Durch seinen unermüdlichen Einsatz bei scolab.ch hat Chris Müller heute von Microsoft den MVP-Sharepoint Award (Microsoft Most Valuable Professional) erhalten. Dies zeigt scolab.ch, dass es richtig und notwendig ist, sich mit dem Thema “Collaboration” auseinander zusetzen und das Wissen einer breiten Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen. Ebenso freut es uns, dass unsere Arbeit wahrgenommen und honoriert wird.

So sehen wir erfreut auf die vergangenen beiden Jahre zurück, auf das, was wir da erreicht haben. Mit, ich muss es zugeben, einem gewissen Stolz schreibe ich hier diese Zeilen, denn viele Nächte gingen gemeinsam und sehr schnell zu Ende.

Zudem ist dies ein weiterer Ansporn, mehr zum Thema “Collaboration” aufzuzeigen, noch mehr zu recherchieren, zu testen und in unseren Blog zu setzen.

Wir, die restlichen scolab.ch Mitglieder gratulieren Chris zum MVP-Sharepoint Award.
Keep up posting…

Die SharePoint-Konferenz liegt schon ein paar Tage hinter mir – Zeit also für den Rückblick auf den letzten Tag und mein persönliches Fazit über die SharePoint-Konferenz 2008.

„Ende gut, alles gut“ – so war es auch an der SharePoint-Konferenz. Am letzten Tag kam endlich der Vortrag, auf den ich die ganze Zeit gewartet habe: die Präsentation von Mario Thiessenhusen und Sebastian Aufleiter von Microsoft Consulting Services zum Thema „SharePoint-Projekte mit ganzheitlichem Ansatz“.

Die beiden haben (unter anderem) ein ganzheitliches Vorgehensmodell für die Einführung von SharePoint präsentiert, das exemplarisch aufzeigt (vgl. die beiden Grafiken):

• aus welchen Rollen sich ein ganzheitliches Projektteam zusammensetzt
• welche Aufgaben und Verantwortungen die jeweiligen Rollen wahrzunehmen haben
• welche Inputs und Ergebnisse jede Rolle in welcher Projektphase zu liefern hat

Das Vorgehensmodell ist von Microsoft Consulting Services entwickelt worden und befindet sich noch in der Testphase. Aber es liegen schon genug Details vor um zu erkennen, dass das Vorgehensmodell mit seinem Fokus auf einen sauberen Business Case als Startpunkt für ein SharePoint-Projekt einen der Hauptschwachpunkte vieler SharePoint-Projekte anpackt: nämlich dass SharePoint-Projekte häufig IT-getrieben sind und ein von den Anwendern/Fachabteilung miterarbeiteter und mitgetragener Business Case fehlt.

Thiessenhusen und Aufleiter haben klar gemacht, dass am Anfang eines jeden SharePoint-Projekts zuerst einmal das Verstehen stehen muss (genau was ich in meinem Blogbeitrag vom 2. Tag gefordert habe!!!). Der Anwendungskontext der zukünftigen SharePoint-Lösung muss analysiert und hinterfragt werden. Bestehende Strukturen und Prozesse müssen aufgenommen und wo notwendig/sinnvoll überarbeitet und neu gestaltet werden. Natürlich ist es unrealistisch, sich ein SharePoint-Projekt linear vorzustellen – zuerst Analyse dann Umsetzung. Vielmehr wird es wohl ein zirkulärer Prozess sein, der über die gesamte Projektlaufzeit läuft. Aber entscheidend fand ich das klare Commitment von Thiessenhusen und Aufleiter, womit zu beginnen ist: mit der Fachabteilung und dem Business Case.

