Heute hat George Strohmayer von Cisco an den ComDays einen interessanten Vortrag zum Thema “How much bandwidth do we need” gehalten. Dabei wurde er erstaunlich konkret und hat einige Brücken zum Thema Collaboration geschlagen.

Bisher waren vor allem P2P Anwendungen die Haupttreiber der Bandbreitensteigerungen. Im Vergleich zu dem was uns noch bevorsteht war das aber marginal. In Zukunft wird die Übermittlung von  Videocontent (in irgend einer Form) den Löwenanteil der Bandbreite wegfressen. Während heute der durchschnittliche Bedarf des Downstreams bei 3.75 Mbps liegt, rechnet Cisco morgen mit 11.25 Mbps, mittelfristig gar mit 30 Mbps.

Nicht weniger wichtig ist die wachsende Erwartungshaltung der Kunden nicht nur bei den Transferraten, sondern bei der Qualität der Übertragung – also bei der Latency. Heute werden gemäss Untersuchungen 95ms Verzögerung als qualitativ gut akzeptiert, in naher Zukunft rechnet Cisco mit 60ms als Akzeptanzgrenze.

Und spätestens hier sind wir bei unserem Thema. Durch die Zunahme manigfaltigster Videoinhalte und Anwendungen in guter Qualität sowie die weite Verbreitung von Social Networks werde es eine Verschmelzung der beiden Bereiche geben. Cisco hat auch gleich eine Wortschöfung parat: Visual Networking!

Cisco macht ja gleich selber vor, wie sie sich diese Zukunft vorstellt. Wir haben ja bereits über die High-End-Video-Conferencing-Lösung TelePresence berichtet. Ein interessanter Nachtrag dazu: rund 60 Prozent des Cisco-internen Datenverkehrs machen mittlerweile TelePresence-Sessions aus, eine Zahl, die auch für den globalen Datenverkehr prognostiziert wird.

Die visuelle Kommunikation wird zweifellos enorm an Bedeutung gewinnen. Allerdings wird auch von Seiten der User einiges mehr abverlangt als bei reiner Voice-Übertragung (Licht, Auftreten, “virtuelle Kompetenzen” ). Dies ist neben der Technik sicherlich ein weiterer Grund für die etwas länger dauernde Adaptierungsphase.

In meiner Eigenschaft als SharePoint Berater diskutiere ich mit vielen Leuten über SharePoint und Collaboration im Allgemeinen. Für die nicht technischen Gesprächspartner ist Microsoft Office SharePoint 2007 meist ein Fremdwort. Elektronische Zusammenarbeit aber auch. In diesem Zusammenhang möchte ich den Blogpost „Warum scheitern SharePoint Projekte“ noch einmal aufnehmen und von einer anderen Seite her beleuchten. Nämlich unter dem Aspekt, warum SharePoint Projekte gar nicht erst gestartet werden! Hier eine kleine Sammlung von Antworten die ich kriege, wenn ich Kunden das erste Mal von Collaboration erzähle.

1. Klingt gut, aber unsere interne Kommunikation funktioniert seit Jahren sehr gut.

2. Aha! Ein Dokumentenlenkungs- und Archivierungssystem wird bei uns auch gerade geplant. (Nach einer Demo von MySite)

3. Was soll dabei herauskommen, wenn unser Portier Einträge in ein Wiki macht? (Antwort auf ein cleveres MOSS Konzept von Jussi (eConcierge) und einen super Code dazu von Holger)

4. Wir, die Firma XY, sind in der Branche bekannt dafür, nicht jeden IT-Hype blindlings umzusetzen. (Nach einer Präsentation eines Slidedecks namens „the new way of work“ mit VoIP und Collaboration.)

5. In unserer Firma haben wir eine vierteljährlich erscheinende Mitarbeiterzeitung. Diese informiert über die wichtigsten und aktuellsten Vorgänge im Betrieb. Meist schreibt sogar unser Direktor das Editorial.

