Da dieses PDF-Unding auszudrucken nur einigen Privilegierten unter uns möglich war, haben wir die Verwaltungselemente für SharePoint Server 2010 interaktiv gemacht. Wir haben es in Mindmanager erstellt und als Flash auf die Webseite gestellt.
Neben dem Nachteil, dass man sich das Ganze nun nicht mehr an die Wand hängen kann (wir sind eben privilegiert) hat es auch ein paar Vorteile. Beispielsweise kann nun nach Schlüsselworten gesucht werden.

Im Moment haben wir es nur in English und nur für die SharePoint Server 2010 Version, also noch nicht für SharePoint Foundation 2010.

Lasst uns wissen was ihr denkt? Sollen wir die Foundation 2010 Version auch noch machen?
Wir hoffen, wir helfen Einigen den Einstieg oder die Migration ein bisschen einfacher zu gestalten.

SharePoint Server 2010 Verwaltungselemente in Flash

Ausgangslage

Beide SharePoint Umgebungen laufen virtualisiert auf dem Produkt Virtual Box , welches dank einer Gratislizenz kostenlos benutzt werden kann. Als Hostsystem verwenden wir ein Windows 7 64 Bit Ultimate mit 6 GB RAM. 

Migrationsvorbereitung 
Als Unterstützung haben wir folgende Dokumente verwendet welche von Microsoft Technet zur Verfügung gestellt werden. Da SharePoint 2010 (Beta) erst vor kurzem Veröffentlicht wurde sind dies die einzigen nützlichen Dokumente, welche über die Migration von Office SharePoint Server 2007 zu SharePoint Server 2010 (Beta) zu finden waren. Referenzieren möchten wir daher nur auf die folgenden Dokumente: 

• Upgrade_Planning_SharePointProducts
• Upgrade_Approaches_SharePointProducts
• Upgrade_Testing_SharePointProducts

Die Dokumente können hier heruntergeladen werden. 

Migrationsablauf 

In den von Microsoft publizierten Dokumenten wird die Migration aus drei Sichtweisen (Planung, Vorgehen und Testen) beschrieben. Zusätzlich möchten wir Euch eine detailliertere Anleitung zur Verfügung stellen. Grundsätzlich gehen wir von folgendem Ablauf aus um eine Migration erfolgreich durchführen zu können. 

1. Vorbereitung Testmigration
2. Testmigration durchführen
3. Vorbereitung Migration Liveumgebung
4. Information an die Anwender da ohne Unterbruch nicht möglich
5. Durchführung der Migration Liveumgebung
6. Test der migrierten SharePoint Umgebung
7. Freigabe an die Anwender

Mit dem Befehl stsadm –o preparetomove müssen die Datenbanken von SharePoint 2007 vorbereitet werden.  Dieser Befehl terminiert laufende Profil und Membership Synchronisation Services, damit die Datenbanken sicher migriert werden können.

Alle Content Datenbanken sowie die Profil Datenbank welche die Informationen wie Skills usw. beinhaltet, werden für die Migration vorbereitet.

 

  

Content Datenbanken Migration durchführen

• Content Datenbanken
• Content Profil Datenbank

Nicht betroffen sind: 

• SharePoint Config DB
• Central Administration DB
• Alle Search Datenbanken

 

Schritt 2: Kopieren der Datenbank-Files 

Standardmässig werden die SQL Server 2005 Datenbank Files im Verzeichnis C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL.1\MSSQL\Data abgelegt. Nun gilt es die Files *.mdf und *.ldf der Content Datenbanken in die Struktur C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL10.MSSQLSERVER\MSSQL\DATA auf dem SQL Server 2008 mit SP1 (Kumulatives Update 2) zu kopieren. 

Schritt 3: Verbinden der Datenbanken an die neue Farm 

Über den Befehl stsadm –o addcontentdb –url http://portalname –databasename WSS_Content_xxx müssen nun alle bestehenden Content Datenbanken verbunden werden. Hier ist zu beachten, dass je nach Grösse der Datenbank der Vorgang lange dauern kann. 

