007 behelfen, denn der read-only Modus funktioniert in Outlook 2007 zuverlässig.

Dokumente werden über den Colligo Contributor per drag-and-drop zu SharePoint-Bibliotheken hinzugefügt. Zu diesem Zeitpunkt kann der Benutzer sofort Metadaten, die von der SharePoint-Seite übernommen wurden, dem Dokument anhängen. Der umgekehrte Weg funktioniert auch. Neue Dokumente können aus Colligo Contributor direkt auf den Desktop erstellt werden. Dabei werden die Forms und Content Types verwendet die auf der SharePoint-Seite vorhanden sind. Drag-and-drop wird auch bei E-Mails unterstützt. Existierende Dokumente können per Doppelklick geöffnet, editiert und wieder zurückgespeichert werden. Ähnlich wie bei dem aktuelle SharePoint Groove Workspace.

Im Gegensatz zum SharePoint Groove Workspace werden aber deutlich mehr Funktionen aus SharePoint unterstützt. Colligo Contributor unterstützt viele Standardlisten wie etwa Kalender, Events, Issues, Kontakte, Ankündigungen, Tasks. Auch SharePoint-Listen können modifiziert werden. So kann man etwa offline weitere Spalten hinzufügen und diese später dann auf die SharePoint Liste zurücksynchronisieren. Check-In und Check-Out wird zwar unterstützt. Jedoch nur wenn man online ist.

Die Colligo Contributor Pro bringt, im Gegensatz zu der Colligo Contributor Version, noch eine Integration in Outlook 2003 oder 2007.

Colligo Contributor Pro bindet zu diesem Zweck die SharePoint Seite an einen Outlook Ordner und synchronisiert den Inhalt in den Colligo Contributor Datenspeicher. Im Prinzip also nur eine etwas andere Sicht als die eigentliche Colligo Contributor Rich Client Applikation. Wer Outlook als seine Hauptapplikation braucht wird dies sicherlich einer parallel gestarteten Applikation vorziehen.

Der Colligo Contributor Client unterstützt fast alle Produkte bei denen irgendwie SharePoint im Namen vorkommt (WSS 3.0, WSS 2.0, MOSS 2007, SPS 2003). Der Client belegt etwa 5 MB auf der lokalen Laptop Festplatte und braucht keine zusätzliche Installation auf dem Server. Auf der Anwenderseite braucht es wenig bis kein Training.

Ich habe mich schnell an Colligo Contributor gewöhnt und die Outlook 2007 SharePoint-Synchronisation ausgeschaltet. Insbesondere weil Colligo Contributor flexibler mit Metadaten umgeht. Und weil die Synchronisation in beide Richtungen auch wirklich funktioniert. Etwas, das mir immer wieder Kopfzerbrechen und Unsicherheiten verursachte.

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Colligo Networks hat uns kostenlos eine Pro-Lizenz für diesen Test zur Verfügung gestellt. Dafür möchten wir uns bedanken. Gleichzeitig möchten wir aber unsere Unabhängigkeit behalten. Aus diesem Grund ist der Artikel nicht wertend sondern lediglich beschreibend.

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Thomas Grenacher von Scolab und Peaches Industries hat sich letztens über die Funktionalität der SharePoint Foren bei mir beschwert. Als ob ich die letzte Instanz in Sachen Feature Funktionalität wäre. O.K. bei irgendwem musste er seinen Frust ja los werden. Nun, die Diskussion drehte sich über das Einbinden von Bildern in Forumseinträgen. In diesem Zusammenhang kam wir auch auf die Funktionalität von Outlook 2007 in Bezug auf SharePoint Foren zu sprechen. Zwar löst Outlook 2007 das Problem mit den Bilder nicht, trotzdem ist das beantworten und bearbeiten von Foren sehr komfortabel in Outlook 2007.

Über den bekannten „Action“ Button kann man auch ein Forum mit dem Outlook 2007 verknüpfen. Sobald das gesehen ist, taucht das Forum unter den anderen synchronisierten SharePoint Servern in Outlook 2007 auf. Wenn man jetzt auf das Forum klickt, ändert sich die Werkzeugleiste, entsprechend den Funktionen die im Forum gebraucht werden.

