Die E-Mail Flut, die uns allen kostbare Zeit raubt ist heutzutage immer noch ein leidiges Thema. Trotz den schlauen e-Mail Clients mit vielen verschiedenen Filtern und Archivierungsfunktionen, sind wir immer noch nicht im Stande die Flut zu bändigen. Das Problem ist nicht bei der Software, das Problem liegt schlicht und einfach bei uns selbst.
Ich habe hier einige Tipps parat, die vielleicht helfen können, ihre E-Mails besser zu verwalten um so mehr Zeit für anderes zu bekommen.
Da dieser Artikel doch umfangreich werden soll, werde ich den Artikel in mehreren Teilen veröffentlichen.

Tipp Nr. 1: Nicht von E-Mails ablenken lassen.
Haben Sie sich nicht auch schon selbst dabei ertappt, ständig ihre Inbox zu überprüfen, ob ein Mail angekommen ist? Diese Art von E-Mail Überwachung lenkt Sie stark vom ihrer aktuellen Tätigkeit ab. Mit diesem Verhalten stören sie ihre Konzentration und der Fokus an der aktuellen Tätigkeit. Das Ergebnis, die Produktivität sinkt.
Gewöhnen Sie sich dieses Verhalten ab. Am besten deaktivieren Sie jegliche Notifikationen und Alerts, die Sie auf neue Mails aufmerksam machen. Dies soll jetzt nicht bedeuten, dass Sie aufhören sollen Mails zu beantworten oder gar das e-Mail Medium zu benutzen.
Setzen Sie sich 2 bis 3 Termine am Tag, wo Sie in aller Ruhe ihre Mails abarbeiten. In der Zwischenzeit ist der Mailclient für Sie tabu.
Mit dieser Methode werden Sie im Endeffekt schneller mit dem abarbeiten der e-Mails und der Inhalt der Mails gewinnt an Qualität.
Diese Methode gilt natürlich nur für Infoworker, die Zeitunabhängig ihre Mails beantworten können. Für z. B. Supportmitarbeiter wäre diese Methode nicht zu empfehlen.

Tipp Nr. 2: Die Inbox freihalten
Dies erspart Ihnen unangenehme Telefonate mit der IT-Abteilung oder noch schlimmer, mit Kunden wenn die Inbox die Speicherbegrenzung überschritten hat. Zum anderen steigert es die Übersicht ihrer Inbox enorm. Wie soll das gehen, wenn innerhalb von einer Stunde 60 Mails in die Inbox fliessen?
Definieren Sie e-Mail Kategorien. Definieren Sie Regeln, die einkommende Mails in die entsprechenden Ordner verschiebt. Abonnieren Sie wirklich nur jene Newsletter oder RSS Feeds, die Sie auch wirklich interessieren. Archivieren Sie ihre Inbox regelmässig. Natürlich soll die Archivierung automatisch angestossen werden. Die aktuellen E-Mail Clients bieten meist eine solche Funktion an.
Ziel ist es, dass Ihre Inbox am Ende des Tages leer ist. Nehmen Sie sich 2 bis 3 Mal am Tag Zeit dazu ihre Inbox zu leeren und die Mails zu verwalten. Entwickeln Sie ihr eigenes E-Mail Archivierungssystem, so dass es für Sie am wohlsten ist damit zu arbeiten.

Soviel mal zum E-Mail Management 1. Teil. Die Tipps entspringen zum Teil aus meinen eigenen Erfahrungen und zum anderen von Leuten, die sich mit dem gleichen Problem auseinander gesetzt haben. Dieser Blog soll lediglich wiedereinmal die Wichtigkeit von persönlichem E-Mail Management aufzeigen.

Bill Gates soll einmal gesagt haben, dass er sich vom Telefon oft gestört fühle. E-Mail sei da viel praktischer: man antwortet wann und wie man will. Viele Leute scheinen seine Meinung geteilt zu haben.

Und nun das: 150 Intel-Ingenieure kündigen an: “Zero-E-Mail Fridays“. Ein Tag in der Woche, an dem keine E-Mails gelesen oder versandt werden. Warum denn das, ausgerechnet bei einem Unternehmen der Computerindustrie?

Hand aufs Herz, wir kennen selber die produktivitätszerstörende Kraft der technischen Kommunikationsmittel. Täglich nerve ich mich selbst über das klingelnde Telefon mitten in einer Arbeit. Messenger-PopUps, Mail-Notifikationen oder CC-Mails einiger unverbesserlicher Mitarbeiter lassen die wirklich produktive Zeit auf ein beängstigendes Minimum schrumpfen.