6. Wir haben ja schon ein schwarzes Brett im Eingangsbereich der Abteilung. (Nach dem Vorschlag, Holgers Blackboard Web Part beim Kunden zu aktivieren)

7. Bei uns sind die Führungskräfte der Abteilungen für die Informationsverteilung und Gesprächsorganisation zuständig.

8. Das Intranet würde so nur zum Medium für Kaffeetratsch und zu einer Tauschbörse für privaten Kram. (Nachdem ich mit meinem Gesprächspartner über eine Art Facebook auf SharePoint gesprochen habe. Zugegeben, was soll ich mit „super poke“ gegenüber meinem Manager?)

9. Unser aktuelle Umsatz- und Gewinnsteigerungen der letzten Jahre sind im Plan. Erzählen Sie uns also nicht wie „die Zukunft der Arbeit“ aussehen wird, das wissen wir selber besser. (Nach einer Präsentation eines Slidedecks namens „the new way of work“)

10. Klingt sehr spannend. Aber das brauchen wir alles nicht, da wir keine Info Worker sind, sondern in der Verwaltung tätig sind.

Vielleicht habe ich meine Botschaft nicht richtig rüber gebracht. Auf jeden Fall muss man sich bei solchen Antworten schon überlegen, wie man seriös aus der Diskussion rauskommt ohne alles noch einmal zu wiederholen.

Selber schon auf haarsträubende Antworten zum Thema „wir brauchen keine Collaboration“ gestossen? Postet sie hier…

PS: Hier eine inoffizielle Antwort die vielfach nur geflüstert wird:

Wir, die Mitarbeiter, sind stets bemüht, uns so wenig wie möglich zu engagieren, so wenig wie möglich aufzufallen und die zugewiesene Arbeit über den ganzen Tag zu strecken. SharePoint ist demnach für uns extrem kontraproduktiv und dringend zu vermeiden.

Wer schon einmal einen Microsoft Office SharePoint Server 2007 oder Windows SharePoint Services 3 konfiguriert hat, kennt die Problematik. Wo stecken die Elemente, die ich suche? Warum kann ich dieses Element nicht aktivieren? Wo konfiguriere ich diese Einstellungen für den gesamten Shared Service?

Microsoft hat für Microsoft Office SharePoint Server 2007 Mitte dieses Jahres das Infrastrukturupdate geliefert. Den neuen Funktionen rund um die Suche freuten fast alle Administratoren. Ausser diejenigen die auf einer MOSS-Farm das Update einspielen mussten und uns hier bei Scolab.ch. Denn das bedeutete für uns die Job-Hilfe zu aktualisieren. Was in den Einstellungen des ShareServices Providers neu alles eingestellt werden kann war nicht einfach in die Form der Job-Hilfe zu packen. Trotzdem haben wir uns daran gemacht das Poster zu aktualisieren.

Zudem haben wir weitere nützliche Informationen auf unsere WSS und MOSS Job-Hilfe gepackt: Die Pfade zu allen Konfigurationsdateien von SharePoint, die Befehle zum Importieren von Templates und die wichtigsten URLs, um die Konfigurationsseiten direkt auszuwählen.

Die Job-Hilfe 2 steht ebenfalls wie die erste Version in Deutsch und Englisch zur Verfügung.

wss3_und_moss_2007_verwaltungselemente_job_hilfe_v2

wss3_and_moss_2007_centraladmin_job_aid_v2

Die alten WSS3 und MOSS 2007 Verwaltungselemente Job-Hilfe ohne Infrastrukturupdate (Version 1) findet man unter diesem Link.

Ein Flash basierte Version für SharePoint Server 2010 ist hier erhältlich.

Aus aktuellem Anlass, habe ich mir wieder einmal Gedanken zum Thema “Warum SharePoint Projekte scheitern” gemacht.

Es gibt offensichtlich mehrere Gründe warum SharePoint-Projekte scheitern. Gelegentlich finden sich die Gründe außerhalb der Reichweite der beteiligten Parteien und sind nicht wirklich die Schuld von einer bestimmten Person, die an dem Projekt beteiligt ist. Meiner Erfahrung nach ist dies jedoch fast nie der Fall. Der Fehler ist in der Regel ein Fehler von einem oder mehreren Mitgliedern des Teams.