Dies gilt auch innerhalb der Antwort. Die Antwort wird wie eine normale E-Mail behandelt, bekommt aber statt einem „Senden“ einen Button „öffentliche Nachricht“ was soviel wie „post“ bedeutet

Alles in allem bekommt das Forum zwar keine neuen Funktionen, trotzdem ist es sehr bequem das Forum in Outlook zu bearbeitet und zu verwalten. Insbesondere wenn man der Forum-Manager ist.

Ein perfektes Feature: aus dem Outlook Kalender gleich einen SharePoint Team Workspace einzurichten. Diese tiefe Office Integration ist ja ein Grund, der deutlich für den Einsatz von Microsoft Office SharePoint Server 2007 spricht. Aus Benutzersicht ist dies aber nicht trivial. Outlook fragt den Benutzer, auf welchen Server, mit welchem Site Template und mit welcher Sprache man den Team Workspace einrichten möchte. Dies ist in einer grösseren Umgebung natürlich nicht der Weg den die IT einschlagen möchte. Deswegen würde man gerne die Konfiguration vordefinieren.

Hier ein Weg wie man es anstellen kann, dass dem Benutzer alle Einstellung abgenommen werden und alle Meeting Workspaces nur unter einem Pfad abgespeichert sind.

Als erstes definiert man in MOSS einen „managed path“. Wie zum Beispiel https://servername/meetings. Unter dieser URL erstellt man lediglich eine leere Seite. Das Erstellen mindestens einer Seite ist jedoch notwendig, da sonst Outlook die „Site Templates“ nicht beziehen kann.

Nun wird über GPO einen Registry-Eintrag an den entsprechenden Benutzer verteilt. Die nötigen Anpassungen befinden sich unter:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Meetings\Profile\MRUInternal

Unter diesem Eintrag befindet sich ein „policy string“ dessen Syntax so aussieht:

http://Server1 |Friendly name for server 1|TemplateLCID|TemplateID|TemplateName|OrganizerName|

Ein aktueller String sieht aus:

http://collab.firma.com/meetings|Firma Meeting Workspaces|1031|MPS#1|Leerer Besprechungsarbeitsbereich||

Der String enthält also sechs Felder, die jeweils mit einen | voneinander getrennt werden. Ingesamt müssen es sechs pipes „|“ sein. Die sechs Felder des Registry Eintrages enthalten folgend Informationen:

- Feld 1: URL des Servers
- Feld 2: “Friendly name” des Servers
- Feld 3 TemplateLCID
- Feld 4: TemplateID
- Feld 5: TemplateName
- Feld 6: OrganizerName

Beim Feld 1 trägt man nun die URL „managed path“ ein, in dem man beabsichtig hat, die Meeting Workspaces abzulegen. Also zum Beispiel  https://servername/meetings.

Feld 3 (TemplateLCID ) enthält die Template ID: Hier die Liste mit den Standard Templates Nummern:

Mps#0 – Basic Meeting Workspace
Mps#1 – Blank Meeting Workspace
Mps#2 – Decision Meeting Workspace
Mps#3- Social Meeting Workspace
Mps#4- Multipage Meeting Workspace

Mit dieser Vorkonfiguration kann der Benutzer nun loslegen und zu seinen Meetings gleich einen MOSS Meeting Workspace einrichten.

Outlook ist für viele Benutzer das Information Management Tool schlechthin. Mit der Version 2007 ist die Integration mit SharePoint fast schon perfekt. SharePoint Dokument Bibliotheken, Tasks, Adressen und Kalender können sehr einfach und schön mit Outlook 2007 synchronisiert werden.

Dementsprechend propagieren wir Outlook immer wieder als eines der Werkzeuge für den Infoworker.
Die Integration in Outlook endet aber meistens dann, wenn SharePoint-Listen, Übersichten oder andere Web-Parts auf einer Seite benötigt werden. Diese können in der Regel nicht mit Outlook synchronisiert werden. Es gibt aber einen einfachen Weg, auch diese Informationen innerhalb von Outlook anzuzeigen.

Outlook kann ja bekanntlich ein Browser Fenster innerhalb der Applikation anzeigen. Outlook Ordner können diverse Typen von Daten enthalten. Etwa Tasks, Mails usw. Man kann aber in den Eigenschaften eines Ordners eine URL hinterlegen. Diese ist die „Homepage“ des Ordners.

Wird diese „Homepage“ als Standardansicht gewählt, zeigt Outlook beim aktivieren des Ordners die angegebene URL. Nun gibt man hier einfach die gewünschten URL der SharePoint Seiten ein und man muss Outlook nicht mehr verlassen. Definitiv ein nächster Schritt in Richtung Infoworker.