Das Verbinden der Datenbanken ist nur erfolgreich, resp. ohne Fehler, wenn Languagepacks und Solution mit der alten SharePoint Farm übereinstimmen. Ansonsten erscheinen im Log Errors welche auf die fehlenden Features hinweisen. Das LOG ist sehr detailliert und übersichtlich, so dass schnell die Ursache des Problems gefunden werden kann. Das Verbinden der Datenbanken funktioniert jedoch trotzdem auch wenn Languagepacks und Solutions nicht vorinstalliert wurden.

Im Verzeichnis C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\14\LOGS wird das Upgrade Log geschrieben.

 

Nach der Migration

Visual upgrades:

Die nun migrierten SharePoint Seiten, werden im alten Office SharePoint Server 2007 „look and feel“ angezeigt. Über „Site Actions“ kann ein „Visual upgrade“ durchgeführt werden, welche die MasterPage „v4.master“ für das neue SharePoint UI aktiviert. Das Upgrade über das Web-Interface funktioniert perfekt, jedoch muss man so alle Sites einzeln und manuell anpassen. Damit nicht alle einzeln angepasst werden müssen, gibt uns ein PowerShell Script welches diese Operation für alle Sites einer Sitecollection durchführt.

Referenz: http://www.toddklindt.com/blog/Lists/Posts/Post.aspx?ID=173

$db = Get-SPContentDatabase WSS_Content_SharePoint_2007

$db.Sites | Get-SPWeb -limit all | ForEach-Object {$_.UIversion = 4;

$_.UIVersionConfigurationEnabled = $false; $_.update()}

 

Test Checkliste

 

Nach der Migration sollten folgende Punkte überprüft werden:

• WebParts

Funktionieren die WebParts korrekt?

• Layout

Werden angepasste Seiten weiterhin richtig angezeigt?

• Berechtigungen

Haben die berechtigten Personen weiterhin Zugriff auf die entsprechenden Seiten?

 

Fazit

Wichtig ist eine genaue und detaillierte Vorbereitung der Migration so dass Probleme schon frühzeitig erkannt und behoben werden können. Damit die Testmigration auch erfolgreich abläuft ist das Vorinformieren auf der Technet Seite zwingend notwendig. Ansonsten verzettelt man sich schnell und erhält zum Schluss keine eindeutige Aussage ob ihre SharePoint Umgebung migrierbar ist. Ein spezielles Augenmerk ist auf die Master Seiten zu legen. Denn mit dem neuen UI wird eine separate Master Page „v4.master“ aktiviert. Oder man verzichtet auf das neue Ribbon UI von SharePoint 2010 und behält die bestehende Master Page.

Planung ist die halbe Miete. Darum bereiten Sie sich jetzt schon auf die kommende Migration vor.

 

Microsoft SharePoint Workspace 2010 bietet einen „neuen Workspace” an, der eben „Microsoft SharePoint Workspace 2010” heisst.  Dieser hat eine tiefe Integration in SharePoint 2010, aber nur mit SharePoint Server 2010 und SharePoint Foundation 2010 (So heisst der WSS in der neuen Version). Da dieser neue Workspace ein eigener Worksapce ist, funktioniert natürlich auch die Freigabe an andere Benutzer nicht mehr. Bisher konnte ja ein Benutzer der Zugang zu einem SharePoint Server hatte, eine Dokumenten Bibliothek synchronisieren und dann an die anderen Benutzer des Workspace freigeben ohne das diese eigentlich Zugang auf den SharePoint Server hatten. Dieser Vorgang geht nun nicht mehr.

Da also der neue Workspace nur die 2010-Version von SharePoint unterstützt, werden die 2007 Version Dateien noch mit dem alten Groove 2007 Tool „SharePoint Dateien“ synchronisiert. Dort hat sich aber nichts geändert, so dass die Zugriffsproblematik hier noch besteht.
Das heisst Microsoft SharePoint Workspace 2010 bietet zwei Modi: Offline Client zu SharePoint 2010 und alle bisherigen Workspaces (Workspaces und Folder Share). Passend nennt Microsoft diese Funktionen auch „Classic Mode“.
Bisher lagen die Daten von Groove 2007 verschlüsselt auf der Festplatte des Clients. Aus diesem Grund ergab sich auch die Grössenlimitation von 2GB. Nun das hat sich geändert. Die Kapazität der Festplatte ist das Limit. Ebenso können nun Workspaces durchsucht werden.

