Im Gegensatz zum ersten Artikel über die SharePoint Konferenz hier noch eine Konferenz-Nachbearbeitung die etwas mehr Inhalt, als dieses eine Bild, hat.

Michael Greth hat über einen meiner Vorträge einen Podcast gemacht. Er hat den ersten Vortrag „The „fuzzy tail“ – wie entwickelt man ein Suchkonzept?“ komplett aufgenommen und gestern, ebenfalls komplett, bereitgestellt. Wer also Lust hat, den Vortrag noch einmal zu hören, kann das jetzt in Ruhe noch einmal tun.

Der Podcast ist via iTunes oder direkt auf SharePointPodcast.de zu beziehen.

Nun, um es vornweg zu nehmen: es war perfekt. Viele gute Leute waren in München und es war ziemlich spannend, informativ uns auch lustig. Während einer Session hatte ich von den Teilnehmern ein Foto gemacht, als alle in perfekter Partylaune die Hände oben hatten. In der Zwischenzeit hatte ich einige Mails bekommen mit der Bitte ihnen dieses Foto doch zuzusenden. Steffen Fischer hatte mich darauf aufmerksam gemacht, dass ich das Foto doch auf Scolab.ch stellen solle. Eigentlich eine perfekte Idee. Danke Steffen!

So und hier ist es. Leider ein bisschen unscharf, aber man kann nicht alles haben!

Vielen Dank an Alle die in München an der SharePoint Konferenz waren. Ich hatte viele interessante und lustige Gespräche. Ein „merci“ aus der Schweiz. Bist zum nächsten Jahr.

PS: Das Bild in Originalauflösung liegt auf meinem SkyDrive.

Ich freue mich sehr, dass ich als Referent auf die SharePoint-Konferenz 2009 in München eingeladen wurde und dort (voraussichtlich am 12.2.2009) zwei Vorträge über Microsoft Office SharePoint Server 2007 halten darf. Die beiden Vorträge werden “Search” als Thema haben. Ein Vortrag ist konzeptioneller Natur und einer beschreibt ein „cooles“ Projekt, welches bis dann abgeschlossen sein wird.

Ebenfalls fertiggestellt ist bis dann das Buch, welches ich zusammen mit Reiner Ganser schreibe. Thema: wie kann es anders sein? Natürlich SharePoint. Eine genaue Ankündigung wird noch kommen.

Nun, die SharePoint Konferenz 2009 wird sicher hochinteressant werden, mit vielen praxisnahen Informationen rund um das Thema SharePoint. Ich werde an diesen beiden Tagen auch einige Vorträge besuchen und würde mich freuen, den einen oder anderen Leser von scolab.ch bei dieser Gelegenheit persönlich kennenzulernen. Wer also Lust und Zeit hat, meldet sich bei uns.

Google stellt seit kurzem eine browserunabhängige Voice- und Videochaterweiterung zur Verfügung. Dafür ist ein PlugIn nötig. Google bietet dieses PlugIn ganz diskret an: Wählt man in der bestehenden Chat-Funktion bei einem Kontakt das Menü “Mehr” aus, wird einem das PlugIn angeboten. Nach der Installation des exe-Files steht die neue Funktion in jedem Browser zur Verfügung. Jussi und ich haben erfolgreich mit dem IE7, Firefox3 und Chrome gechatet.

Damit erweitert Google seine Collaboration-Palette um ein weiteres Puzzle-Teilchen. Alles sieht danach aus, dass Google irgendwann sein Gesamtwerk fertig hat. Bis jetzt aber kann Google noch nicht mit den wirklich ausgereiften Collaboration-Produkten mithalten; zu zerstückelt kommt das alles noch daher. Wir sind gespannt, wie sich die Goolge-Collaboration-Plattform weiter entwickelt.

People Search wird immer wichtiger. Diverse Projekte kamen in letzter Zeit auf uns zu, bei denen dieses Thema ein wichtiger Baustein der gesamten Suchstrategie ist. Nun, People Search ist mehr als nur Mitarbeiter zu finden. Ansonsten könnte man auch das Globale Adressbuch benutzen. Aber für was wird People Search wirklich gebraucht. Diese Frage ist in jedem Unternehmen verschieden. Um das herauszufinden haben wir uns hier einen Fragekatalog zurechtgelegt, der diese Fragen beantworten und ein klareres Bild geben soll. Aus dieser Analyse heraus lassen sich dann die Einflüsse auf die Topologie, das Design und die neuen „managed properties“ des Portales bestimmen.

