Mit SharePoint 2010 Server hat Microsoft im Bereich des Enterprise Content Management der Plattform einige neue Funktionen spendiert. Im SharePoint Server Lingo ist das der neue “ Managed Metadata Service“. Der Managed Metadata Service ermöglicht die Steuerung und Kontrolle von Metadatenbegriffe und Content Types innerhalb der SharePoint Farm. Mit dem neuen Servicemodell kann erstmals die Grenze zwischen „webs“, „sites“ und sogar der Farm überschritten werden.  Dies bietet einen deutlich einheitlicheres Bild der Daten über das ganze Unternehmen. Jedes Team kann unterschiedliche Taxonomien in ihrem Bereich haben, trotzdem können die gleichen Content Types oder Metadatenbegriffe verwendet werden. Das verbessert neben der reinen Organisation von Daten insbesondere auch die Suche über den gesamten Datenbestand hinweg.

Diese Tendenz, der Ordnung und Management über Metadaten zu organisieren, spiegelt sich auch in „File Classification Infrastructure“ die mit dem Windows Server 2008 eingeführt wurde. In der Zukunft werden wir vermutlich noch einheitlichere Klassifizierung von Daten antreffen.

Nun, wie funktioniert der „Managed Metadata Service“ und wo ist der Unterschied zwischen einem Term und einem Keyword? Wenn man den Managed Metadata Service editiert,

stösst man auf das „Term Store Management Tool”. Die Microsoft SharePoint Lingo verwirrt ein bisschen, aber die Metadaten werden als Terms bezeichnet. Ein Term kann ein Wort oder mehrere Wörter sein die irgendeinem Objekt innerhalb von SharePoint 2010 als Metadaten angehängt sind. Diese Wörter nennt man Labels.

Ein Term kann mehrere Labels haben. Im Beispiel oben ist zum Beispiel die Abkürzung von Januar (Jan.) ein anders Label des ursprünglichen Labels (Januar) des Terms. Wenn ein Benutzer nun bei den Metadaten zu schreiben beginnt werden sowohl „Januar“ als auch „Jan“ angeboten:

Was immer der Benutzer nun sucht (Januar oder Jan.), wird nun gefunden.

Terms werden in Termsets organisiert. Diese Organisation fürht zu einer Art Hierarchie. Terms können im „Term Store Management Tool” in mehreren Sprachen erfasst werden. In diesem Artikel ist beschrieben wie man die Mehrsprachigkeit in SharePoint Server 2010 Beta aktiviert.
Terms werden normalerweise von einem Administrator angelegt und organisiert (Closed Term Set). Obwohl man auch zulassen kann, das Benutzer sich die Terms selber anlegen können (Open Term Set).

Die zweite Gruppe von Metadaten sind die Keywords. Diese sind für die freie Verwendung durch die Benutzer gedacht. Im Gegensatz zu den Terms haben sie keine Hierarchie sondern sind eine flache Liste (Keyword Set). In SharePoint Server 2010 haben viele Content Typs bereits als Standard Objekte mit Keywords. Im Gegensatz zu Terms können Keywords nicht übersetzt werden. Keywords werden aber bei ihrer Erstellung überprüft ob sie nicht schon vorhanden sind.

Ebenso kann man in SharePoint 2010 Server mehrere „Managed Metadata Services“ anlegen. Diese werden“ Hosts“ genannt. Im Gegenzug kann eine Web Applications mehrere „Managed Metadata Services“ als Quelle haben, dies kann lokal oder auf einer anderen Farm sein. Somit sind Szenarien möglich in denen man für das ganze Unternehmen globale Terms definiert, trotzdem kann jede Untergruppe zusätzliche eigene Terms definieren. Für den Benutzer ist die Auswahl transparent, da die beiden Termstores addiert angezeigt werden.

Nun ja, ziemlich verwirrend. Hier noch einmal eine Zusammenfassung zur Klärung:

PS: In der Deutschen Übersetzung wird das „Term Store Management Tool“ mit „Laufzeitspeicher-Verwaltungstool“ übersetzt. Wer also die Metadaten Verwaltung sucht, sollte diesen Übersetzungsfehler beachten.