Während eines Vortrages eines Kollegen von mir an der ShareConnect 2009 kam die Frage nach dem Löschen aller nicht mehr gebrauchten Versionen einer gesamten Dokumentbibliothek. Während dem Vortrag wurde dann die kurze Zwischendiskussion beendet, in dem man sich auf folgendes einigte; wenn man in den Library-Einstellungen die Haupt- und Nebenversionen global auf eine Version stellt, werden alle Versionen gelöscht.

Nach dem Vortrag diskutierten wir dieses Topic jedoch weiter. Denn der Punkt der da aufgegriffen wurde hat seine Berechtigung. Die Idee dahinter ist, dass man eine Projektsite, die nicht mehr gebraucht wird für alle Benutzer auf „read-only“ setzt und (um Platz zu sparen) von allen Dokumenten nur noch die letzte Version behält.

Bei dieser Diskussion in den Gängen der Rheingoldhalle waren wir uns einig, dass es so nicht geht. Wieder zuhause testete ich das kurz. Um es kurz zu machen, so geht es nicht.
Die Frage nun wie geht es dann. Über das SharePoint-WebInterface gibt es keinen Weg um alle „nicht benötigten“ Versionen zu löschen. Auch STSADM bietet keine Möglichkeit. Während meiner Suche bin ich auf drei Varianten gestossen.

PowerShell: Ein Benutzer der SharePointCommunity.de hat ein elegantes PowerShell-Script gepostet um nicht gebrauchte Versionen auf einer SiteCollection zu löschen.

Ein anderer Weg ist Thomas Palmié zu diesem Problem bereits gegangen. Um die Versionen in einer Document Library zu löschen kann man entweder den WebService:

http://<moss>/_vti_bin/versions.asmx

oder das SPFileVersion API verwenden.

1. Web Service
foreach (SPListItem item in library.Items)
{
SPFile file = (SPFile)item.File;
int counter = item.Versions.Count;
VersionService.Versions objVersion = new VersionService.Versions();
objVersion.Credentials = System.Net.CredentialCache.DefaultCredentials;
System.Xml.XmlNode ndVersion = objVersion.DeleteAllVersions(item.File.ToString());
}

2. API
SPWeb web = new SPSite(“<url>”).OpenWeb();
SPFolder folder = web.Folders["<document library>"];
SPFile file = folder.Files["<document>"];
SPFileVersionCollection versions = file.Versions;
SPFileVersion version = versions[<version #>];
version.Delete();

Bei allen Varianten bleibt aber ein Problem das nur der Benutzer selber löschen kann. Damit SharePoint das Löschen zulässt, muss eine Hauptversion publiziert sein. Wenn die letzte Version des Dokuments keine Hauptversion, sondern eine Nebenversion (z.B. Version 2.1) ist, kann das Dokument nicht gelöscht werden.

Ein kleiner Artikel für Daniel. Für alle Anderen: wenn man unter Windows Server 2008 R2 probiert Microsoft Office SharePoint Server 2007 zu installieren reagiert der Program Compatibility Assistent mit der Fehlermeldung „The program is blocked due to compatibility issues“.

Nun, es gibt im Moment (auch in MSDN) keine Installationsversion von Microsoft Office SharePoint Server 2007 die Service Pack 2 beinhaltet. Lediglich Service Pack 1. Windows Server 2008 R2 benötigt aber Service Pack 2 um die Installation zu starten. Es bleibt einem also nichts anderes übrig als Service Pack 2 in die Installationsdateien zu inkludieren. Der Vorgang wird „slipstreaming“ genannt. Eine genaue Anleitung findet man auf dem Microsoft SharePoint Team Blog oder ein bisschen genauer in TechNet-Artikel „Create an installation source that includes software updates (Office SharePoint Server 2007)“

Danach müssen noch die IIS- und die Applikation Server-Rolle aktiviert werden und fertig ist die Hexerei…

Ein kleiner Tipp: Wenn es trotz aktivierten Rollen und „slipstreaming“ nicht funktioniert: Die aktuelle Datei „svrsetup.dll“ aus dem Update-Ordern in das Installationsroot kopieren. Danach das setup.exe noch einmal starten.

Jetzt aber Dani, wenigstens ein Kommentar des Dankes …

Neulich bin ich über einen interessanten Artikel von Microsoft betreffend der Integration von BI Lösungen in SharePoint gestossen.
Seit dem 1. April 2009, bietet Microsoft die BI Lösung Performance Point als kostenloses Add On für Kunden die SharePoint Server 2007 Enterprise im Besitz haben an.