In welchen Zusammenhang suchen Sie heute nach Mitarbeitern?
Bei dieser Frage geht es nur darum zu verstehen, wie das Unternehmen innerhalb der Wertschöpfungskette auf das Suchen und vor allem Finden von Personen angewiesen ist. Es ist wichtig, den Zusammenhang zu verstehen zwischen Menschen und Knowhow. Man sollte aber auch nach der sozialen Komponente fragen. Etwa, wie kommt man zu Informationen; mehr in der Kaffepause (informell) oder mehr im E-Mail vom Chef (formell). Dies hat einen Einfluss auf den generellen Einsatz von Social Media im Unternehmen und gibt der Diskussion darüber die nötige Grundlage. Man sollte es in dieser Phase vermeiden, eine Demo über SharePoint People Search zu geben. Diese engt zu diesem Zeitpunkt nur die Gedanken ein. Besser ist es, ein Beispiel aus dem Internet zu nehmen, wie etwa Facebook. Solche Plattformen konzentrieren sich fast ausschliesslich auf das vernetzten und auffinden von Personen. Wenn man solche Plattformen als Einstieg für die Diskussion verwendet, öffnet dies meistens die Diskussionsrunde, da die Benutzervertreter verstehen um was es geht und das „the sky ist he limit“ angesagt ist.

Welche Gruppen innerhalb der Firma könnten People Search brauchen?
Mögliche Antworten 
- Nur die Leute am Empfang, lediglich um die richtige Personen zu finden
- Nur die Projektteams (Info Worker)
- Jeder von Zeit zu Zeit, um einen entfernten Kollegen in der Firma zu finden
Einflüsse auf:
- Einflüsse auf das Design und die „managed properties“ der MySite
- Einflüsse auf weitere Software Lösungen, wie etwa Präsenz Informationen (Office Communication Server 2007)
- Einflüsse auf Funktionen wie etwa „wild card“-Suche

Wann könnte People Search eingesetzt werden und was ist das erwartete Resultat der Suche?
Mögliche Antworten:
- Am Anfang eines Projektes um Mitarbeiter zu finden
- Während eines Projektes um Spezialisten-Knowhow zu finden
- Fortlaufend, um zu sehen, was meine Berufskollegen so machen
- Gar nicht, wir brauchen Facebook
Einflüsse auf:
- Einflüsse auf das Design und die „managed properties“ der MySite
- Einflüsse auf die Entwicklung von speziellen Web Parts

Wie unterscheiden sich die Gruppen, die People Search einsetzten?
Mögliche Antworten:
- Die eine Abteilung sucht nur nach Abteilungen und Zuständigkeiten
- Die andere Abteilungen sucht nach Knowhow
Einflüsse auf:
- Einflüsse auf das Design und die „managed properties“ der MySite
- Einflüsse auf Entwicklung von speziellen Web Parts
- Einflüsse auf Search Scopes (Tabs) und Audiences

Wann ist die Suche nach Personen fertig?
Mögliche Antworten:
- Ich suche drei Mitarbeiter und vergleiche die Angaben der MySite miteinander
- Zu dem Mitarbeiter, zu dem ich eine „Verbindung“ über einen Kollegen habe, den kontaktiere ich
- Sobald ich eine Zusage für die Projekt-Ressource bekommen habe
Einflüsse auf:
- Einflüsse auf das Design und die „managed properties“ der MySite
- Einflüsse auf Entwicklung von speziellen Web Parts
- Einflüsse auf Entwicklungen von Workflows welche People Search unterstützen
- Einflüsse auf „best bets“ für People Search

Gute technische Links zum Theme People Search die mir Michael Greth noch zugespielt hat:

Colleagues, Social Distance & Relevance in People Search; Social Networking tools
“Social Computing and SharePoint” Präsentation

Heute hat George Strohmayer von Cisco an den ComDays einen interessanten Vortrag zum Thema “How much bandwidth do we need” gehalten. Dabei wurde er erstaunlich konkret und hat einige Brücken zum Thema Collaboration geschlagen.