Nach diesem packenden Vortrag war ich versöhnt mit den Höhen und Tiefen der Konferenz und ich konnte zufrieden nach Hause reisen. Und heute, drei Tage nach der Konferenz kann ich auch mein persönliches Fazit über die SharePoint-Konferenz ziehen:

1. Es braucht eine hohe Frustrationstoleranz (was zugegebenermassen nicht meine Stärke ist…). Auf zwei Vorträge, die die geweckten Erwartungen nicht erfüllen, kommt ein Vortrag, der anregt, Fragen und Zweifel ausräumt und neue Einsichten vermittelt.
2. Collaboration ist immer noch ein IT-Thema. Das Business hat dieses strategische Thema noch nicht aufgenommen und besetzt. Da haben wir von der IT noch viel Überzeugungsarbeit zu leisten.
3. Die organisatorischen und kulturellen Veränderungen, die durch die Kommunikations- und Kollaborationstechnologien ausgelöst werden, sind immer noch höchstens Randthemen. Es dominieren die technischen Aspekte. Hier muss die IT dazulernen und ein ganzheitliches Projektvorgehen entwickeln.

Bei meinen Recherchen im Internet über Teamwork bin ich auf einen interessanten Artikel gestossen, der die 7 Schlüssel Dimensionen eines “High Performance Teams” beschreibt. Schauen wir uns mal diese 7 Dimensionen genauer an.

1. Die Bindung
Die Teammitglieder fühlen sich in die Gruppe integriert. Sie fühlen sich übergeordnet zu den persönlichen Zielen den Gruppenzielen verpflichtet.

2. Das Vertrauen
Die Teammitglieder ehren gegenseitige Verpflichtungen, bewahren Vertrauliches, unterstützen einander und verhalten sich vorhersehbar und beständig.

3. Der Zweck
Das Team versteht, wie es in das Business der Organisation integriert ist. Die Teammitglieder verstehen ihre Rollen, fühlen sich in die Organisation integriert und sehen die Unterschiede ihrer Persönlichen und gemeinsamen Bestrebungen.

4. Die Kommunikation
High performance teams kommunizieren frequentiell, effizient und klar untereinander und kommunizieren klar und offen über Teamaktivitäten mit Aussenstehenden. Effektive interne Kommunkation erlaubt das Team schnelle und ausbalancierte Entscheidungen zu treffen, konflikte im Vorfeld zu eliminieren und wertvollen Feedback auszutauschen.

5. Die Beteiligung
Jeder hat seine Rolle in einem Team. Unabhängig zu den Unterschieden in den Rollen, Perspektiven und Erfahrungen, fühlen sich die Teammitglieder als gleichberechtigte Partner. Beiträge werden respektiert, aber auch erwartet.

6. Die Prozessorientierung
High performance teams haben eine grosse Anzahl von Werkzeugen zur Verfügung, die Ihre Arbeit vereinfachen. Zum Beispiel Problemlösungs- und Planungswerkzeuge, reguläre Meetings, Agendas, Abmachungen im Umgang miteinander und Möglichkeiten und den Willen diese Werkzeuge stets zu verbessern.

7. Die ständige Verbesserung
Das Team versteht die Notwendigkeit sich ständig zu verbessern. Es besitzt die Möglichkeit, das Wissen und die Zeit dazu sich ständig weiterzuentwickeln. Alle Weiterentwicklungen entstehen mit der Unterstützung der Organisation.

Persönliches Fazit:

Ich denke diese 7 Schlüsseldimeinsionen sind ziemlich zutreffend, was die Performance eines Teams positiv beeinflussen könnte. Was jedoch einem High-Performance Team noch einen weiteren Kick geben könnte ist:

8. Die Beziehung
Wir alle wissen, das heutzutage, oder auch schon immer die grössten Geschäfte über Beziehungen abgewickelt werden. Der Ausdruck “Vitamin B” bestimmt noch immer und wird auch immer die Geschäftswelt beeinflussen.
Anders gesagt, haben die Teammitglieder eine gute Beziehung untereinander, wirkt sich das positiv auf die Arbeit aus.
Diese Beziehung kann durchaus über die Arbeitszeit hinaus gehen. Lernt man die Teammitglieder besser kennen, wird das Vertrauen gestärkt und so eine stärkere Bindung geschafft.