Der Grund liegt (meine Erfahrung) vielfach beim Management des Projektes. Der Projektmanager hat keine leichte Aufgabe. Er muss eine Balance finden zwischen über- und unter Koordinieren, Leiten und Managen. Je nach Symptomen die gerade während der Projektlaufzeit auftauchen. Diese Symptome sind auf den zweiten Blick nicht nur auf SharePoint Projekte anwendbar, sondern vermutlich auf die meisten IT-Projekte (die scheitern) anwendbar. Aber was sind diese Symptome?

1. Business-Ziele nicht genau definiert oder der vom Auftraggeber akzeptierte Vorschlag steht im Wiederspruch mit der tatsächlichen strategischen oder operativen Anforderungen. Dieser Punkt wird vielfach erst während dem Projekt realisiert. Wenn der Projektmanager dann probiert, einfach seine Linie weiter zu gehen, (Weg des geringsten Wiederstandes) sieht es logischerweise nicht gut für das Projekt und/oder den Erfolg der Realisierung aus.

2. Die Anforderungen wurden vom Kunden oder dem Lieferanten oder beiden nicht vollständig verstanden. Auch dieser Punkt bemerkt man oft, wenn das Projekt im Gange ist. Wenn man sich hier scheut offen und ehrlich noch einmal einen Schritt zurück zu gehen, wird das Projekt wohl kaum vom Erfolg gekrönt werden.

3. Der Kunde probiert mit dem Produkt Office SharePoint Server 2007 ein Web 2.0 Buzzword mit auf seine Intra/Extranet Seite, oder sogar auf das Internet zu bringen. Er ist sich aber über die Konsequenzen die sich dadurch in seiner eigenen Organisation ergeben nicht bewusst.

4. Die Erwartungshaltung in Bezug auf Lieferobjekte werden nicht geklärt. Dieser Punkt ist vermutlich der Wichtigste. Unterschiedliche Erwartungshaltung lösen während dem Projekt immer wieder Meinungsverschiedenheiten aus. Wird die gegenseitige Erwartungshaltung zu lange nicht geklärt, merkt eine Partei plötzlich (meist vor einem Meilenstein), dass aus ihrer Sicht ja alles völlig im argen liegt. Aussagen wie: “… dann hätte ich es ja gleich tun können”, oder “..ich dachte ihr seit Profis genug” werden dann über den Tisch hin uns her geschoben.

5. Falsche Schätzungen bei Kosten, Zeit, Ressourcen, Infrastruktur – Hardware-und Software-, Kapazitäts-Management usw.).

6. Umfangreiche Änderungen und/oder strategische Neupositionierung im laufenden Projekt. Wird von allen geliebt, insbesondere während der Endphase des Projekts.

7. Projekt-Prozesse wurden nicht definiert oder sie sind definiert, werden aber nicht konsequent eingehalten. Wir alle haben es während der Ausbildung gelernt: An einem Kickoff sollte man erläutern wie man gedenkt zu Dokumentieren, welche Kommunikations-Kanäle benutzt werden sollen (insbesondere wenn mit dezentralen Teams gearbeitet wird), wo man die Risiken heute schon sieht, welche Masstäbe man an die Qualität setzt und so weiter. Man hat uns das beigebracht, damit wir aus vergangen Fehlern lernen.

8. Fehlende Kommunikation und fehlende Aufrechterhaltung der Beziehungen mit allen Beteiligten (Kunde, Berater-, Infrastruktur-Anbieter, Geschäftspartner und alle anderen Beteiligten in dem Projekt). Ich glaube, das ist bei grossen und komplexen Projekten eines der Hauptprobleme. Vor allem externe und dezentrale Projektmitarbeiter tendieren bei fehlender Kommunikation dazu die “Begeisterung” für das Projekt zu zügeln.

Wie sieht es bei Euch aus? Habt Ihr Kommentare oder weiter wichtige Punkt hinzuzufügen?

SharePoint fragt einem ja ob man seine MySite mit Office 2007 verknüpfen möchte. Wenn man bejaht, wird der Ordner „Meine SharePoint Webseiten“ erstellt. Eine Frage die im letzten Eintrag noch nicht ganz beantwortet wurde, hat mir heute Oliver von Collabnet noch geliefert.

