Eine der neuen Funktion in SharePoint 2010 Server ist die Möglichkeit innerhalb von Dokumentenbibliotheken nach vordefinierten Metadaten zu filtern.  Wenn man sich ein neues Term Set und Terms erstellt hat, sind die Metadaten Terms nicht  in den Metadaten-Navigationseinstellungen vorhanden.

In der aktuellen SharePoint Server 2010 Beta Version braucht es noch ein paar Schritte um den Filter zu aktivieren. Bei dieser Beschreibung sind die Terms schon erstellt.
Als erstes muss in der Site Collection, in der man den Filter haben möchte, das entsprechende Site-Feature (Metadata Navigation and Filtering) aktiviert werden

In der Quick Nav Leiste erscheint nun das entsprechende Filter Web Part. Allerdings kann man in den Site Settings  das erstellte Metadata Term Set nicht hinzufügen, da es nicht vorhanden ist.

Um sein Term Set in den Metadata Navigation Settings auswählen zu können, muss in der Dokumente Bibliothek eine Spalte des Types „Managed Metadata“ vorhanden sein. Diese kann wie in der Site Settings wie in MOSS hinzugefügt werden. Wenn man den Typ „Managed Metadata“ auswählt, kann man weiter unten bei „Term Set Settings“ das erstellte Term Set auswählen.

Sobald die Spalte vorhanden und einer Sicht zugewiesen wurde, kann man das Term Set der Navigation hinzugefügt werden.

Danach sollte das Term Set im Filter Web Part erscheinen und auch funktionieren.

Damit dem Benutzer der Metadaten Browser zur Verfügung steht, ist ebenfalls dieses Vorgehen anzuwenden.

PS: Eine kleine Einführung in Metadaten und Keywords von Microsoft SharePoint Server 2010 gibt es in diesem Artikel.

Beim Aufsetzten einer neuen SharePoint Server 2010 Farm, ist mir ein aufgefallen, dass einige der Benutzer statt des Preferred Name den Account Name eingetragen haben. Dies manifestiert sich insbesondere beim Benutzermenü oben rechts:

Dies passiert bei der aktuellen Beta Version wenn die Synchronisation der Site Collection mit dem Profile Store stoppt. Wie man dieses Problem löst, hat mir Mike Oryszak am MVP Summit 2010 verraten. Die Datenbank kann mit dem Befehl:

stsadm -o sync -deleteolddatabases 1

gelöscht und neu aufgebaut werden. Der Prozess standardmässig alle zwei Stunden, wenn die DB aber korrupt ist, bleibt sie korrupt.

In der nächsten Woche werde ich mich mit meinen MVP-Kollegen in Redmond, am MVP-Summit, austauschen. Danach geht es aber direkt zurück nach München an die SharePoint Konferenz 2010. Ich hoffe ich werde einige von Euch dort treffen und hoffentlich in meinen zwei Sessions sehen.

Für diejenigen, die sich gerade die Agenda zusammenstellen hier ein bisschen Werbung in eigener Sache. Meine erste Session am Mittwoch ist wie der „Fuzzy Tail“ eine Motivation Session die aufzeigt, dass man sich einen Schritt weiter getrauen sollte. Die Verbindung von interdisziplinärem Wissen in seine SharePoint-Search-Architektur ist ein Muss. Dieses Wissen lässt einem einige Fehler erst gar nicht machen und bringt so deutlich mehr Benutzerakzeptanz und Nutzen.
Die Session trägt den Titel „Wege in die digitale Unordnung“ und zeigt die Problem die mach sich mit den neuen SharePoint Server 2010-Funktionen, wie Metadaten und Keywords schaffen kann. Architekten die SharePoint-Suchportale erstellen und betreiben stoßen irgendwann auf die Aufgabe dem Inhalt des heterogenen Datenkorpus eine Struktur zu geben. Dabei entsteht eine Ordnung  in Kategorien. Diese Ordnung kommt aber ins Wanken. Unser Denken kommt mit festen Kategorien nicht weiter. Wir müssen lernen Chaos, Unordnung und Unschärfe abzubilden.  Die Session schlägt den Bogen von den Bibliothekaren die vor 200 Jahren dieses Problem schon angegangen sind, bis zu Tim Berners-Lee der das Problem mit seinem Entwurf vom Semantic Web lösen möchte. Dabei wird der geschichtliche Exkurs mit aktuellen SharePoint-Search-Beispielen verglichen. So wird dem Zuhörer klar, dass man Modelle, die vor 200 Jahren nicht funktioniert haben, heute nicht anwenden soll. Stattdessen werden die neusten Ideen auf ihre Machbarkeit in SharePoint überprüft.