9. Der Teamgeist
Diese Dimension ist wohl die schwierigste zu erklären. Der Teamgeist jedoch ist “der Motor” eines jeden Teams. Der Teamgeist eines Team wird am ehensten in Stressituationen oder Situationen von starker Euphorie sichtbar, sofern der Teamgeist überhaupt vorhanden ist. Ich denke, dass genau dieser Geist verantwortlich dafür ist, dass die oben genannten Dimensionen funktionieren. Ist kein Teamgeist vorhanden, wird es schwierig sein die anderen Dimensionen ins Rollen zu bringen.
Ergo, vielleicht sollten wir bei der nächsten Teamkriese dem Teamgeist ein Opfer darbringen um die Krise möglichst unbeschadet zu überwinden.

Der heutige zweite Tag der SharePoint-Konferenz geht in die letzte Track-Runde und es zeigt sich allmählich, was die Renner dieser Konferenz sind: die How-To-Tracks und die Toy-Tracks.

How-To-Tracks sind Referate, die Wissen vermitteln: zum Beispiel wie die Search-Engine anzupassen ist, wie mit dem SharePoint Designer und der DataView zu arbeiten ist oder wo welche Ressourcen für Entwickler zu finden sind.

Toy-Tracks sind Referate, die Ausblick geben auf neue Technologien und Produkte, wie z.B. Silverlight und Popfly.

Allerdings habe ich entschieden, mich für einmal antizyklisch zu verhalten, also gerade nicht in die gut besuchten Tracks zu gehen. Diese Strategie birgt natürlich Risiken. Statt auf Nummer Sicher zu gehen, muss ich mich von dem überraschen lassen, was kommt. Den einen oder anderen Flop habe ich daher auch heute wieder erlebt. Aber ich bin dafür mehr als entschädigt worden durch die vereinzelten Perlen, die ich so entdeckt habe.

Solche Perlen waren zum Beispiel am Dienstag das Referat von BlueBridge über den Einsatz von Wikis in Unternehmen (dazu werde ich später einen separaten Blogbeitrag schreiben) oder am Mittwoch die Vorstellung des Referenzprojekts von Collexis bei den Asklepios-Kliniken, das ein ausgefeiltes Document Management System mit Social Computing verknüpft. Wer nicht bei diesem Track dabei war, kann sich auf www.biomedexperts.com selbst einen Eindruck davon verschaffen, was in diesem Referenzprojekt am entstehen ist.

Was hat mich an diesen Tracks fasziniert? Es war die Botschaft, die diese Referate zwischen den Zeilen transportierten: das Wissen um das How-To ist eine Grundvoraussetzung für ein gutes SharePoint-Projekt. Wir müssen die Technologie beherrschen und ausreizen können, um ein gutes Projekt machen zu können. Aber erst durch Verstehen wird aus einem guten SharePoint-Projekt ein besseres SharePoint-Projekt.

Was meine ich mit Verstehen? Verstehen heisst zu begreifen, was das Business-Umfeld und die Nutzer-Anforderungen der SharePoint-Lösung sind. Erst wenn ich das verstanden habe (ausgedrückt in zu erreichenden Business-Zielen, zu erledigenden Linien-Aufgaben, abzuwickelnden Geschäftsprozessen, involvierten Sachbearbeitern und Experten, benötigtem Fachwissen und Entscheide, zu erstellenden Dokumenten etc.) kann ich im Prinzip mein SharePoint-How-To-Wissen optimal zum Einsatz bringen.

Es ist o.k., wenn an der SharePoint-Konferenz die How-To-Tracks der Renner sind. Aber für jeden Tag, den wir hier in Frankfurt verbringen, sollten wir eigentlich zurück im Büro einen Tag zum Nachdenken investieren und uns fragen: wie können die kennengelernten Technologien im eigenen Team/Abteilung/Unternehmen nutzbringend eingesetzt werden?

P.S. an meinen Chef: ich mach am Freitag einen Tag frei zum Nachdenken!

Kaum habe ich den Artikel über die Zoho Office Suite und ihrer Offline und Word Integration geschrieben, erreicht mich ein E-Mail von Microsoft über den Stand ihres neuen Online Service. Das Produkt nennt sich Microsoft Office Live Workspace.