Es kann nun direkt aus den Office Applikationen in den Groove Workspace geschrieben werden. Also keinen Umweg mehr, bei dem man schnell in den Groove Workspace klicken und das Speichern bestätigen muss.
Klingt alles gut, oder? Nun wie haben sie das gemacht. Ganz einfach der Trick für all diese Funktionen liegt darin, dass man die Dateien nicht mehr verschlüsselt in einem DB-File ablegt, sondern direkt im Benutzerordner des Benutzers. Microsoft verweisst da ganz lapidar auf Bitlocker um diese Daten zu sichern. Nun Jussi, mit dem ich da an der TechEd bin, meint auf diese Ankündigung das SharePoint Workspace 2010 ja eigentlich damit ein neues Interface für „Offline Folder“ ist. Das trifft den Nagel auf den Kopf. Denn wirklich wird zu SharePoint Workspace 2010 ein Tool installiert, dass die Synchronisation mit SharePoint sicherstellt. Diese wird zusätzlich im Infobereich von Windows angezeigt und bedient.

Alles in allem sind es zwar nette Funktion die SharePoint Workspace 2010 mit sich bringt. Die Funktionen werden aber durch aufteilen in unterschiedliche Arten von Workspaces, weiteren Tools und Rückkehr zu einfachsten Synchronsierungsmechanismen  erreicht. Bezeichnend für diesen „Weg des geringsten Widerstandes“ ist auch der Fakt, dass an dem Groove-Server (die weiterhin so heissen) fast nichts geändert worden ist.

Und ja, es wird „vermutlich“ eine SharePoint Workspace 2010 Mac OS X Version geben. Und es wird einen SharePoint Workspace 2010 Mobile Client für Windows Mobile 6.5 ausgeliefert. Bezeichnend zu diesem Thema war die erste Frage aus dem Publikum: „Wird es eine iPhone Version geben“?

Gestern Montag aber stand aber ein interessanter Track auf dem Programm. Joel Oleson und Todd Klindt sprachen zusammen über „Technical Consideration for Large-Scale Sharepoint Server Deployment on SQL Server“. Die Beiden zusammen garantiern immer für eine unterhaltsame Session, so musste ich dabei sein, auch wenn es eher nach einer reinen SQL-Session aussah.

Zusammengefasst war es keine reine SQL-Session, es war eher mehr SharePoint 2007 und ein bisschen 2010 dabei. Interessant war es aber trotzdem, weil die Beiden einige Fakts zusammengefasst und interpretiert, präsentierten. Hier die wichtigsten Aussagen der Beiden:

Anzahl der SiteCollection
9000 SiteCollection in einer Web App zu haben ist kein Problem. Bei 15‘000 Site Collection ist aber schluss.

SharePoint Datenbanken die am meisten SQL-Performance brauchen
Am meisten: Search, temp (die Temp-DB von SQL) und das Transaction Log
Mittlerer Bereich: ConfigDB, SSP (während Profile Import braucht die DB deutlich mehr Performance) und die MasterDB von SQL
Niedriger Bereich: Die ContentDB (während Backup und Indexing braucht die DB deutlich mehr Performance) und die ModelDB von SQL

Die Top SharePoint Performance Killer
Index/Crawler
Backup
Diverse Timer Jobs (wie z.b. user syncs bei vielen Benutzern)
Schlechte Speicher Konfiguration
STSADM Backup/Restore
Large List Operations
Aufwendige Benutzer Aktionen in grossen Listen wie etwa Importieren oder Schreiben vieler Daten

Das Rating System für SharePoint gibt es in zwei Versionen. Einmal für WSS und für MOSS 2007. Das Rating System wird als Solution installiert und auf die entsprechende SharePoint Webapplikation deployt.
Das SharePoint Rating System zum download findet man hier.