Die Hauptbestandteile von Performance Point sind:

• Scorecards
• Analyse
• Dashboards

Mit der Leistungsverwaltung Performance Point können Unternehmen ihre Aktivitäten überwachen, analysieren und planen. Darüber hinaus werden die Ausrichtung, die Zuständigkeiten und aussagekräftige Einblicke in Unternehmensdaten organisationsweit gefördert.

Vorteile von Office PerformancePoint Server 2007:

• Führungskräfte in Unternehmen können organisationsweit Zuständigkeiten und die Ausrichtung durchsetzen.
• Information Worker können über eine integrierte Lösung für die Zusammenarbeit Aktivitäten zur Leistungsverwaltung überwachen, analysieren und planen.
• IT-Manager können eine bessere Akzeptanz und Kompatibilität erreichen, da die Unternehmen Business Intelligence und die Leistungsverwaltung in Unternehmen in Beziehung setzen können.

Mit PerformancePoint Server 2007 erhalten alle Benutzer ein besseres Verständnis für die Unterschiede zwischen Plan- und Ist-Daten, können schneller Ursachen analysieren und bei Bedarf Pläne anpassen.

Mehr informationen zu dem Thema findet man auf der offiziellen Microsoft BI Homepage.
Hier ein paar Screenshots von Performance Point.

Das Add On kann über das Licensing Center von Microsoft runtergeladen werden.

Performance Point Server soll in der neuen SharePoint Version schon standardmässig integriert sein.

Ich habe hier auch schon über ZOHO Office geschrieben. ZOHO bietet eine breite Palette von Web 2.0 Applikation im Office Umfeld. Seit ein paar Monaten hat ZOHO nun ein Add-In für Office SharePoint Server 2007 im Angebot. Höchste Zeit diese Erweiterung einmal genauer anzuschauen.

Die Installation geht schnell und einfach via einem setup.exe von der Hand. ZOHO Office for SharePoint wird danach in der Zentral-Administration konfiguriert. Um eine Verbindung zu ZOHO zu bekommen wird ein aktives ZOHO-Konto benötigt.

Nach der Installation steht ZOHO Office für die im Setup ausgewählten Web Applikationen zur Verfügung. ZOHO integriert sich nahtlos in den SharePoint und unterstützt sowohl die Versionskontrolle als auch den Audittrail. Mit der Installation werden drei neue Content Typs, mit denen neue ZOHO-Dokumente erstellt werden, generiert.

Es können aber auch bereits bestehende Microsoft Word und Excel in ZOHO editiert werden. Über das Kontextmenü wählt man statt in „Word bearbeiten“ in „ZOHO bearbeiten“. Wird ein Dokument so ausgewählt, zeigt ZOHO auf einer Web Part Page (mit lediglich dem ZOHO Web Part) das selektierte Dokument. Dadurch kann das Dokument mit demselben Editor und denselben Funktionen wie in der Online-Version bearbeitet werden.

Aber auch weiter Funktionen der Online-Version sind verfügbar. So etwa können mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Die Koordination zwischen den Benutzer kann über eine ebenfalls vorhandene Chat-Funktion geschehen. Dabei muss keiner der Benutzer ein ZOHO-Konto haben.
Aber nicht nur Word-Dateien können bearbeitet werden. Ebenso wird das bearbeiten von Excel-Dateien unterstützt.

Wie ZOHO das Problem technisch löst, erklären sie in einem YouTube-Video. Das Dokument wird  zur gemeinsamen Bearbeitung (SSL-geschützt) temporär auf den ZOHO-Server geladen wird. Dort findet dann die Online Zusammenarbeit an dem Dokument in der bekannten Art und Weise mit ZOHO Office statt. Im Anschluss wird das Dokument wieder als neue Version in den internen SharePoint zurückgespeichert und die temporäre Datei wird komplett von den ZOHO Servern gelöscht.

Wer also seine Daten temporär auf einen anderen Server laden kann, hat eine komfortable Collaborationslösung. Vorstellbar sind auch Extranet-Szenarien bei denen externen Benutzer aktiv auf Dokumente zugreifen müssen. In meinen Test lief ZOHO Office for SharePoint nur auf Windows-Versionen. Also weder auf Linux noch auf Mac OS X. Ganz gratis ist ZOHO Office for SharePoint auch nicht. Pro User und Jahr sind 24$ fällig.