Bisher waren vor allem P2P Anwendungen die Haupttreiber der Bandbreitensteigerungen. Im Vergleich zu dem was uns noch bevorsteht war das aber marginal. In Zukunft wird die Übermittlung von  Videocontent (in irgend einer Form) den Löwenanteil der Bandbreite wegfressen. Während heute der durchschnittliche Bedarf des Downstreams bei 3.75 Mbps liegt, rechnet Cisco morgen mit 11.25 Mbps, mittelfristig gar mit 30 Mbps.

Nicht weniger wichtig ist die wachsende Erwartungshaltung der Kunden nicht nur bei den Transferraten, sondern bei der Qualität der Übertragung – also bei der Latency. Heute werden gemäss Untersuchungen 95ms Verzögerung als qualitativ gut akzeptiert, in naher Zukunft rechnet Cisco mit 60ms als Akzeptanzgrenze.

Und spätestens hier sind wir bei unserem Thema. Durch die Zunahme manigfaltigster Videoinhalte und Anwendungen in guter Qualität sowie die weite Verbreitung von Social Networks werde es eine Verschmelzung der beiden Bereiche geben. Cisco hat auch gleich eine Wortschöfung parat: Visual Networking!

Cisco macht ja gleich selber vor, wie sie sich diese Zukunft vorstellt. Wir haben ja bereits über die High-End-Video-Conferencing-Lösung TelePresence berichtet. Ein interessanter Nachtrag dazu: rund 60 Prozent des Cisco-internen Datenverkehrs machen mittlerweile TelePresence-Sessions aus, eine Zahl, die auch für den globalen Datenverkehr prognostiziert wird.

Die visuelle Kommunikation wird zweifellos enorm an Bedeutung gewinnen. Allerdings wird auch von Seiten der User einiges mehr abverlangt als bei reiner Voice-Übertragung (Licht, Auftreten, “virtuelle Kompetenzen” ). Dies ist neben der Technik sicherlich ein weiterer Grund für die etwas länger dauernde Adaptierungsphase.

In meiner Eigenschaft als SharePoint Berater diskutiere ich mit vielen Leuten über SharePoint und Collaboration im Allgemeinen. Für die nicht technischen Gesprächspartner ist Microsoft Office SharePoint 2007 meist ein Fremdwort. Elektronische Zusammenarbeit aber auch. In diesem Zusammenhang möchte ich den Blogpost „Warum scheitern SharePoint Projekte“ noch einmal aufnehmen und von einer anderen Seite her beleuchten. Nämlich unter dem Aspekt, warum SharePoint Projekte gar nicht erst gestartet werden! Hier eine kleine Sammlung von Antworten die ich kriege, wenn ich Kunden das erste Mal von Collaboration erzähle.

1. Klingt gut, aber unsere interne Kommunikation funktioniert seit Jahren sehr gut.

2. Aha! Ein Dokumentenlenkungs- und Archivierungssystem wird bei uns auch gerade geplant. (Nach einer Demo von MySite)

3. Was soll dabei herauskommen, wenn unser Portier Einträge in ein Wiki macht? (Antwort auf ein cleveres MOSS Konzept von Jussi (eConcierge) und einen super Code dazu von Holger)

4. Wir, die Firma XY, sind in der Branche bekannt dafür, nicht jeden IT-Hype blindlings umzusetzen. (Nach einer Präsentation eines Slidedecks namens „the new way of work“ mit VoIP und Collaboration.)

5. In unserer Firma haben wir eine vierteljährlich erscheinende Mitarbeiterzeitung. Diese informiert über die wichtigsten und aktuellsten Vorgänge im Betrieb. Meist schreibt sogar unser Direktor das Editorial.

6. Wir haben ja schon ein schwarzes Brett im Eingangsbereich der Abteilung. (Nach dem Vorschlag, Holgers Blackboard Web Part beim Kunden zu aktivieren)

7. Bei uns sind die Führungskräfte der Abteilungen für die Informationsverteilung und Gesprächsorganisation zuständig.

8. Das Intranet würde so nur zum Medium für Kaffeetratsch und zu einer Tauschbörse für privaten Kram. (Nachdem ich mit meinem Gesprächspartner über eine Art Facebook auf SharePoint gesprochen habe. Zugegeben, was soll ich mit „super poke“ gegenüber meinem Manager?)