Das Rating System kann dann auf der Ebene “SiteCollection features” aktiviert werden.

Wurde das System einmal aktiviert ist es möglich folgende Elemente in SharePoint zu Raten:

WSS:

• Custom lists, Dokumenten und Bilderbibliotheken, Kalendereinträge und Links
• Diskussionsforen
• Seiten
• Blog posts

Features für WSS:

• Moderator Modul um Kommentare für Dokumente zu moderieren
• Reports der Ratings und Kommentare über die SharePoint Oberfläche
• “Ratings Anzeigen” Webpart

Rating System für MOSS:

• Rating der selben Inhalte wie bei WSS
• Alle Seitenbibliotheken

Zusätzliche Features für MOSS Rating:

• Search-Modul. Benutzer können Suchresultate gewichten
• “Collect Rating” Workflow. Benutzer können anderen Benutzer Dokumente zum Rating per Workflow weiterleiten.

Um zum Beispiel das Rating für Dokumente benutzen zu können muss man erstens die Solution auf SiteCollection Ebene aktivieren und zweitens muss man für die Dokumentenbibliothek in der man die Ratingfunktion einsetzen möchte den “Document Rating” Content Type hinzufügen und diesen als Standard Content Type definieren. Danach fügt man der Standardansicht das Feld “Vote” hinzu und die Dokumentenbibliothek steht für das Dokumentenrating bereit.

Zusätzlich zum Rating können auch Kommentare zu Dokumenten abgegeben werden.

Auf der SharePoint Tool Basket Download Seite findet man einen zweiteiligen Webcast, welcher das Rating-System ausführlich vorstellt. Wenn man sich für dieses System interessiert und es einsetzen möchte ist es sehr empfehlenswert diesen Webcast anzuschauen.

Ich persönlich bin sehr zufrieden mit diesem Rating System. Meiner Meinung nach hat Stephane Eyskens der Community ein sehr nützliches Feature für SharePoint zur Verfügung gestellt.

Viel Spass beim ausprobieren und beim Rating eurer SharePoint Inhalte.

Auf TechNet ist das „SharePoint Product TechCenter“ für SharePoint 2010 online. Unter dem Ressource Center finden sich weiter Videos die sich alle rund um SharePoint 2010 drehen.

Ebenso ist unter TechNet selber, nun einiges an Dokumentation zu SharePoint 2010 Beta zum herunterladen verfügbar.

Ebenfalls lohnenswert ist es Microsoft Search nach SharePoint 2010 zu durchsuchen. Es sind einige Konfigurationsposter zum herunterladen bereit.

Ian Morrish hat auf seinem Blog eine Zusammenfassung alle Konfigurationspapier gemacht. Wer nicht suchen will wird hier hier fündig.

Für alle diejenigen die es noch nicht gesehen haben: Auf der offiziellen SharePoint 2010 Seite sind auch noch einige Videos zu sehen. Ebenfalls besteht die Möglichkeit sich für die Beta-Version zu registrieren.

Die Microsoft Office Web Apps werden über SkyDrive angeboten. Damit man in den Genuss des Technical Preview kommt, muss man sich lediglich bei SkyDrive Live, mit seiner LiveID anmelden und in den SkyDrive-Einstellungen die Sprache auf „Englisch“ umstellen. Wenn man dann in einen Dokumentordner navigiert, wird in der Menüleiste die Möglichkeit zur Teilnahme am Technical Preview Programm angeboten. Wichtig: es muss mindestens ein Dokument im Office 2007 nativ Format vorhanden sein. Wenn der Ordner leer ist, wird einem die Option nicht angezeigt.

Danach kann man sich selber Dokumente erstellen, oder hochladen und bearbeiten. Im Moment funktionieren aber lediglich Excel und PowerPoint.