Als Infoworker hat man aber weitere Services in der Internet-Cloud. Wie etwa MindMeister, die Google Pro Apps oder LiveMesh.

Das gibt einem doch eine neue Perspektive…

Das Thema ist für mich als SharePoint Blogger zwar ein bisschen „off topic”, trotzdem schreibe ich hier einmal ein etwas anderes HowTo. Dieses Thema hat uns (Dani und mich) die letzten Monate immer wieder beschäftigt. Thawte stellt für den privaten Mail Verkehr gratis Zertifikate zur Verfügung. Diese Zertifikate funktionierten auch immer wunderbar. Bis wir beide Outlook 2007 installiert hatten. Ich hatte zusätzlich gleich noch auf Vista umgestellt. Zunächst dachte ich, dass die Probleme im Zusammenhang mit Vista sind, aber Dani hat Windows XP. Und auch er konnte die Thawte Zertifikate nicht mehr in Outlook 2007 importieren. Nun, nach ein paar Versuchen (über einen Monate hinweg), können wir nun einen Weg aufzeigen wie es geht. Inklusive den Problemen im Zusammenhang mit Vista.

Wenn man sich das Thawte Personal Mail Zertifikat erstellen lässt, kommt man irgendwann zu dem Punkt wo das Zertifikat erstellt wird. Das Zertifikat wird dem Webbrowser hinzugefügt. In der Regel erscheinen dann Fehlermeldungen die einem sagen, dass das Zertifikat nicht erstellt werden kann. Das liegt daran, dass die Sicherheitseinstellungen im Browser zu hoch eingestellt sind. Am einfachsten schnell temporär die Einstellungen verringern. Das geht beim Internet Explorer schnell. Schieber runter und danach wieder hoch.

Danach findet man das Zertifikat im Speicher des Browsers (Internetoptionen -> Inhalte -> Zertifikate). Wenn man hier das Zertifikat exportiert wird es jedoch nie im richtigen Format exportiert.

Das richte Format kriegt man wie folgt. Wenn man sich wider bei Thawte anmeldet kann man sich auf der persönlichen Übersichtseite den Status der Zertifikate anzeigen lassen (view certificate status). Dort sieht man dann seine ausgestellten Zertifikate. Das aktuelle wird dann entsprechend den Browservorgaben als „MSIE” oder „Navigator” geführt. Diese Namen sind aber Links. Wenn man darauf klickt, kommt man auf eine Seite auf der man das Zertifikat im .psc Format beziehen kann.

Wenn man das Zertifikat heruntergeladen hat, kann man das mittels Doppelklick anschauen. Allerdings enthält das .psc File die ganze Zertifikatskette. Wenn man nun nur auf das eigentlich persönliche Zertifikat klickt, kann im Detail Fenster, unten das Zertifikat installieren.

Das war eigentlich der Vorgang. Beim nächsten Start von Outlook 2007 wird das Zertifikat automatisch erkennt und vorgeschlagen. Man muss nur noch seine Sicherheitseinstellungen gemäss den eigenen Bedürfnissen anpassen (Extras -> Vertrauensstellungscenter).

Nun tritt aber unter Vista folgendes Problem auf. Standardmässig wird bei der Installation ein persönliches Zertifikat erstellt. Dieses Zertifikat wird für die EFS Verschlüsselung benötigt. Sobald aber das Thawte Zertifikat installiert ist, kann EFS aber nicht mehr richtige verschlüsseln. Es erscheint eine Fehlermledung, dass man doch bitte den PIN seiner Smartcard eingeben soll.

Unabhängig davon, ob man eine Smartcard hat oder nicht. Nun muss man sich entweder ein neues Zertifikat für EFS erstellen, oder halt das Thawte Zertifikat für EFS benutzen. Die Einstellungen für die EFS Zertifikate sind gut versteckt. Sie befinden sich bei den lokalen Benutzern Verwaltung (Dateiverschlüsselungszertifikate verwalten).