9. Unser aktuelle Umsatz- und Gewinnsteigerungen der letzten Jahre sind im Plan. Erzählen Sie uns also nicht wie „die Zukunft der Arbeit“ aussehen wird, das wissen wir selber besser. (Nach einer Präsentation eines Slidedecks namens „the new way of work“)

10. Klingt sehr spannend. Aber das brauchen wir alles nicht, da wir keine Info Worker sind, sondern in der Verwaltung tätig sind.

Vielleicht habe ich meine Botschaft nicht richtig rüber gebracht. Auf jeden Fall muss man sich bei solchen Antworten schon überlegen, wie man seriös aus der Diskussion rauskommt ohne alles noch einmal zu wiederholen.

Selber schon auf haarsträubende Antworten zum Thema „wir brauchen keine Collaboration“ gestossen? Postet sie hier…

PS: Hier eine inoffizielle Antwort die vielfach nur geflüstert wird:

Wir, die Mitarbeiter, sind stets bemüht, uns so wenig wie möglich zu engagieren, so wenig wie möglich aufzufallen und die zugewiesene Arbeit über den ganzen Tag zu strecken. SharePoint ist demnach für uns extrem kontraproduktiv und dringend zu vermeiden.

Wer schon einmal einen Microsoft Office SharePoint Server 2007 oder Windows SharePoint Services 3 konfiguriert hat, kennt die Problematik. Wo stecken die Elemente, die ich suche? Warum kann ich dieses Element nicht aktivieren? Wo konfiguriere ich diese Einstellungen für den gesamten Shared Service?

Microsoft hat für Microsoft Office SharePoint Server 2007 Mitte dieses Jahres das Infrastrukturupdate geliefert. Den neuen Funktionen rund um die Suche freuten fast alle Administratoren. Ausser diejenigen die auf einer MOSS-Farm das Update einspielen mussten und uns hier bei Scolab.ch. Denn das bedeutete für uns die Job-Hilfe zu aktualisieren. Was in den Einstellungen des ShareServices Providers neu alles eingestellt werden kann war nicht einfach in die Form der Job-Hilfe zu packen. Trotzdem haben wir uns daran gemacht das Poster zu aktualisieren.

Zudem haben wir weitere nützliche Informationen auf unsere WSS und MOSS Job-Hilfe gepackt: Die Pfade zu allen Konfigurationsdateien von SharePoint, die Befehle zum Importieren von Templates und die wichtigsten URLs, um die Konfigurationsseiten direkt auszuwählen.

Die Job-Hilfe 2 steht ebenfalls wie die erste Version in Deutsch und Englisch zur Verfügung.

wss3_und_moss_2007_verwaltungselemente_job_hilfe_v2

wss3_and_moss_2007_centraladmin_job_aid_v2

Die alten WSS3 und MOSS 2007 Verwaltungselemente Job-Hilfe ohne Infrastrukturupdate (Version 1) findet man unter diesem Link.

Aus aktuellem Anlass, habe ich mir wieder einmal Gedanken zum Thema “Warum SharePoint Projekte scheitern” gemacht.

Es gibt offensichtlich mehrere Gründe warum SharePoint-Projekte scheitern. Gelegentlich finden sich die Gründe außerhalb der Reichweite der beteiligten Parteien und sind nicht wirklich die Schuld von einer bestimmten Person, die an dem Projekt beteiligt ist. Meiner Erfahrung nach ist dies jedoch fast nie der Fall. Der Fehler ist in der Regel ein Fehler von einem oder mehreren Mitgliedern des Teams.

Der Grund liegt (meine Erfahrung) vielfach beim Management des Projektes. Der Projektmanager hat keine leichte Aufgabe. Er muss eine Balance finden zwischen über- und unter Koordinieren, Leiten und Managen. Je nach Symptomen die gerade während der Projektlaufzeit auftauchen. Diese Symptome sind auf den zweiten Blick nicht nur auf SharePoint Projekte anwendbar, sondern vermutlich auf die meisten IT-Projekte (die scheitern) anwendbar. Aber was sind diese Symptome?