Mit den Office Web Apps können Nutzer Dokumente überall, auf einer Vielzahl unterschiedlichster Geräte und in verschiedenen Browsern ansehen, erstellen, bearbeiten und austauschen. Dabei wird die Integrität der Dokumente zu jedem Zeitpunkt erhalten. Es steht aber lediglich ein beschränkter Funktionsumfang des Rich-Clients zur Verfügung. Immerhin sind es in Excel die Funktionen die, zumindest ich, zur Überarbeitung von Dokumenten immer brauche. Zum Erstellen von komplexen Tabellen reicht es aber nicht aus. Hier ein Test über SkyDrive mit Safari 4.0.

Interessant auch, dass es die Microsoft Office Web Apps weitgehend Plattformunabhängig funktionieren.
Die Microsoft Office Web Apps sind gegenüber den direkten Konkurrenten, Google Apps und ZOHO, komplizierter zu bedienen und der Zugang ist deutlich umständlicher. Der Funktionsumfang des Microsoft-Produkts übertreffe jedoch den der Konkurrenten.

Wo sich die Microsoft Web Apps aber deutlich von den Konkurrenten unterscheiden ist die Möglichkeit diese Mini-Applikationen selber zu betreiben. Gemäß Michael Schultz (Director of marketing, Microsoft Office Services) wird diese Möglichkeit beim SharePoint Server 2010 bestehen. ZOHO bietet einen ähnlichen Service. Dieser ist aber nicht komplett in einem Netzwerk, sondern wird für einige Funktionen über die Server von ZOHO geleitet.

• Welche sind die aktivsten Seiten
• Welche Dokumente/Seiten haben die meisten Aktivitäten
• Welches sind die grössten Seiten/Dokumente in der Farm

Das Tool muss aber direkt auf einem der Server in der Farm ausgeführt werden. Es funktioniert jedoch als einzelnen exe-File und bedarf keiner Installation.

Nach dem Vortrag diskutierten wir dieses Topic jedoch weiter. Denn der Punkt der da aufgegriffen wurde hat seine Berechtigung. Die Idee dahinter ist, dass man eine Projektsite, die nicht mehr gebraucht wird für alle Benutzer auf „read-only“ setzt und (um Platz zu sparen) von allen Dokumenten nur noch die letzte Version behält.

Bei dieser Diskussion in den Gängen der Rheingoldhalle waren wir uns einig, dass es so nicht geht. Wieder zuhause testete ich das kurz. Um es kurz zu machen, so geht es nicht.
Die Frage nun wie geht es dann. Über das SharePoint-WebInterface gibt es keinen Weg um alle „nicht benötigten“ Versionen zu löschen. Auch STSADM bietet keine Möglichkeit. Während meiner Suche bin ich auf drei Varianten gestossen.

PowerShell: Ein Benutzer der SharePointCommunity.de hat ein elegantes PowerShell-Script gepostet um nicht gebrauchte Versionen auf einer SiteCollection zu löschen.

Ein anderer Weg ist Thomas Palmié zu diesem Problem bereits gegangen. Um die Versionen in einer Document Library zu löschen kann man entweder den WebService:

http://<moss>/_vti_bin/versions.asmx

oder das SPFileVersion API verwenden.

1. Web Service
foreach (SPListItem item in library.Items)
{
SPFile file = (SPFile)item.File;
int counter = item.Versions.Count;
VersionService.Versions objVersion = new VersionService.Versions();
objVersion.Credentials = System.Net.CredentialCache.DefaultCredentials;
System.Xml.XmlNode ndVersion = objVersion.DeleteAllVersions(item.File.ToString());
}

2. API
SPWeb web = new SPSite(“<url>”).OpenWeb();
SPFolder folder = web.Folders["<document library>"];
SPFile file = folder.Files["<document>"];
SPFileVersionCollection versions = file.Versions;
SPFileVersion version = versions[<version #>];
version.Delete();

Bei allen Varianten bleibt aber ein Problem das nur der Benutzer selber löschen kann. Damit SharePoint das Löschen zulässt, muss eine Hauptversion publiziert sein. Wenn die letzte Version des Dokuments keine Hauptversion, sondern eine Nebenversion (z.B. Version 2.1) ist, kann das Dokument nicht gelöscht werden.