Schöner Suchen in Outlook 2010

Gepostet von Christoph Müller am 29.9.2009 um 20:59 Uhr
Kategorie: Outlook 2007, Technologie

Ein häufiges Problem bei E-Mail-Suche in Outlook 2007 ist, dass zu viele Ergebnisse zurückgeben werden. Zum Beispiel die Suchabfrage nach einem Namen hat in Outlook 2007 zur Folge, dass die Resultate alle Elemente enthalten, in denen zum Beispiel der Name Teil der Nachricht ist. Obwohl man eigentlich Nachrichten sucht, die von dieser Person an einem gesendet wurden.
outlook_2007_search

Man kann zwar mit einer Art „search query syntax“ mit gewissen Kriterien die Suche einzugrenzen. Dies sind die Begriffe der Syntax aus Windows Search 4.0. Also etwa:

  • From
  • Has:attachment
  • Is: attachment

outlook_2007_search_2

Aber ob eine bestimmte Kategorie angewandt wurde geht nicht. Ich habe mich so daran gewöhnt, dass die Outlook-Suche nicht richtig durchgängig funktioniert, dass ich dazu auf ein anderes Produkt umgestiegen bin (Xobni). Dies bietet zwar auch nicht alle Funktionen, die ich mir wünschen würde. Trotzdem bietet es mehr komfort als die „search syntax“ von Windows Search 4.0.

Mit Outlook 2010 wird die Suche in der eigenen Mailbox mit zwei neuen Features deutlich effizienter:

  • Suchfilter nach Kontext
  • Vorschlagliste (typeahead Suggestion)

Der „Search Context Tab“ erscheint im Outlook 2010 Ribbon, sobald  man im Suchfeld beginnt einen Suchbegriff zu tippen. Dabei stehen folgende Kontextfilter zur Verfügung:

  • Absender Namen
  • Betreff
  • Anwesenheit von Attachtments
  • Kategorien
  • Sende Datum
  • „Flagged“ Nachricht
  • Empfänger Namen im an-, oder CC-Feld
  • Wichtigkeit (niedrig, normal, Hoch)
  • Gelesen/ungelesen Status
  • und weitere

outlook_2010_search

Im Gegensatz zu Outlook 2007 kann man nun alle möglichen Filter über Ribbon-Funktionen steuern. Zusätzlich werden mögliche Kombinationen über eine Vorschlagliste direkt im Suchfeld angeboten.

outlook_2010_search_2

Alle Filter wirken addierend, so dass man sich, wie bei den Navigatoren von FAST, schnell einen Weg durch die immer kürzer werdenden Suchresultatsliste filtern kann.

Und wie immer bei Office 2010 Applikationen unter Windows 7 geht auch das Suchen und Filtern deutlich schneller als unter Vista und Outlook 2007.

  • Herb meinte am 1.10.2009 um 18:38:

    Hi,
    das sieht leider so aus, als würde die suchtfunktion in Outlook 2010 auch nich wirklich besser werden als bisher :) . Ist eben wie immer :)

    Ich benutze auch ein Such-tool in meinem Outlook 07, allerdings nicht Xobni, sondern Lookeen. Ich bin von Lookeen absolut überzeugt, auch hier kann die Suche sehr schön eingeschränkt werden und Lookeen sucht sogar in Anhängen.

    Man kann hier die Sucheinschränkungen, die angezeigt werden sollen auswählen (ähnlich wie in Windows, Rechtklick auf die Leiste in der die Einschränkungen angezeigt werden und dann auswählen, was man will).
    Man kann sich die Suche also so einrichten, wie man es persönlich am liebsten hat.

    Falls Lookeen bei jemandem Interesse weckt, hier der Link: http://www.lookeen.de

    Gruß Herbert

  • Christoph Müller meinte am 2.10.2009 um 11:45:

    Der Titel heisst ja auch: “schöner Suchen” und nicht “besser Suchen” :)

    Gruss C

  • Anton Tiller meinte am 27.10.2009 um 10:24:

    Sehr schöner Artikel, Christoph! Allerdings: Manchmal steht der coolste Tipp in den Kommentaren! Habe darauf hin (!) Lookeen installiert – super!! Die verd.. Attachments haben mich vorher auf die Palme gebracht.

    Schreib doch mal einen Bericht über das Looken-Teil!
    g.
    a.

  • Christoph Müller meinte am 29.10.2009 um 21:27:

    @ Anton

    Danke für die Blumen…schreib doch Du einen Artikel darüber und ich publiziere ihn (unter Deinem Namen) hier. So quasi als Gastblogger….

    Und ja…nachdem Du und Herb auf Lookeen schwört …deinstaliere ich gerade Xobni und teste Lookeen (sehr passender Name).

    Gruss Christoph

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