Nach fast einem Jahr Arbeit ist es nun endlich soweit. Das Buch, das Reiner Ganser und ich geschrieben haben, ist im Handel verfügbar. Der Titel „Erfolgreiche Portalprojekte mit Microsoft SharePoint, Praxishandbuch für die erfolgreiche Steuerung von SharePoint-Projekten“ beschreibt sehr genau, was der Inhalt des Buches ist.

Das Ziel des Buches ist, unsere Erfahrung in den Bereichen

• Chancen und Herausforderungen erkennen und Projekte erfolgreich steuern
• Intranetportal- und Zusammenarbeitstechnologien für Projektmanager

herauszuarbeiten und mit Tipps und Erfahrungen zu versehen. Die Nutzung der Microsoft Office SharePoint-Technologien bietet neue Möglichkeiten für die Zusammenarbeit in Organisationen. Diese Tools wirken sich aber auch rückkoppelnd auf die Organisationsform und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter aus. Dieses Buch soll die Eckpunkte und Chancen, aber auch die Gefahren zeigen, die ein SharePoint-Projekt mit sich bringt. Als Ziele einer SharePoint-Einführung werden meist auch Stichworte wie Zusammenarbeit, Kommunikation, Communitys, Knowledge Management, Wiki, Blog und weitere Web 2.0-Begriffe genannt. So verändern diese Projekte die Art der Zusammenarbeit nachhaltig und machen Platz für tiefgreifende Veränderungen im Unternehmen. Dies betrifft die Art, wie Menschen Informationen austauschen, mit Prozessen und Informationen umgehen und letztendlich, wie sie mit sich und anderen umgehen werden. Diese Punkte sind für den Erfolg von Portalprojekten von SharePoint von zentraler Bedeutung.

Das Buch ist bei MS Press erschienen. Es kann direkt dort oder bei Amazon erstanden werden.

Wie ich in einem früheren Artikel schon beschrieben habe, war die SharePoint-Unterstützung der aktuellen Microsoft Office Mac OS X eigentlich gar nicht vorhanden. Abhilfe wurde Anfang dieses Jahres angekündigt. Dazumal mit dem Namen “Microsoft Document Collaboration Companion“. Mit dem SP2 das letzte Woche für Office 2008 erschienen ist, wurde das teilweise behoben.
Nach dem Update ist im Applikationsfolder ein neues Programm namens „Document Connection“. (Document Connection ist Teil des Service Packs und kann nicht einzeln heruntergeladen werden.)

Dieses Tool bietet bei weitem nicht alle Funktionen die Office unter Windows und Internet Explorer durchführen kann. Aber zumindest die Basisfunktionen, die man für die Dokumentverwaltung braucht, sind vorhanden. Document Connection lässt einem unter Mac OS X Dokument hochladen (drag and drop). Ebenso ist nun das ein- und auschecken von Dokumenten möglich.

Das Standalone Tool, das also nicht etwa zusammen mit Safari funktioniert, behält Dokumente, die man bearbeitet hat, in einem eigenen Cache, so dass diese nicht zuerst heruntergeladen und danach wieder hochgeladen werden müssen.

Document Connection unterstützt aber nicht nur MOSS und WSS sondern auch den WSS der Microsoft via Office Workspace im Netz bereitstellt. Aus diesem Grund muss man beim Anlegen einer neuen Verbindung der SharePoint-Typ entsprechend auswählen.

Document Connection ist ein guter erster Schritt. Es sind aber dennoch einige wichtige Dinge offen. So fehlt die Möglichkeit, Workflows auszuführen, oder Dokumente zu „approven“. Trotzdem, einen Schritt näher an der Mac OS X Integration von SharePoint sind wir nun. Mal sehen ob uns SharePoint 2010 andere Modelle bietet…

Nun, meine Sommerferien sind vorbei und ich bin mich wieder fleissig am Einarbeiten. Neben allen E-Mails und Briefen, die hier auf meinen Schreibtisch liegen, sind aber auch ein paar spannende Dinge in der IT-Welt passiert. Hier eine Zusammenfassung:

SharePoint 2010

Auf der offiziellen Produkteseite von SharePoint2010 wurden erste Videos aufgeschaltet.
So richtig informieren will Microsoft ja erst auf der SharePoint Konferenz 2009 in Las Vegas.
So ist auf der Office 2010 Backstage Seite noch nicht viel zu sehen (lediglich drei Filme sind online).
Trotzdem findet man so einiges, wenn auch ein bisschen versteckt. Der Film der vermutlich am meisten von SharePoint 2010 und SharePoint Workspace 2010 zeigt, ist die Live Demo von Paul Cannon (Office Product Manager)

Mittlerweile erscheinen ja für alle SharePoint-Versionen regelmässig Updates. Über diese Updates informiert nun das SharePoint Server TechCenter auch Technet. Dies sowohl für MOSS wie auch für WSS.

Expression 3

Zum gleichen Zeitpunkt wie Silverlight 3 ist auch die Expression Suite 3 veröffentlich worden. Hier ist sicher Expression Blend 3 interessant. Aktuell ist die Suite aber nur in Englisch verfügbar.

Ebenfalls einen Download wert scheint SketchFlow zu sein. Ein neues Programm innerhalb der Expression Suite. Damit können schnelle visuelle Prototypen erstellt und animiert werden.

Live Videos und eine perfekte Linksammlung zu allen Funktionen der aktuellen Expression Programme finden sich im Team Blog von Expression Blend und Design.

In diesem Zusammenhang wurden aber auch andere Silverlight Tools aktualisiert. Der DeepZoom Composer ist nun in der Version 1 verfügbar. Allerdings sind auch schon erste Fehler aufgetaucht. Die aktuellste Version kann unter diesem Link heruntergeladen werden.

FAST ESP
Ich werde immer wieder angefragt, wie das nun mit FAST ESP und SharePoint aussieht. Die Fragen drehen sich um Lizenzmodelle bis hin zur Integration. Ein guter Start um sich mit Hintergrundwissen zu versorgen ist der Blog von Vedant Kulshreshtha.

Ein weiterer guter Beitrag, wie die Integration technisch aussieht, ist auf Channel 9 zu sehen.  Das Video zeigt eine PDC 2008 Session zum Thema „FAST: Building Search-Driven Portals with Microsoft Office SharePoint Server 2007 and Microsoft Silverlight“

BASTA 2009
Parallel zur BASTA 2009 findet die ShareConnect 2009 statt. Eine Konferenz für SharePoint Entwicklung und Management. Auf dieser werde ich zwei Sessions halten. Wer also Lust hat soll vorbeikommen und mir Hallo sagen.

Heute spreche ich über ein sehr nützliches und simples Feature von SharePoint Dokumentenbibliotheken. Nämlich wie man Inhalte von SharePoint Dokumentenbibliotheken mit MS Word verlinkt.  Mit einer SharePoint Dokumentenbibliothek ist es möglich, Metainformationen von Dokumenten innerhalb des Dokumentes anzuzeigen und zu verändern. Werden Metainformationen innerhalb der Dokumentenbibliothek im Data-Sheet Modus verändert, werden die Werte innerhalb des Word-Dokumentes automatisch angepasst. Werden die Werte im Word-Dokument verändert, passen sich die Werte in der Dokumentenbibliothek an.

Dieses Feature ist sehr nützlich, wenn mann Inhalte von Word-Dokumenten direkt in einer Dokumentenbibliothek anzeigen möchte, ohne MS Word starten zu müssen.

Wie das geht zeige ich hier, Schritt für Schritt:

1. Erstellen einer neuen Dokumentenbibliothek in Ihrer SharePoint SiteCollection.

2. Hinzufügen von weiteren Spalten, dessen Inhalte mit dem Word-Dokument verlinkt werden sollen.

Added columns to document library

3. Über das Menu “Insert” und “Quick Parts” können nun die neu hinzugefügten Spalten der Dokumentenbibliothek in das Word-Dokument eingefügt werden.

Quick parts in MS Word

Speichert man nun das Word-Template ab, wird das Template der Dokumentenbibliothek automatisch überschrieben.

Jetzt können wir unser neues Word-Template mit den verbundenen Metadaten aus der Dokumentenbibliothek bereits verwenden. Wählt man nun über das Menu “Neu” ein “Neues Dokument” aus, wird das entsprechende Word-Template geöffnet und man kann die Metadaten dazu eingeben.

Metainformationen in MS Word

Die eingegebenen Metadaten werden nach dem Abspeichern des Dokumentes in der Dokementenbibliothek angezeigt.