Die zweite Session mit dem Titel „Metadaten in SharePoint Server 2010“ zeigt die die neuen Management Funktionen  von SharePoint Server 2010 wie Document Sets, Location-based metadata, metadata navigation, metadata filtern und Document IDs. Ein besonderes Augenmerk wird auf die neuen „managed metadata“ von SharePoint 2010 gelegt.  Die Session zeigt wie man diese konfiguriert, indexiert und für eine optimierte Suche verwendet. Einen ausführlichen Post zu diesem Thema habe ich bereits früher hier geschrieben.

Ich freue mich wieder in München zu sein und hoffe es wird so lustig wie letztes Mal.

Nun, da ich jetzt auch einer von denen bin die Outlook 2010 Beta bei der täglichen Arbeit einsetzen, stolpere ich immer wieder über Rätsel. Eines dieser Rätsel war wie man die SharePoint Meeting Workspace Site in Outlook 2010 Beta einrichtet.
Hier meine Erkenntnisse.

In den Outlook Optionen gibt es den Punkt Menüband anpassen.

Wenn man in der ersten Spalte „Alle Befehle“ auswählt findet man den Befehl „Besprechungsarbeitsbereich“. Es ist aber nicht möglich diesen Befehl einem bestehenden Ribboneintrag hinzuzufügen (so wie es in Outlook 2007 möglich war). Neu muss man sich einen eigenen Reiter erstellen. Im rechten unteren Bereich kann man sich dann eine neue Registerkarte erstellen. Innerhalb dieser Registerkarte muss dann der Befehl in einer Gruppe untergebracht werden.  Diese Gruppe kann ebenfalls hier erstellt werden. Sobald diese Vorbereitungen gemacht worden sind, kann man sich endlich den Befehl hinzufügen.

Falls jemand einen besseren Weg kennt, lasst es mich wissen.

Mit SharePoint 2010 Server hat Microsoft im Bereich des Enterprise Content Management der Plattform einige neue Funktionen spendiert. Im SharePoint Server Lingo ist das der neue “ Managed Metadata Service“. Der Managed Metadata Service ermöglicht die Steuerung und Kontrolle von Metadatenbegriffe und Content Types innerhalb der SharePoint Farm. Mit dem neuen Servicemodell kann erstmals die Grenze zwischen „webs“, „sites“ und sogar der Farm überschritten werden.  Dies bietet einen deutlich einheitlicheres Bild der Daten über das ganze Unternehmen. Jedes Team kann unterschiedliche Taxonomien in ihrem Bereich haben, trotzdem können die gleichen Content Types oder Metadatenbegriffe verwendet werden. Das verbessert neben der reinen Organisation von Daten insbesondere auch die Suche über den gesamten Datenbestand hinweg.

Diese Tendenz, der Ordnung und Management über Metadaten zu organisieren, spiegelt sich auch in „File Classification Infrastructure“ die mit dem Windows Server 2008 eingeführt wurde. In der Zukunft werden wir vermutlich noch einheitlichere Klassifizierung von Daten antreffen.

Nun, wie funktioniert der „Managed Metadata Service“ und wo ist der Unterschied zwischen einem Term und einem Keyword? Wenn man den Managed Metadata Service editiert,

stösst man auf das „Term Store Management Tool”. Die Microsoft SharePoint Lingo verwirrt ein bisschen, aber die Metadaten werden als Terms bezeichnet. Ein Term kann ein Wort oder mehrere Wörter sein die irgendeinem Objekt innerhalb von SharePoint 2010 als Metadaten angehängt sind. Diese Wörter nennt man Labels.

Ein Term kann mehrere Labels haben. Im Beispiel oben ist zum Beispiel die Abkürzung von Januar (Jan.) ein anders Label des ursprünglichen Labels (Januar) des Terms. Wenn ein Benutzer nun bei den Metadaten zu schreiben beginnt werden sowohl „Januar“ als auch „Jan“ angeboten:

Was immer der Benutzer nun sucht (Januar oder Jan.), wird nun gefunden.