Wenn man die Verknüpfungsfrage von SharePoint mit ja beantwortet, wird im AD-Konto des Benutzers unter „Webseite“ die URL der MySite eingetragen. Löscht man diesen Eintrag und navigiert erneut auf die MySite, erscheint rechts auf der Höhe von „Blog erstellen“ eine Link für das neue Verknüpfen der MySite.

Während wir, wegen der reinen Grösse der Lösung, für die Demo der Cisco TelePresence noch einen Termin mit dem Hersteller abmachen mussten, bin ich heute im vorbeigehen an eine Microsoft Roundtable Demo gekommen. Ein etwas ungleicher Vergleich. Aber hinter den beiden Produkten steckt ja bekanntlich ein ähnliches Konzept.

Auf meinem Rechner war bereits ein LiveMeeting Client installiert. USB-Kabel der Roundtable Kamera in den Laptop und bereit war ich für meine eigene kleine Demo.

Wie sich die Roundtable in LiveMeeting verhält kann man in unserem Screencast sehen.

(Wer genau hinsieht kann sogar Agent Kuper sehen)

Endlich hat es geklappt mit meinem Tech Preview Konto für Live Mesh. Nun der erste Eindruck ist gar nicht so aufregend. Folder Sharing hatten wir ja irgendwie schon einmal, oder sogar zweimal. Für alle Sicherheitsverantwortlichen ist das natürlich sehr aufregend, da ihre Bemühungen wieder einmal ins Leere laufen werden.

Trotzdem, die Integration in das OS ist fast nahtlos gelungen und wird auf Ordner Ebene gesteuert. Ähnlich wie „Groove Folder Share”.

Ebenfalls ähnlich wie „Groove Folder Share” ist die Möglichkeit Kurznachrichten zu hinterlassen. Im Gegensatz zu Groove ist es aber nicht als Chat gedacht, sondern mehr als Ergänzung zum Live Mesh Sharing Logfile. Diese Nachrichten werden dann auch zusammen mit dem Logfile über die Vorgänge im Ordner dargestellt. Was ein bisschen den Eindruck von Twitter hinterlässt.

Nun, mit diesen Möglichkeiten hat Microsoft uns eine Dokumente basierte Collaborations Plattform gegeben. Im Unterschied zu Twitter oder Facebook ist es aber nicht zentral gesteuert, sondern ein „Peer to Peer” Netzwerk. Nun kann also jeder sein eigens Facebook werden.

Wer sich das „Look and Feel” von Live Mesh einmal live anschauen möchte, kann sich unseren ausführlichen Screencast zu Gemüte führen.

Ray Ozzie sprach bereits an der MIX08 von dem neuen Produkt namens Live Mesh. Er gab einige Hinweise um was es gehen wird. Nun ist das Produkt da. Allerdings nur für 10‘000 registrierte Beta-Tester. Ich habe mich auf der MIX08 schon für den Beta Test registriert. Deswegen hoffe ich, dass ich Live Mesh bald live sehen kann. Nun um was geht es genau?

Live Mesh startet mit der Idee das der Benutzer in das Zentrum seiner Computer und Geräte Umgebung kommt. In der aktuellen Betaversion können nach der Anmeldung für den Service PCs, auf denen Windows Vista oder XP läuft, ins persönliche so genannte Mesh eingebunden werden. Danach kann man auf den Geräten befindliche Ordner im Mesh freigeben, wodurch sie automatisch jederzeit zwischen allen Geräten und auch dem “Live Desktop” im Internet synchronisert werden. Diese Ordner können zudem für weitere Meshes anderer Nutzer freigegeben werden. So kann man Live Mesh zusätzlich als simples Kollaborationstool verwenden. Ausserdem bietet Live Mesh über den „Live Remote Desktop“ Fernzugriff auf alle eingebundenen PCs. So kann der User nicht nur die Daten sondern auch die darauf befindlichen Programme nutzen. Im Live Mesh enthalten ist auch der “Live Desktop”. Über diesen kann man sich auch von fremden Geräten aus in sein eigenes Live Mesh einklinken.