1. Business-Ziele nicht genau definiert oder der vom Auftraggeber akzeptierte Vorschlag steht im Wiederspruch mit der tatsächlichen strategischen oder operativen Anforderungen. Dieser Punkt wird vielfach erst während dem Projekt realisiert. Wenn der Projektmanager dann probiert, einfach seine Linie weiter zu gehen, (Weg des geringsten Wiederstandes) sieht es logischerweise nicht gut für das Projekt und/oder den Erfolg der Realisierung aus.

2. Die Anforderungen wurden vom Kunden oder dem Lieferanten oder beiden nicht vollständig verstanden. Auch dieser Punkt bemerkt man oft, wenn das Projekt im Gange ist. Wenn man sich hier scheut offen und ehrlich noch einmal einen Schritt zurück zu gehen, wird das Projekt wohl kaum vom Erfolg gekrönt werden.

3. Der Kunde probiert mit dem Produkt Office SharePoint Server 2007 ein Web 2.0 Buzzword mit auf seine Intra/Extranet Seite, oder sogar auf das Internet zu bringen. Er ist sich aber über die Konsequenzen die sich dadurch in seiner eigenen Organisation ergeben nicht bewusst.

4. Die Erwartungshaltung in Bezug auf Lieferobjekte werden nicht geklärt. Dieser Punkt ist vermutlich der Wichtigste. Unterschiedliche Erwartungshaltung lösen während dem Projekt immer wieder Meinungsverschiedenheiten aus. Wird die gegenseitige Erwartungshaltung zu lange nicht geklärt, merkt eine Partei plötzlich (meist vor einem Meilenstein), dass aus ihrer Sicht ja alles völlig im argen liegt. Aussagen wie: “… dann hätte ich es ja gleich tun können”, oder “..ich dachte ihr seit Profis genug” werden dann über den Tisch hin uns her geschoben.

5. Falsche Schätzungen bei Kosten, Zeit, Ressourcen, Infrastruktur – Hardware-und Software-, Kapazitäts-Management usw.).

6. Umfangreiche Änderungen und/oder strategische Neupositionierung im laufenden Projekt. Wird von allen geliebt, insbesondere während der Endphase des Projekts.

7. Projekt-Prozesse wurden nicht definiert oder sie sind definiert, werden aber nicht konsequent eingehalten. Wir alle haben es während der Ausbildung gelernt: An einem Kickoff sollte man erläutern wie man gedenkt zu Dokumentieren, welche Kommunikations-Kanäle benutzt werden sollen (insbesondere wenn mit dezentralen Teams gearbeitet wird), wo man die Risiken heute schon sieht, welche Masstäbe man an die Qualität setzt und so weiter. Man hat uns das beigebracht, damit wir aus vergangen Fehlern lernen.

8. Fehlende Kommunikation und fehlende Aufrechterhaltung der Beziehungen mit allen Beteiligten (Kunde, Berater-, Infrastruktur-Anbieter, Geschäftspartner und alle anderen Beteiligten in dem Projekt). Ich glaube, das ist bei grossen und komplexen Projekten eines der Hauptprobleme. Vor allem externe und dezentrale Projektmitarbeiter tendieren bei fehlender Kommunikation dazu die “Begeisterung” für das Projekt zu zügeln.

Wie sieht es bei Euch aus? Habt Ihr Kommentare oder weiter wichtige Punkt hinzuzufügen?

SharePoint fragt einem ja ob man seine MySite mit Office 2007 verknüpfen möchte. Wenn man bejaht, wird der Ordner „Meine SharePoint Webseiten“ erstellt. Eine Frage die im letzten Eintrag noch nicht ganz beantwortet wurde, hat mir heute Oliver von Collabnet noch geliefert.

Wenn man die Verknüpfungsfrage von SharePoint mit ja beantwortet, wird im AD-Konto des Benutzers unter „Webseite“ die URL der MySite eingetragen. Löscht man diesen Eintrag und navigiert erneut auf die MySite, erscheint rechts auf der Höhe von „Blog erstellen“ eine Link für das neue Verknüpfen der MySite.