Das ist ja auch nichts neues. Längst gibt es Untersuchungen und Literatur darüber. Eine Studie hält fest, dass ein durchschnittlicher Angestellter nicht länger als 11 Minuten ungestört arbeiten kann. Nach einer Störung (durch Mails, Anrufe, etc) dauert es bis zu einer halben Stunde, bis er wieder ins Thema gefunden hat. Ich kann das aus eigener Erfahrung nur bestätigen.

Intels Ingenieure sind nicht die ersten die mit einem selbstauferlegten E-Mail Verzicht versuchen die negativen Seiten der modernen Kommunikation einzugrenzen. Trotzdem hat es ein enormes Medienecho hervorgerufen. Und das war wahrscheinlich auch die primäre Absicht hinter dieser Ankündigung. Jeder soll seine Gewohnheiten selber hinterfragen und die Möglichkeiten gut ausgereifter Software ausnutzen: Skype auf den Status “beschäftigt” stellen, Mails erst nach zwei Stunden wieder abrufen, etc. Nur dieses verfl… Telefon klingelt und klingelt…

Buchtipp:
Miriam Meckel: Das Glück der Unerreichbarkeit

Bei uns im Betrieb tauchte die Frage auf, wie wir in unserem Exchange 2007 und SharePoint 2007 Umfeld mit unseren externen Partnern im Bereich Meeting und Termin Management besser zusammen arbeiten können. In diesem Zusammenhang taucht die Anforderung der Benutzer auf, dass ihre Partner auch auf die Kalender von unseren Mitarbeiter sehen können. Wir haben kurz über ein Benutzer Provisionierungssystem über eine MOSS Seite nachgedacht. Aber schon ein paar Tage später haben wir eine viel einfachere Lösung gefunden.

Outlook 2007 kann seine Kalender im .ics Format freigeben und aktualisieren. Dabei können diese Kalender auf einem beliebigen WebDAV Share liegen. Microsoft selber bietet aber einen solchen Service, ohne das wir auf unserem Webserver WebDAV aktivieren. Dieser Dienst kann gratis über Office Online, direkt aus Outlook 2007 heraus bezogen werden. Natürlich können in diesem Falle nur Benutzer mit einem Live Konto sich dann auch identifzieren.

Mit Rechtsklick auf einen Kalender kann die Freigabeart eines Kalenders bestimmt werden. Dieser kann per E-Mail versendet oder eben im „Internet veröffentlicht werden. Der Vorteil einer Veröffentlichung im Internet ist, dass jedesmal, wenn Outlook ein „Senden und Empfangen“ Vorgang auslöst, der Kalender im Internet (WebDAV) aktualisiert wird.

Entsprechend der gewählten Option muss nun entweder ein Live Konto (Office Online) oder das Passwort des entsprechenden WebDAV Shares angegeben werden.
Im Anschluss daran wählt man die entsprechenden Berechtigungen wie auch den Detailierungsgrad der veröffentlichten Informationen.

Nach diesem Schritt öffnet Outlook ein neues E-Mail mit den passenden Links für die Einladung.

Diese können nun von dem Mail Empfänger abonniert werden. Die eingeladenen Benutzer figurieren gleichzeitig als berechtige Benutzer des freigegeben Kalenders. Die Berechtigungen für den Zugriff auf den freigegeben Kalender können sowohl auf der Webseite wie auch im Outlook weiter konfiguriert werden. Das heisst, es können Benutzer entfernt und neue hinzugefügt werden.
Natürlich muss der Kalender nicht zwingend in eine Applikation die mit dem .ics Format umgehen kann importiert werden. Der freigegebene Kalender kann auch im Web betrachtet werden.

.ics kompatible Programme sind unter anderem der Windows Kalender von Vista, iCal von Apple, oder Mozillas Sunbird.

Als Pendant zum Exchange-Konzept von öffentlichen Ordnern, kann man im Microsoft Office SharePoint Server E-Mail aktivierte Listen benutzen. Damit diese SharePoint Listen funktionieren muss aber nicht nur der MOSS Server konfiguriert werden, sondern auch Anpassungen am Active Directory und dem Exchange Server vorgenommen werden.

Wie man diese drei Server konfiguriert, damit man E-Mails an den SharePoint Server schicken kann, habe ich in diesem HowTo Schritt für Schritt beschrieben.

howto_mail-aktivierte_sharepointlisten_mit_exchange_2007