Die Parallelen zu Groove sind an vielen Ecken und Kanten zu erkennen. So ändert sich das Icon eines im Mesh freigegebener Ordner wie in Groove. Ebenso habe ich eine ähnliche Benutzer Steuerung an einem freigegeben Ordner wie in Groove. Auch die Funktionalität des Synchronisierens von Dateien ähnelt sehr der Funktionsweise von Groove und auch Lotus Notes. Es scheint, dass alle Technologie in der Ray Ozzie in seiner Karriere beteiligt gewesen ist sich im Live Mesh wieder finden. Warum das so ist schildert Ray Ozzie in einem Interview auf Channel 9.

Live Mesh soll letztendlich, gemäss General Manager Amit Mital in einem Blogeintrag schildert die Standard-Drehscheibe sein, über die Anwender von überall her ihre persönliche “digitale Welt” Geräte, Daten und Applikationen verwalten und nutzen können. Dies soll für möglichst alle gebräuchlichen Endgeräte, vom Handy bis zum Desktop, unabhängig vom Betriebssystem möglich werden. Eine Version für Mac OS X ist bereits auf der Webseite angekündigt. Gemäss Noah Edelstein (in einem Interview auf Channel 10) soll Live Mesh auch eine Plattform sein, auf der andere Softwareentwickler Zusatzanwendungen schreiben können.

Das alles klingt noch nicht sehr aufregend: Es gibt schon viele Tools für Fernzugriff, File-Synchronisation sowie das Speichern und Teilen von Daten übers Internet. Dass Microsoft diese in einem Service zusammenfasst, scheint nützlich aber nicht revolutionär. Mit Live Mesh verfolgt Microsoft aber trotzdem ehrgeizige Ziele: Der Service soll vermutlich ein Eckstein der “Software + Services”-Strategie werden. Dadurch hofft der Softwareriese, auch im Internet der Zukunft eine Schlüsselrolle zu behalten. Konkurrenten wie Google, IBM, Sun und Co. tendieren zu einer Zukunftsvision, in der immer mehr PC-Applikationen in die “Cloud”, die Internet-Wolke, abwandern, während die Endgeräte mehrheitlich zu reinen Zugangs- und Eingabegeräten werden, deren Betriebssystem keine Rolle spielt. Microsoft hingegen möchte die Applikationen selbst so weit wie möglich auf den Endgeräten halten. Die aus dem Internet gelieferten Services, wie eben Live Mesh, sollen es ermöglichen, dass auch so die gleichen Vorteile und der Komfort – unter anderem Zugriff von überall und einfache Zusammenarbeit – geboten werden können wie durch reine Internet-Services.

Während einem Workshop zum Thema Intranetportal habe ich, mit einem ebenfalls externen Consultant, über Stolpersteine in der Unternehmensportalpolitik gesprochen. Das hat mich veranlasst, einmal die Top 5 der von mir beobachteten Fehler zusammenzustellen. Inklusive Lösungsansatz natürlich!

Tipp 1: Einwegkommunikation vermeiden
Eigentlich wissen wir es alle. Eine Strenge Kontrolle über das “Wer, Was und Wie” auf einem Intranet macht einfach keinen Sinn. Wenn man es den Benutzern einfach macht wird das Intranet auch genutzt. Aber wenn man im Intranet ausschliesslich Informationen lesen kann, hat es die Attraktivität einer Wetterprognose. Die liegt erstens immer falsch und zweitens möchte man dies den Herren Kachelmann und Bucheli auch einfach einmal sagen.
Und wenn wir schon dabei sind: Fragt die Leute nach ihrer Meinung! Stellt Q&A Seiten und Umfragen ins Intranet! Nutzt diese Inputs um das Intranet zu verbessern! Denn das Intranet ist immer ein „ongoing“ Projekt das nie aufhört. Wer etwa anderes behauptet liegt einfach nur falsch. Denn das Intranet spiegelt das Unternehmen und dessen Kultur. Wenn man die Benutzer “auf seiner Seite” hat ist eine erfolgreiches Intranet garantiert.