Terms werden in Termsets organisiert. Diese Organisation fürht zu einer Art Hierarchie. Terms können im „Term Store Management Tool” in mehreren Sprachen erfasst werden. In diesem Artikel ist beschrieben wie man die Mehrsprachigkeit in SharePoint Server 2010 Beta aktiviert.
Terms werden normalerweise von einem Administrator angelegt und organisiert (Closed Term Set). Obwohl man auch zulassen kann, das Benutzer sich die Terms selber anlegen können (Open Term Set).

Die zweite Gruppe von Metadaten sind die Keywords. Diese sind für die freie Verwendung durch die Benutzer gedacht. Im Gegensatz zu den Terms haben sie keine Hierarchie sondern sind eine flache Liste (Keyword Set). In SharePoint Server 2010 haben viele Content Typs bereits als Standard Objekte mit Keywords. Im Gegensatz zu Terms können Keywords nicht übersetzt werden. Keywords werden aber bei ihrer Erstellung überprüft ob sie nicht schon vorhanden sind.

Ebenso kann man in SharePoint 2010 Server mehrere „Managed Metadata Services“ anlegen. Diese werden“ Hosts“ genannt. Im Gegenzug kann eine Web Applications mehrere „Managed Metadata Services“ als Quelle haben, dies kann lokal oder auf einer anderen Farm sein. Somit sind Szenarien möglich in denen man für das ganze Unternehmen globale Terms definiert, trotzdem kann jede Untergruppe zusätzliche eigene Terms definieren. Für den Benutzer ist die Auswahl transparent, da die beiden Termstores addiert angezeigt werden.

Nun ja, ziemlich verwirrend. Hier noch einmal eine Zusammenfassung zur Klärung:

PS: In der Deutschen Übersetzung wird das „Term Store Management Tool“ mit „Laufzeitspeicher-Verwaltungstool“ übersetzt. Wer also die Metadaten Verwaltung sucht, sollte diesen Übersetzungsfehler beachten.

Sobald man auf dem SharePoint Server 2010 ein zweites Sprachpaket installiert hat, kann man nun die auf den Sites die Sprache dynamisch umstellen. Nun müsste man aber auch die Terms und die Keywords im Term Store auf Deutsch übersetzten können.

Allerdings steht jede weitere Sprache im „Term Store Managment Tool“ nicht zur Verfügung.

Damit dies funktioniert, muss auf der obersten Ebene (Managed Metadata Service) ein Term Store Administrator eingetragen sein.

Und schon kann man die weitere Sprache auswählen und die Terms können übersetzt werden.

Das Artefakt „i:0#.w|“ wird vermutlich ein Beta-Ding sein, da ähnliche Artefakte (c:0(.sltrue) an anderen Orten im Zusammenhang mit authentifizierten Benutzern auftauchen.

Ein bisschen offtopic, zumindest für mich, da ich ziemlich mit der SharePoint 2010 Beta beschäftig bin. Aber zwischendurch bin ich auf ein Tool gestossen, auf das ich schon jetzt nicht mehr verzichten möchte. Der SkyDrive Explorer fügt den eigenen SkyDrive-Bereich dem Windows Explorer hinzu, so dass man direkt und ohne Umwege über das hochladen speichern kann. Logischerweise geht es auch umgekehrt. Dokumente können direkt aus SkyDrive heraus geöffnet werden.

Der SkyDrive Explorer verhält sich genau so wie der Windows Explorer. So kann man dann auch Operationen ausführen, die mit SkyDrive vorher gar nicht möglich gewesen sind. Wie etwa Ordner mit Unterordner hochladen, Dokumente umbenenen oder ganze Ordner mit dem gesammten Inhalt löschen. Eine weiter „coole“ Funktion findet man im Kontextmenü von SkyDrive-Objekten. Von diesen kann man die URL kopieren, um sie per Chat oder E-Mail weitergeben kann.

SkyDrive Exploer ist als Freeware in 32- und 64Bit-Versionen erhältlich

Bei den Neuigkeiten die rund um SharePoint Server 2010 bekannt gegeben wurden, wird auch immer wieder gesagt, dass PowerPoint Themes neu in SharePoint Server 2010 verwendet werden können. Google (wie auch Bing) brachten nichts erhellendes. Die Online-Dokumentation zu SharePoint Beta brachte auch noch nichts zu Tage. Also selber probieren. Die Vermutung, dass das .thmx-Format, das mit Office 2007 eingeführt wurde, die Brücke zwischen PowerPoint und SharePoint sein könnte war richtig.