Document library with metadata

Und voilà, somit haben wir ein Word-Dokument erstellt, welches mit den Spalten einer Dokumentenbibliothek verlinkt ist. Die Metainformationen können, wie oben schon erwähnt, direkt in der Liste verändert werden. Word übernimmt die Änderungen automatisch.

Viel Spass beim ausprobieren.

Obwohl abgesprochen dürfen wir Euch leider den Screencast nicht mehr zeigen. Diejenigen welche den Screencast sehen möchten, müssen Axceler direkt  kontaktieren.

Dear Christoph Muller

Please can you remove the Axceler ControlPoint video from your website as soon as possible. We only want a short intro video to be freely available on the web, a fuller Demo we need to have behind a registration page.

Many thanks for your co-operation.

thanks

Axceler

Ein Produkt, das an der TechEd 09 in USA zum besten Produkt der Messe gewählt wurde, schaut man sich immer ein bisschen genauer an. Insbesondere wenn es sich um eine SharePoint Erweiterung handelt.

ControlPoint von Axceler bietet Lösungen für die häufigsten Herausforderungen von Administratoren wie schlecht verwaltete Berechtigungen, Sicherheitslücken, unkontrolliertes Wachstum von Sites und Site-Collections, Einblick in die Tätigkeit der Benutzer, optimale Nutzung von SharePoint Ressourcen, zentrale Kontrolle und Verwaltung von Benutzern, Websites oder Site Collections.

Mit ControlPoint hat man die Möglichkeit, seine SharePoint Umgebung mit einem grossen Satz von interaktiven Reports zu erkunden, zu schützen, zu analysieren und zu kontrollieren. Insbesondere hilft einem ControlPoint die Kontrolle und Sicherheit in einer oder mehreren Farmen durch umfassendes Rechte-Management, Analysen und SharePoint-Content Management. Ebenso um und die Governance durchzusetzen und proaktiv zu reagieren dank den Warnungen und Meldungen, die ControlPoint absetzt. Weiter werden Drag and Drop Funktionen, wie etwa verschieben und/oder kopieren von Sites zwischen Standorten oder Web Applikationen, unterstützt.

Robert Hassiotis von ControlPoint hat uns heute eine Live Demo von ControlPoint 3 gemacht. Eine PPT Folie, welche die Funktionen im Überblick zeigt und danach eine Live Demo auf einer Test Farm. Der Web Cast dauert eine halbe Stunde. Wer sich mit den oben genannten Herausforderungen herumschlägt, sollte sich diese halbe Stunde zu Gemüte führen. Es könnte definitiv die Lösung sein.

Vor zwei Jahren schrieb ich hier einen Artikel über den Log Parser. In der Zwischenzeit ist mir dazu ein kleines aber sehr nützliches Tool in die Hände gekommen. Der Log Parser Lizard. Das Tool Log Parser Lizard basiert auf dem Microsoft Log Parser und bietet für das CLI-Tool eine grafische Benutzeroberfläche.

Das Tool verwaltet die Queries in Gruppen und zeigt sie in Navigation Panes, ähnlich wie in Outlook, an. Dabei können jeweils zwei Resultate verglichen oder zwei unterschiedliche Resultate angezeigt werden. Das schöne dabei, Log Parser Lizard kann auch die Grafiken erzeigen die Log Parser exportieren kann. Es zeigt diese in einer Vorschau. Die Daten, wie auch die Grafiken, können in verschieden Formaten exportiert und weiter verarbeitet werden.

Im Beispiel oben werden die Browser-Typen die auf die Site „Verkauf“ zugegriffen haben, angezeigt:

Hier das Query, welches ich für das Beispiel benutzt habe:

SELECT cs(User-Agent), count (*)

FROM C:\WINDOWS\system32\LogFiles\W3SVC1845086982\*.log

WHERE s-port = 80 AND cs-uri-stem like ‘%verkauf%’

GROUP BY cs(User-Agent)

Der Log Parser Lizard kann leider nicht mit den SharePoint 12hive ULS logs umgehen. Ein kleines aber sehr nützliches Tool ist der „SharePoint 2007 Log Parser“, aus dem „SharePoint Ninja Toolkit“, der genau diese Aufgabe übernimmt.

Diese beiden Tools zusammen erleichtern einem die Arbeit und sind sicher einen Test wert.