Danach hat man auch diesen Fehler behoben und man kann getrost wieder seiner Arbeit zuwenden und erst noch verschlüsselt mailen. Wie ist das Leben doch schön…

In einem aktuellen Projekt taucht die Frage nach der Benutzerschulung im Zusammenhang mit Sharepoint und Office 2007 auf. Wie wir alle wissen ist der Sharepoint Server auch nach einigen UI Modifikationen für den Benutzer nicht ganz einfach zu erfassen. Der Vorteil dieser Produkte ist meist auch nur durch die optimale Anwendung gewährleistet. Microsoft hat hier einige „Best Practice Guides“ und „how to‘s“ in Form von PowerPoint Slides zur Verfügung gestellt. Allerdings sind diese sehr gut in der TechNet Library (Microsoft IT Showcase) versteckt.

Microsoft nennt diese „Everyday Productivity Education“. Diese können einzeln oder in kompakter Form als HTML Seitensammlung mit Links zu den PPT-Slides bezogen werden. Diese HTML Seiten können dann modifiziert werden und den Benutzern über das Portal zur Verfügung gestellt werden.

Hier die direkten Links zu den PPT-Slides:

· Collaboration Selection Guide

· Collaborating with SharePoint Server 2007 Overview

· SharePoint Server 2007 Sites and Workspaces Selection Guide

· SharePoint Server 2007 Document Collaboration Get Started

· SharePoint Server 2007 Team Sites Get Started

· Customizing a SharePoint Server 2007 Site Get Started

· SharePoint Server 2007 Web Parts Learn More

· SharePoint Server 2007 Meeting Workspaces Get Started

· SharePoint Server 2007 My Sites Get Started

· SharePoint Server 2007 Site Access and Storage Learn More

· SharePoint Server 2007 Surveys Get Started

· Outlook 2007 and SharePoint Server 2007 Integration Overview

· Outlook 2007 and SharePoint Server 2007 Integration Get Started

· Using InfoPath 2007 Forms on a SharePoint Server 2007 Site Get Started

Bei uns im Betrieb tauchte die Frage auf, wie wir in unserem Exchange 2007 und SharePoint 2007 Umfeld mit unseren externen Partnern im Bereich Meeting und Termin Management besser zusammen arbeiten können. In diesem Zusammenhang taucht die Anforderung der Benutzer auf, dass ihre Partner auch auf die Kalender von unseren Mitarbeiter sehen können. Wir haben kurz über ein Benutzer Provisionierungssystem über eine MOSS Seite nachgedacht. Aber schon ein paar Tage später haben wir eine viel einfachere Lösung gefunden.

Outlook 2007 kann seine Kalender im .ics Format freigeben und aktualisieren. Dabei können diese Kalender auf einem beliebigen WebDAV Share liegen. Microsoft selber bietet aber einen solchen Service, ohne das wir auf unserem Webserver WebDAV aktivieren. Dieser Dienst kann gratis über Office Online, direkt aus Outlook 2007 heraus bezogen werden. Natürlich können in diesem Falle nur Benutzer mit einem Live Konto sich dann auch identifzieren.

Mit Rechtsklick auf einen Kalender kann die Freigabeart eines Kalenders bestimmt werden. Dieser kann per E-Mail versendet oder eben im „Internet veröffentlicht werden. Der Vorteil einer Veröffentlichung im Internet ist, dass jedesmal, wenn Outlook ein „Senden und Empfangen“ Vorgang auslöst, der Kalender im Internet (WebDAV) aktualisiert wird.

Entsprechend der gewählten Option muss nun entweder ein Live Konto (Office Online) oder das Passwort des entsprechenden WebDAV Shares angegeben werden.
Im Anschluss daran wählt man die entsprechenden Berechtigungen wie auch den Detailierungsgrad der veröffentlichten Informationen.

Nach diesem Schritt öffnet Outlook ein neues E-Mail mit den passenden Links für die Einladung.

Diese können nun von dem Mail Empfänger abonniert werden. Die eingeladenen Benutzer figurieren gleichzeitig als berechtige Benutzer des freigegeben Kalenders. Die Berechtigungen für den Zugriff auf den freigegeben Kalender können sowohl auf der Webseite wie auch im Outlook weiter konfiguriert werden. Das heisst, es können Benutzer entfernt und neue hinzugefügt werden.
Natürlich muss der Kalender nicht zwingend in eine Applikation die mit dem .ics Format umgehen kann importiert werden. Der freigegebene Kalender kann auch im Web betrachtet werden.

.ics kompatible Programme sind unter anderem der Windows Kalender von Vista, iCal von Apple, oder Mozillas Sunbird.