Der geschlossene Beta Test steht im Moment nur Anwendern aus den USA zur Verfügung. Allerdings kann man sich auf der Webseite schon für den ausgeweiteten Beta Test voranmelden. Die Verfügbarkeit ausserhalb der USA wurde, früher einmal, auf Anfangs 2008 angegeben. Eine deutsche Version soll Ende 2008 verfügbar sein.

Was wird dieser Service bieten? Das „Look and Feel“ gleicht ein bisschen den Konkurrenten Zoho und Google. Im Gegensatz zu Zoho oder Google lassen sich mit Office Live Workspace zwar keine neuen Dokumente im Internet anlegen, sie können aber im Web gespeichert, betrachtet und anderen Usern zur Verfügung gestellt werden. Das Editieren der Dateien erfolgt offline mittels der auf dem Rechner installierten Microsoft-Office-Suite, die auch direkten Zugriff auf die Webapplikation ermöglicht. Wer kein Office XP, 2003 oder 2007 installiert hat, kann die im Workspace veröffentlichten Dokumente im Browser ansehen und kommentieren, aber nicht bearbeiten. Microsoft hat auf den Office Live Seiten hierzu einige Screen Shots und ein Video hinterlegt.

Wie viel Online-Speicherplatz zur Verfügung stehen wird, hat Microsoft noch nicht bekannt gegeben, es sollen sich aber “über 1000 Office-Dokumente” sichern lassen. Die Nutzung des Dienstes wird kostenlos sein.

Kennen Sie das? Ihre Schlange an der Supermarkt-Kasse ist immer die langsamste, der Kaffee in der Thermoskanne ist immer genau dann alle, wenn Sie Ihre Tasse auffüllen wollen … und die Tracks, die Sie an der SharePoint-Konferenz belegen, sind immer die Flops.

Tja, dann wissen Sie genau, wie es mir an meinem ersten Tag an der SharePoint-Konferenz hier in Frankfurt ergangen ist. Oder besser gesagt: beinahe ergangen wäre – wenn da nicht heute Nachmittag der Track von Siemens über den Einsatz von SharePoint in verschiedenen Fachabteilungen gewesen wäre. Aus meiner Sicht das bisherige Highlight der SharePoint-Konferenz.

Neben drei interessanten Einblicken in Anwendungslösungen im Bereich Vertragsmanagement, Ausbildungsplattform und Warenrücknahme-Prozess haben mich vor allem die drei Lessons Learned überzeugt, die Siemens nach vier Jahren SharePoint-Einsatz gezogen hat:

1. Wie halten wir den Überblick über die schnell wachsende und nicht direkt kontrollierbare Zahl der SharePoint-Sites?
   Antwort: ein Site-Wizard regelt das automatische Provisoning von SharePoint-Sites. Der Provisoning-Prozess verlangt detaillierte Metadaten zu jeder neu bereitgestellten Site. Aus diesen Metadaten wird anschliessend ein übergreifenden Site Directory erstellt, das nach diesen Metadaten durchsucht/gruppiert/abgefragt werden kann.
2. Wie erhalte ich mir die Flexibilität im Einsatz der SharePoint-Funktionalitäten, ohne auf Konzern-Guidelines und eine strategische Roadmap verzichten zu müssen?
   Antwort: Trennung des Supports in zwei Funktionen: (1) Vor-Ort-Betreuungscenter, die nahe bei den Anwendern sind und zusammen vor Ort mit den Anwendern die Benutzeranforderungen in SharePoint umsetzen. (2) Center of Competence, das die Klammer über alle Vor-Ort-Betreuungscenter bildet und aus den unterschiedlichen Anforderungen und Erfahrungen der Betreuungscenter Standards und Konzern-Guidelines ableitet.
3. Wie bringen wir Customizing, Erweiterungen/Anspassungen und Performance unter einen Hut?
   Anwort: es gibt zwei SharePoint-Farms. (1) Die Standard-Farm, auf der nur Standard-Anwendungen bzw. genehmigte Siemens-Extensions (Zusatzprogrammierungen) laufen und im Rahmen des Standard-Customizings benutzerspezifisch adaptiert werden können. (2) Applikations-Server auf denen stärker adaptierte SharePoint-Anwendungen laufen.