Das .thmx-Formt wurde eingeführt um Designs und Styles zwischen Office Programmen auszutauschen. Das Format kann verschiedene Aspekte exportieren:

•    Designfarben (12 Farben)
•    Designschriften (2 Schriften)
•    Designeffekte (1 von 20 auswählen)

Beim Import in SharePoint Server 2010 werden allerdings nur die 12 Designfarben und die Schriften importiert. Der Import findet über die Themes Gallery statt (servername/_catalogs/theme/Forms/allitems.aspx).

Nach dem Upload steht dann das Theme innerhalb der Site zur Verfügung.

Wer sich das Theme ganz genau anpassen möchte, kann das über den Theme Builder Beta von Microsoft machen. Das vormalige Codeplex-Projekt kann man nun unter Microsoft Connect herunterladen.

Wenn man beim SharePoint Server 2010 Beta auf das persönliches Menü klickt, steht seine My Site nicht zur Auswahl. Ebenso fehlt (wenn man die die Technical Preview von SharePoint Server kannte) auf dem Ribbon die Möglichkeit Tags zu vergeben und die Funktion „I like it“.

Um die My Site und die damit zusammenhängenden Social Media Funktionen (Tags, I like it) zum laufen zu bringen, muss zuerst der Profil Import konfiguriert werden. Wie das in der SharePoint Server 2010 Beta gemacht wird, erläutere ich in diesem Blogpost. Wenn das erledigt ist, kann man sich an die My Site machen. Diese scheint in der aktuellen Beta ein bisschen arg verschoben zu sein. Die groben Schritte sind:

• Einen neuen MySite Host anlegen und konfigurieren.
• Den „User Profile Service“ der aktuellen Web Application zuweisen

1: Als erstes muss man einen neuen My Site Host anlegen. Dies geschieht in etwa analog dem Prozess wie er unter SharePoint Server 2007 gemacht wurde. In der Central Administration geht man zu Application Management – Manage web applications. Dort wählt man seine Web Application aus und wählt im Ribbon „Managed Path“.

Hier definiert man zwei „managed path“.  Für “mysite” wird ein “Explicit inclusion” Pfad erstellt.  Für den Pfad „personal“ wird ein „Wildcard inclusion“ erstellt.

2: Danach geht man wieder zurück zu Application Management. Dort wählt man Site Collections – Create site collections. Das Menü zum erstellen einer neuen Site wird geöffnet. Der Name der Site ist egal (zum Beispiel mysitehost). Bei „Web Site Address“ muss man aber „mysite“ (so wie im Schritt 1 definiert) auswählen. Als Template wählt man im Tab „Enterprise“ „My Site Host“.

3: Nun muss man in der MySite Konfiguration noch einen kleinen Beta-Fehler beheben und den neuen My Site Host eintragen. Dazu navigiert man in der Central Administration  -  Application Management  – Manage service applications – User Profile Service Application und dort unter My Site Settings – Setup My Site.
In der Konfiguration der MySite korrigiert man die Einträge “My Site Host“ auf „http://server1:80/mysite“ und „Personal Site Location“ auf „personal“. Gleichzeitig entfernt man unter „Read Permission Level“ den kryptischen Benutzer, so dass nur noch der SharePoint Admin Account oder ein anderer Administrator aufgeführt ist.

4: Wie man im Schritt 3 sieht, wird die My Site im SharePoint Server 2010 über den „User Profile Service“ betrieben. Dieser ist aber in der aktuellen Beta nicht der Web Applikation zugewiesen. Um das zu tun, muss man wiederum in die Konfiguration seiner Web Applikation zurückkehren. In der Central Administration geht man zu Application Management – Manage web applications. Dort wählt man seine Web Application aus und wählt im Ribbon „Service Connections“.
In dem neuen Fenster sieht man, dass die „User Profile Service Application“ nicht ausgewählt ist. Da die Checkbox grau ist kann man sie auch nicht auswählen. Um die „User Profile Service Application“ auszuwählen, muss zuoberst auf „custom“ umschalten und danach manuell alle Services auswählen.

5: Wenn man nun auf das Portal browst, erscheinen bereits die Social Media Funktionen in der Ribbon-Bar. Ebenfalls erscheint im persönlichen Menü die Mysite zur Auswahl. Diese wird nun mit dem ersten Klick, ganz wie erwartet, erstellt.