Tipp 2: Individualisierung
Eine typische Anforderung eines Portal Steering Komitees ist die einheitliche Homepage für alle. Eine einzige Homepage auf der alle Informationen des ganzen Unternehmens gleich sichtbar sind. Gleichzeitig kann man von dieser Seite nach überallhin navigieren. Die Idee ist zwar nicht schlecht, aber einfach gesagt: es funktioniert nicht. Gewisse Inhalte sind relevant für viele, aber nicht für alle. Zwingt dem Benutzer nicht eine unternehmensweite Webseite auf die er jedesmal wegklicken muss! Gebt dem Benutzer lieber eine Seite die er sich selber zusammen stellen kann. So ist er fokussiert auf das was ihn interessiert und nicht auf das was alle interessieren sollte.

Tipp 3: Businessapplikationen integrieren
Was nützt eine perfekte Intranet Plattform, wenn ich jeden Task, den ich während meiner Arbeit erledige, in einer anderen Applikation ausführen muss. Heute ist es möglich, mit einer robusten SOA Schicht gewisse Komponenten auf einem Portal zu integrieren. Stellt also sicher, dass die Intranet-Plattform mit dem Kern der Businessanwendungen integriert werden kann. Eine gut integrierte Businessapplikation erzeugt fast für alle Benutzergruppen einen Mehrwert. Sei es, dass die meisten Tasks gleich auf dem Intranet erledigt werden, oder dass dem Management in einer Dashboard Ansicht Daten zur Verfügung stehen. Nur so lässt sich die Vision einer 360 Grad Ansicht auf das Unternehmen verwirklichen.

Tipp 4: Verständnis für die Rolle des Web 2.0 im Unternehmen fördern
Bedenken, welche Unternehmen in diesem Zusammenhang hegen, gehen immer in die gleiche Richtung: Verlust der Produktivität. Das Web ist voll mit gegenteiligen Artikeln zu diesem Thema. Trotzdem diskutiere ich meist genau diese Themen während meiner Arbeit.
Hier noch einmal in der Kurzform: Arbeit und Geschäftserfolg hat etwas mit Vernetzung von Menschen zu tun. Ausser bei Henry Ford und dem Taylorismus. Aber wer Infoworker im Betrieb hat und an den Taylorismus glaubt hat auch kein Intranet. O.K. das dachte ich zumindest!

Tipp 5: Suche optimieren
Das Schlimmste was einem Benutzer passieren kann ist, dass er auf dem Intranet seine benötigte Information nicht findet. Ich weiss es aus eigener Erfahrung: eine gute Suche zu haben ist eine technische Herausforderung. Gewichtung der Resultate, Best Bets und so weiter. Es ist aber nicht nur eine Herausforderung für die Technik. Nein, auch die Autoren müssen mitarbeiten in dem sie ihre Artikel richtig schreiben, mit Metainformationen versehen und so weiter. Meistens sträubt sich aber dann ausgerechnet der Manager dieser Autoren gegen diesen Mehraufwand, weil er den Produktivitästverlust fürchtet (siehe Fehler bzw. Tipp 4). Somit sind wir in einem Kreis der Argumente angelangt. Und jedesmal, wirklich jedesmal, sagt dann einer der versammelten Manager plötzlich: “Hey bei Google geht es doch auch”. Und sofort beginnt der Portal Admin Gegenbeweise zu erbringen und so weiter. Nur: während dieser Zeit ist die Suche kein bisschen besser geworden.

Durch seinen unermüdlichen Einsatz bei scolab.ch hat Chris Müller heute von Microsoft den MVP-Sharepoint Award (Microsoft Most Valuable Professional) erhalten. Dies zeigt scolab.ch, dass es richtig und notwendig ist, sich mit dem Thema “Collaboration” auseinander zusetzen und das Wissen einer breiten Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen. Ebenso freut es uns, dass unsere Arbeit wahrgenommen und honoriert wird.

So sehen wir erfreut auf die vergangenen beiden Jahre zurück, auf das, was wir da erreicht haben. Mit, ich muss es zugeben, einem gewissen Stolz schreibe ich hier diese Zeilen, denn viele Nächte gingen gemeinsam und sehr schnell zu Ende.

Zudem ist dies ein weiterer Ansporn, mehr zum Thema “Collaboration” aufzuzeigen, noch mehr zu recherchieren, zu testen und in unseren Blog zu setzen.

Wir, die restlichen scolab.ch Mitglieder gratulieren Chris zum MVP-Sharepoint Award.
Keep up posting…