Was sind meine persönlichen Lessons Learned nach diesem ersten Tag (ausser: fahre nie mit zu hohen Erwartungen an einen Kongress/Konferenz)?

“Gute” SharePoint-Lösungen sind per Definition nicht out-of-the-box-Lösungen, sondern auf das Anwendungsproblem und die Benutzerprozesse zugeschnittene Lösungen. Die Herausforderung ist: wie können diese individuell spezifizierten Lösungen “realeasfähig” umgesetzt werden? Oder mit anderen Worten: es passt sich die Software den Anwendern/Anwendungsproblem (besser: der Zielgruppe, vgl. Kommentar von RK) an und nicht umgekehrt. – Okay, das ist vielleicht ein bisschen zu krass als Aussage. Sagen wir: tendenziell passt sich die Software den Anwendern (besser: der Zielgruppe, vgl. Kommentar von RK) an.

Gruss aus Frankfurt und stay tuned – morgen gibts mehr News vom zweiten Tag der SharePoint-Konferenz!

Heute wurde mir eine Einladung zur MIX 08, in Las Vegas, offeriert. Die nahm ich natürlich dankend an. Letztes Jahr wurde an dieser hippen Web Konferenz ja Silverlight vorgestellt. Die MIX geht 2008 in die dritte Runde.

Einige Grössen geben sich ein Stelldichein. So etwa Guy Kawasaki, Steve Balmer und Scott Guthrie. Und weil es so cool ist, hier wieder einmal das Bild von Steve, Simon, Philippe und mir. Neben den diversen Sessions wird vermutet dass ein bisschen mehr über den Internet Explorer 8 bekannt wird. Dean Hachamovitch hat ja auf seinem Blog bereits bekannt gegeben, dass der Internet Explorer IE8 in der aktuellen Entwicklungsphase den ACID 2-Test bestanden hat. Die Web Welt scheint in Ordnung zu sein, da Microsoft ja bisher immer behauptet hat, dass die WaSP eine Lobbying-Gruppe sei und keine Organisation, die tatsächlich Standards festlege.

Wie auch immer: Ich werde jeden Tag ab dem 4. März 2008 verlauten lassen was sich an der MIX 08 tut. Gleichzeitig danke ich, wie auch das Scolab Team, den Jungs die mir das ermöglicht haben. We owe you one…

Nun ist scolab.ch ein Jahr online. Der Traffic auf der Seite stieg kontinuierlich an und gab unserer Idee recht. Eine Community die sich rund um das Thema Collaboration dreht ist entstanden. Unsere Job Hilfe Nummer 1 wurde kreuz und quer über den Globus verlinkt. Einige wollen diese Arbeit von uns abkaufen. So etwa der SharePoint Buch Autor Bill English. Die Job Hilfe Nummer 2 ist am entstehen. Hier darf man ein „Kochbuch“ zu STSADM.EXE erwarten.

Die Community, rund um Scolab, manifestiert sich vor allem in Aktivitäten auf dem Web. Wir möchten die Community aber erweitern und vor allem auch mit Euch in Kontakt treten. Zu diesem Zweck haben wir auf Facebook eine Gruppe eingerichtet. Also meldet Euch dort und kontaktiert uns direkt.

Zudem planen wir in Zürich Anlässe, zu aktuellen Themen der Collaboration durchzuführen. Nicht die grossen TechDays, sondern kleine, feine Anlässe unter IT-Pros. Wir stehen mit einigen Cracks zu unseren Themen in Kontakt die wir auf die eine oder andere Art nach Zürich bringen werden.

Weiter gilt wie immer: Wer nicht genau weiss was er mit seinem Freitagabend machen soll ist eingeladen sich bei uns zu melden. Wir haben vermutlich den richtigen Geist um diese Lücke mit IT, Collaboration und Pizzas oder anderen italienischen Köstlichkeiten zu füllen.