Einer meiner ärgerlichsten Beta-Fehler im SharePoint Server 2010 Beta 2 sind die fehlenden MySites. Um diesen Fehler zu beheben braucht es aber zwei Schritte. Ersten muss ein Fehler im Profilimport behoben werden und danach ein Fehler in der MySite-Einstellung. Da es dazu einige Schritte braucht, habe ich die beiden Schritte aufgeteilt. Dieser Blogpost beschäftigt sich mit dem Fehler im User Profile Import und Sync.

Alle, mit denen ich gesprochen habe,  die SharePoint Server 2010 Beta installiert haben, haben während dem Einrichten von SharePoint 2010 Server eine Fehlermeldung bezüglich dem „User Profile Service Application“ bekommen.

Um dieses Problem zu lösen hat Jie Li von Microsoft einen guten Artikel geschrieben. Hier die Schritte wie man dieses Problem löst.

1: In der Central Administration navigiert man System Settings – Manage Services on server und startet dort den “Microsoft SharePoint Foundation User Code Service“.

Wenn die gesamte Installation auf einem Domänen Controller läuft muss man zusätzlich sicherstellen, dass der „User Code Service“ die richtigen Rechte besitzt. Jie Li hat hierzu ein kleines PowerShell-Script bereitgestellt:

$acl = Get-Acl HKLM:\System\CurrentControlSet\Control\ComputerName
$person = [System.Security.Principal.NTAccount]“Users”
$access = [System.Security.AccessControl.RegistryRights]::FullControl
$inheritance = [System.Security.AccessControl.InheritanceFlags]“ContainerInherit, ObjectInherit”
$propagation = [System.Security.AccessControl.PropagationFlags]::None
$type = [System.Security.AccessControl.AccessControlType]::Allow
$rule = New-Object System.Security.AccessControl.RegistryAccessRule($person, $access, $inheritance, $propagation, $type)
$acl.AddAccessRule($rule)
Set-Acl HKLM:\System\CurrentControlSet\Control\ComputerName $acl

2: Danach startet man den “User Profile Synchronization Service“.

Wenn der “User Profile Synchronization Service“ gestartet wurde, geht der Status auf „Starting“.

Bis der Service gestartet ist vergehen einige Minuten. Ob der Service richtig und ohne Fehler gestartet wird kann man nun in der neuen Übersicht von SharePoint Server 2010 überwachen. Versteckt ist es unter: Monitoring – Check job status
Dort sollte man seinen Service “ProfileSynchronizationSetupJob” finden.

Wenn der Job erledigt ist, sollte der “User Profile Synchronization Service“ als gestartet angezeigt werden (unter System Settings – Manage Services on server).

3: Jetzt muss die Verbindung zum Active Directory eingerichtet werden. Dazu klickt man auf Application Management – Manage service applications. Dort sucht man nach dem “User Profile Service Application” Service und klickt darauf.

4: Nun klickt man Configure Synchronization Connections. Vermutlich wird jetzt der Fehler “An error has occurred while accessing the SQL Server database or the SharePoint Server Search Service. If this is the first time you have seen this message, try again later. If this problem persists, contact your administrator.” angezeigt. Diesen Fehler behebt man in dem man jetzt ein “iisreset” durchführt und die Seite neu lädt (refresh).

5: Sobald die Seite wieder geladen ist, klickt man auf Create New Connection.
!!!!!!! Bitte zuerst lesen!!!!!!! Hier darf man keine Fehler machen, da die Connections weder gelöscht noch editiert werden können. Ist halt noch Beta. Nun füllt man also seine AD-Informationen aus. Wichtig: Hier darf man beim Abschnitt „Container“ nicht vergessen seine OU einzutragen, auch wenn man die gesamte OU einlesen möchte. Siehe die beiden Bilder unten:

6: Nun geht man zurück zu User Profile Service Application. Auf der rechten Seite sollte jetzt Anzahl der Properties stehen, aber noch keine Profile. Die werden aber jetzt gleich importiert.

7: Um die Profile zu importieren klickt man auf “Start Profile Synchronization now”. Nach einer Weile erscheinen dann auch die ersten Profile.
Wenn User Profile angezeigt werden, hat man alles richtig gemacht. Allerdings wird die MySite immer noch nicht angezeigt. Jedoch kann man den Import überprüfen indem man unter People – Manage User Profiles nach einem Benutzer im AD sucht.

Wie man nun die My Sites zum funktinieren bringt, kann man in diesem Artikel lesen.