In diesem Sinne gratulieren wir uns selber zum ersten Online-Jahr und freuen uns darauf, dass wir mehr von Euch da draussen persönlich kennen lernen.

Scolab – Das Team

Firmen haben längst erkannt, dass in den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oft viel mehr steckt als das, wofür man sie eingestellt hat. Eine weitere alte Erkenntnis ist, dass Informationen und Ideen zur richtigen Zeit und am richtigen Ort zusammenfinden müssen, damit die “Funken so richtig stieben” können. Voraussetzung ist eine offene Kommunikationskultur über alle Hierarchiestufen hinweg.

Viele Firmen entdecken den internen Firmenblog als ideales Mittel, diesen Anfordrungen gerecht zu werden.

Auf medienlese.com bin ich auf einen interessanten Artikel gestossen der beschreibt, wie Cablecom dieses Konzept umsetzt. Folgender Auszug zeigt, dass auch Firmenblogs nicht vor dem Scheitern gefeit sind (wie auch etwa Knowledgebases die niemand füllt oder liest).

“Damit die Blogs nicht vor sich hin gammeln, wie es ja oft der Fall ist bei Zwangseinführungen von neuen Werkzeugen, wird niemand zum Bloggen gezwungen. Man hofft, dass die Mitarbeitenden den persönlichen Nutzen selbst erkennen und sich freiwillig für die Nutzung der neuen Plattform entscheiden. Zudem werden Mitarbeitende aktiv in die Entwicklung der Plattform eingebunden: Sie können in Blogs mitdiskutieren, welche Funktionen sie sich wünschen.

Interessant war die folgende Aussage: Eine Antwort auf einen Blogeintrag wird erwartet und zwar möglichst sofort. Sofort wurde generell als maximal 24 Stunden definiert.”

Wir sind gespannt wie fest sich interne Blogs in Firmen etablieren können. Oder ob sie bald wieder wegen Kontraproduktivität oder mangels Akzeptanz verschwinden.

Bill Gates soll einmal gesagt haben, dass er sich vom Telefon oft gestört fühle. E-Mail sei da viel praktischer: man antwortet wann und wie man will. Viele Leute scheinen seine Meinung geteilt zu haben.

Und nun das: 150 Intel-Ingenieure kündigen an: “Zero-E-Mail Fridays“. Ein Tag in der Woche, an dem keine E-Mails gelesen oder versandt werden. Warum denn das, ausgerechnet bei einem Unternehmen der Computerindustrie?

Hand aufs Herz, wir kennen selber die produktivitätszerstörende Kraft der technischen Kommunikationsmittel. Täglich nerve ich mich selbst über das klingelnde Telefon mitten in einer Arbeit. Messenger-PopUps, Mail-Notifikationen oder CC-Mails einiger unverbesserlicher Mitarbeiter lassen die wirklich produktive Zeit auf ein beängstigendes Minimum schrumpfen.

Das ist ja auch nichts neues. Längst gibt es Untersuchungen und Literatur darüber. Eine Studie hält fest, dass ein durchschnittlicher Angestellter nicht länger als 11 Minuten ungestört arbeiten kann. Nach einer Störung (durch Mails, Anrufe, etc) dauert es bis zu einer halben Stunde, bis er wieder ins Thema gefunden hat. Ich kann das aus eigener Erfahrung nur bestätigen.

Intels Ingenieure sind nicht die ersten die mit einem selbstauferlegten E-Mail Verzicht versuchen die negativen Seiten der modernen Kommunikation einzugrenzen. Trotzdem hat es ein enormes Medienecho hervorgerufen. Und das war wahrscheinlich auch die primäre Absicht hinter dieser Ankündigung. Jeder soll seine Gewohnheiten selber hinterfragen und die Möglichkeiten gut ausgereifter Software ausnutzen: Skype auf den Status “beschäftigt” stellen, Mails erst nach zwei Stunden wieder abrufen, etc. Nur dieses verfl… Telefon klingelt und klingelt…

Buchtipp:
Miriam Meckel: Das Glück der Unerreichbarkeit